導入の背景

働き方改革推進の柱としてテレワークを

秋田県でDX推進と空間コーディネートを主力に、ビジネスを展開するアイネックス様。コニカミノルタの販売店として30年以上のお付き合いがある企業です。
2021年から働き方改革の一環としてテレワークを導入され、大きな成果を上げています。その導入に至る経緯や実施の効果を、同社総務部 取締役部長の加賀谷 謙様にお話を伺いました。

「当社のビジネス環境が革新的に変化を続けるなか、強力に働き方改革を進める必要がありました。」さらに、全世界を襲ったコロナ感染もその推進の大きなきっかけになりました。「社内で検討した結果、テレワークを今回の働き方改革の柱として据えることが決まりました。」テレワークならば、社員の多様性を認める施策として、また蔓延しつつあるコロナ対策として、さらには秋田での採用活動に寄与することにもなるという判断でした。

ワークライフバランスの向上と地域の課題解消のために

テレワークは、働く場所や時間を有効に活かすことで、社員のワークライフバランス向上に寄与でき、また育児介護時等の就業継続にも効果が期待できます。「コロナ感染で学校が休校になっても、テレワークなら子供と自宅にいて仕事もできます。そんな状況が当社にも増えてきました。」休暇を取るのではなく、テレワークにすればいいため、社員の選択肢が広がります。

さらに「当社はほとんどの社員が、マイカー通勤です。テレワークで通勤を減らせば、ガソリン消費量を削減しSDGs推進にも貢献できます。」また、「東北という土地柄、毎年雪の問題があります。大雪で除雪が間に合わない場合は、社員がテレワークの日にすることができます。」テレワークを活用すれば、環境問題に貢献し、社員の安全、安心にも結び付きます。

全社員一体となって推進体制を構築

テレワーク推進体制については、加賀谷様がプロジェクトリーダーとなり推進。各部門長を推進委員とするとともに、機器・システム等の準備、社員のための教育をシステム管理部会が担当しました。
また、全社一丸となった体制を認識してもらうため、テレワーク実施前と後にアンケートを実施し、全社員から課題を募りました。「匿名で行いましたが、結構正直な意見が集まって良かったと思います。例えば、テレワークでは押印業務に支障が出るという意見も出ましたが、管理者を替えたり、担当者を増員したり、柔軟に対応することができました。」社員にとっても、協議により解決策が見出せるという安心感があったようです。

「構築にあたっては、プロジェクト当初からコニカミノルタさんと毎月打ち合わせをして、その都度相談に乗っていただいたので大変助かりました。」すでにテレワークを自社実践しており、ノウハウを蓄積しているコニカミノルタのバックアップが大きな力になった、とおっしゃっていただきました。
2021年３月にテレワークのトライアルを開始、５月に本格運用をスタートさせました。

導入の効果

スムーズな実現に向けてインフラを整備

実施環境では、社員が社外でも仕事ができるように主要PCをノートPCに変更。事務所内のデスクにはモニター、キーボード、マウスを設置。自宅作業用に同様の機器とともに、音漏れ対策としてヘッドホンマイクを貸与しました。また社外から社内ネットワークに入る際は、パスワードによるセキュリティー対策を追加。USBメモリー、外付けハードディスク等は、会社のセキュリティーチェックを施した機器を支給しました。
さらに固定電話から、携帯電話に内線・外線を転送できるシステムを導入。お客様からの電話をテレワーク中の社員にストレスなく繋げるように配慮しました。加えて「テレワークをしている社員の、自宅電気代等の負担を軽減できるよう、テレワークケア制度を新設しました。」テレワークのスムーズな実現、社員負担の少ない利用について考慮し、インフラを整備しました。

週１回以上の実施でコミュニケーションが活性化

現在はほぼ社員全員が週に１回以上のテレワークを実施。併せて、育児介護等の緊急時や、コロナ感染の疑いによる自宅待機にも積極的にテレワークを指示しています。 社員の評判も上々、「職場でも自宅でも同じレベルで作業ができることが分かった、という声が届いています。」秋田ではテレワークがまだ浸透しておらず、お客様に当社がテレワークを実施していることが分かると、非常に驚かれるとのこと。

実施の効果としては、「まずICT機器やアプリケーションの利用で、社員同士やお客様とのコミュニケーションが活性化しましたね。」Web会議等を使って個人個人で、グループで、シーンに合わせた対応ができるため、効率的で無駄のない、信頼度の高いコミュニケーションが実現しました。
効率化、生産性向上の具体的な数値として、月平均の残業時間の15%削減、コピー用紙の購入金額22%削減が実現できています。「もちろん印刷に関わる作業の削減や、オフィス業務の負担の軽減など、数値には現れない作業効率も大きくアップしていると思います。」

秋田県初の「テレワーク先駆者百選」に選出

アイネックス様は、テレワークの達成状況を把握するために、そして対外的にもアピールするために、自社実践の概要を総務省の「テレワーク先駆者百選」に応募しました。その結果、秋田県では初めて、東北全体でも２社目となるテレワーク実践例として選出されました。現在は、ホームページ、新聞広告などにも選出を告知し、お客様にも積極的にお伝えしているとのこと。「自社でテレワークを導入しているだけではなかなか内容が伝わりにくい。やはり百選に選ばれたことは、対外的に大きなインパクトがありますからね。」

今後の展開

課題を見つめつつ、さらなる改革を推進するために

テレワークを進める上で、見えてきた課題もあります。今後は、それらの課題を解決しつつ、さらなる改革を進めていきたいとのこと。現在推進中の取り組みの一つが、電子請求書や電子決済を進めていくこと。「実現すれば、印刷業務はかなり削減できます。」さらにはフレックスタイムの導入も検討中。
「現在は、フレックスの幅を大きく認めるか、段階を踏んで進めていくか検討している段階です。」また、テレワークを定着させるため、個々の社員のデスクを固定しないフリーアドレス実現を見据えたオフィスの改装も検討されているとのこと。

自社実践を通して地域が抱える課題解決に貢献したい

秋田県は人口減少、人材流出など様々な問題を抱えています。「当社がテレワークをはじめとする働き方改革を実践することで、人材採用にアピールしつつ、生産性向上にもしっかり結びつけていきたいですね。」ここをスタート地点に、収益アップ、社員の給与底上げを実現したいと加賀谷様。
さらには「我々が実践したテレワークのノウハウを、他企業さんにも提案し、地域の課題解決に貢献していきたいと考えています。」秋田全体の発展を見つめながら、働き方改革を着々と進めるアイネックス様を取材しました。

コニカミノルタのテレワークソリューション [満足ポイント]

・社員のワークライフバランス、育児介護時の就業継続に貢献
・残業時間15%削減、コピー用紙購入金額2.2％削減を実現
・テレワークの自社実践で、秋田地域の働き方改革推進に貢献