三菱電機住環境システムズ様

江坂第1ビル

全国を7つのエリアに区分し三菱電機の総合販売会社として地域に密着した営業活動を展開されている三菱電機住環境システムズ株式会社様。その中で関西支社様は近畿2府4県を担当エリアとし、総人員430名の内、大阪府吹田市で江坂第1ビル、第2ビルに310名の従業員を擁し、さまざまな業務で出力機器を活用されています。「数多くの出力機器を使っていましたが、メーカーや機種の統一性もなく使用状況が掴めなくて、効率化を図りたくても、どこから手をつけていいかがわからない状態でした」とおっしゃるのは業務部次長の松下勉様。2棟のビル、5つのフロアにコピー機、プリンター合わせて63台を導入。複合機もありましたが、単機能だけで使っている状態。必要に応じてその都度増やしていったため、メーカーの異なる機器が混在し、それぞれ契約時期もバラバラでした。「管理側が一番困っていたのがトナーの問題です。機種やメーカーが違うため、とにかく種類が多くなってしまうのです」多数のトナーを揃えるにはコストがかかり、保管する場所を確保するのも一苦労。もちろん、機器を使用する社員の側からみても、メーカーごとに異なる操作を覚えるのは面倒で、機種ごとに必要なプリンタードライバーをいちいちインストールするのも大変な作業です。

「OPSの実施については、実際の運用を踏まえて何度も打合せを重ねました」営業部門や、管理部門など、それぞれのフロアごとの出力枚数を調査して、その運用状況や業務内容、人数に合わせて、機種選定や適性配置を決定。詳細な打合せとともに社内にも周知させていたので、順調に移行が完了し導入後の運用もスムースでした。
OPS導入の結果、一台当たりの使用人数は5.4人から9.4人に増え、一台当たりの出力枚数は約7,049枚から約12,021枚へと、利用率も効率も大きくアップ。また機種もメーカーもバラバラだった63台のコピー機、プリンターは、36台のコニカミノルタの複合機に統一され、コスト面でも大幅な削減が実現。以前に比べて 毎月確実な経費削減を実現しています。また一台一台の複合機に認証機能を付加して、ICカードで認証してからプリントアウトするシステムにしたため情報漏えいの心配はなくなり、ムダなプリントや出力紙の取り忘れもなくなりました。その結果、CO₂排出量や電気量、紙の使用量も大きく削減され、環境負荷の低減にも大きく寄与することができました。
「出力機器をこれまでの約半分にしたので最初は混乱もあるかなと思っていましたが、トラブルはほとんどありませんでした。複合機をスタッフのデスクのすぐ近くに配置できたため、わざわざ遠くまでコピーをとりに行く必要がなくなったことも大きいかも知れません」と松下様。レイアウト変更による動線の合理化も使い勝手向上の面で大きなプラスになりました。

運用開始後、微修正を繰り返しながら最適化をさらにすすめ、コピー専用機として複合機をもう一台追加。現在、37台の体制で、運用を続けています。「これで、懸案だったさまざまな問題はほぼ解決できました。現状にもほぼ満足しています」と松下様。 とはいえ、導入後、半年が過ぎ新製品が出て販売戦略も変化し、徐々に部門ごと、フロアごとの出力機器の利用にも偏りが出始めてきました。「オフィスの最適化は、これで終わりということはありません。ビジネスが続く限り、出力環境の改善も行っていくつもりです」月ごとに計上される出力機器のさまざまな使用データを蓄積・解析し、次回、機器の入れ替えが必要になったときの指針にしていくつもりとのこと。
OPSを活用して、オフィスの出力環境の効率化をビジネスの重要な戦略として実践する三菱電機住環境システムズ関西支社様にお話しを伺いました。