新庁舎の働き方改革とDX促進を印刷環境刷新で強力に支援

伊丹市 様

「Smart Itami（スマート イタミ）宣言」に基づき、働き方改革とデジタル化を推進する伊丹市役所様。新庁舎の開庁に伴い、複合機の数と使い方を見直す必要がありました。この課題に応えたのがコニカミノルタの ICカード認証印刷システム「Dispatcher Paragon」でした。このシステムの導入により、本庁の複合機を50台から31台へ削減に成功。出力枚数を約20%削減させ、ペーパーレス化の促進に寄与。また場所にとらわれないどこでも印刷を実現し、ミスプリントや印刷取り忘れなども解決、働き方改革、DX 推進に貢献しています。

大阪市と神戸市の間に位置し、交通、交流の要所として発展を続ける伊丹市。清酒発祥の地としても知られています。その市政サービスを担う伊丹市役所様は、2022年11月に新庁舎を開庁。その事業開始に合わせて複合機を入替え、ICカード認証印刷システムを導入。その経緯について担当部署に取材しました。
伊丹市が掲げる「Smart Itami（スマート イタミ）宣言」に基づき、新庁舎移転にあたっては働き方改革、デジタル化推進が最重要事項となりました。「ABWの働き方を、積極的に採り入れていくことになっていました」と、お話いただいたのは、デジタル戦略室主査の竹中史明様。
ABWとは Activity Based Working の略で、業務の内容によって働く場所や時間を自由に選択するという働き方です。「新庁舎では、働き方改革やペーパレス推進のため複合機の台数を削減し使い方を見直すことが決まっていました」とは、デジタル戦略室の村社朋代様。

新庁舎の５階には職員の誰もが使えて自由に仕事ができる多目的スペース "en-gawa" が設けられました。また各フロアには個々の職員が作業に集中できる個室、集中ブースが備えられています。「５階にはフィニッシャー付きの複合機を１台設置していて、大量に印刷したい職員はよくここを利用していますね。集中ブースも、ノートPC を持ち込んで、すぐ近くの複合機から出力できるから便利です」（村社様）。「たとえば、会議で急遽資料を追加することになっても近くの複合機から出せる。業務の効率化につながっています」（竹中様）。
「Dispatcher Paragon」は、働き方改革、DX推進とも密接に連携して、その効果をさらに高めています。
複合機のメンテナンス、サポートの面でも大きく変わりました。それぞれの部署ごとに管理が任されるようになったため、不具合が起こったときも、デジタル戦略室を通さなくてもよくなりました。「コニカミノルタさんに部署ごとに直接サポートを依頼するのでワンクッション減って、解決がスムーズになりましたね。故障の際、デジタル戦略室が代替機を用意する必要もなくなりました」（村社様）。