株式会社近鉄エクスプレス様

ファイル添付ミスと再スキャンの手間を限りなくゼロに

通関関係書類提出電子化の課題を「MSX 業務処理システム」が解決

世界46カ国でビジネスを展開する国際総合物流企業、株式会社近鉄エクスプレス様。2017年10月から実施される通関関係書類提出の原則電子化に対応するため、このほどコニカミノルタの「MSX 業務処理システム」を導入いただきました。電子化提出で大きな課題だったファイルの誤添付や、ファイル容量オーバーによる再スキャン作業の負荷軽減を実現。さらに現在開発中の自社システムと融合させることで、MSX業務の工数や作業時間、業務の手間を大幅に減らすことを目指しています。

課題は、10月から実施の通関関係書類提出の原則電子提出に対応したい、電子化した通関関係書類のファイル添付ミスをなくしたい、書類の容量オーバーによる再スキャン作業をなくしたい。解決は、「MSX 業務処理システム」で電子化業務に柔軟に対応、フェイスシートとの連動で、ファイルの誤提出を防止、容量に合わせ自動でファイル分割し、手作業が不要に。

導入の背景

2013年からMSX業務が始まる

国際輸送とロジスティクスを2本柱にグローバルな物流サービスを展開する近鉄エクスプレス様。「通常業務の一つに、税関に通関関係書類を提出する業務がありますが、数年前に電子データでも提出できるようになったのです」。お話いただいたのは、輸入営業部統括課長の隈部博幸様。

2013年から書類だけでなく、電子化したPDFデータでも提出できるMSX業務が始まりました。「どちらでも受けつけてくれるので、ケースによって電子提出と書類とを使い分けていました」。例えば、通関拠点から遠い場所にある税関への提出は、ネットが使えるMSX業務を利用されていました。

輸入営業部　統括課長　隈部博幸様

課題は添付ミスと1ファイル1MBの容量制限

通関関係書類提出の電子化は、提出場所に制限されず、効率的で便利な半面、近鉄エクスプレス様にとって、2つの大きな課題がありました。「まず一つ目が、ファイルの添付ミスのリスクです」と隈部様。書類をPDF化するためにスキャンすると、自動的にファイル名が振られます。そのときに複合機で割り振られた連番などではファイル名がわかりにくく、提出時に間違ったファイルを添付してしまう恐れがありました。「これは、一番あってはならないミス。税関の信用を失いますし、荷主さんにも迷惑をかけることになります」。
「もう一つは、税関のシステムの制約です」。1申告あたり合計3MBまで。一つのファイルの容量は最大1MBまでという制限がありました。ページ数が多い書類や写真データは、すぐに上限を超えてしまいます。「そうすると何枚か抜いてもう一度スキャンすることに」。電子化業務なのにアナログ的な手作業が必要で、提出までの手順がとても煩雑になっていました。
「結果として、電子データによる提出は我々の中でなかなか浸透せず、実施後数年経過しても、申請の1/10ほどに過ぎませんでした」と隈部様は振り返ります。

2017年10月から電子データ提出が原則に

状況が変わったのが、税関の次期業務システムの稼働でした。これにより2017年10月から、通関書類の提出が原則として電子データに変更されることになりました。「我々の業務では月間にして数千件の書類提出が発生しますから、すべてを電子化するとなると、膨大な量の書類をPDF化して、かつ間違いなく税関に提出しなければならなくなります」。すべてを手作業でやっていては大変ということで、MSX業務の負荷が軽減できるシステム導入を検討することになりました。
システム選定は、近鉄エクスプレス様に複合機を入れているベンダー3社の競合に。「選んだ基準は、5年間の保守費用を含めたコストと、作業や処理、システムの使いやすさです」。最終的に、コニカミノルタがご提案した「MSX 業務処理システム」が選ばれました。

導入の効果

独自のシステムで提出書類の電子化をサポート

「MSX 業務処理システム」は、書類をPDF化し税関のシステムに登録するためのソフトウェア「Pscan Pro for bizhub NACCS オプション」と、書類の区分情報をQRコード化してシートにするための「フェイスシート生成システム」を組み合わせたものです。電子申告をするには、まずパソコンから申告番号を入力し、12種類の文書種別を記載したフェイスシートを出力します。さらにフェイスシートと提出書類を複合機でスキャン。「Pscan Pro for bizhub NACCS オプション」がフェイスシートのQR コード情報に従ってリネームし、書類のサイズに合わせてファイルを分割、書類の区分情報に従って振り分けます。

フェイスシートと、提出する通関関係書類

「このシステムの導入で、ようやく数千件の提出書類を電子化できる目途がつきました」と隈部様。2017年1月に導入が完了し、3月から稼働を開始しました。

工数、時間、業務の手間が約1/3〜半分削減

システム導入による効果を、隈部様にお尋ねしました。「まだフルに活用しているわけではありませんが、徐々に結果を出し始めています」。
このシステムにより、間違ったファイルを提出してしまうリスクが限りなくゼロに近づきました。また、1MBの制限に合わせて自動的にファイル分割できるため、勘に頼って書類の枚数を変えるなどの手作業が不要になりました。「容量を気にかけたり、添付の間違いを心配したり、余計な気を使わなくてもよくなったとスタッフの評判も上々です。当初、我々が抱えていた課題については概ね解決できたと考えています」とのこと。
作業効率の面でも、これまで、それぞれの担当者が行っていた作業と比べても大幅な省力化が実現。「工数や時間、業務の手間は、これまでに比べ1/3から半分くらいは削減できたのではないでしょうか」とおっしゃっていただきました。

コニカミノルタの対応力、サポート力に満足

コニカミノルタは、システムの開発・提供、そしてプロジェクトマネージャーとしてもお手伝いいたしました。「今回のシステム導入は、基本的にすべてコニカミノルタさんにリードしていただきました。お陰様でスケジュールもほぼ予定通り、その他の面でも手厚くサポートしていただきました」。システムへのインストール、複合機設定から、動作確認、さらには定例会の開催や、イシューの報告、課題の情報共有など、システムの導入作業に関わるすべてをコニカミノルタは円滑に管理しました。

また稼働後のトラブルにもスピーディーに対応。「すぐに対応すべき問題が起こったときも、現場に来て迅速に判断していただきました。導入後のサポートも非常に満足しています」とのこと。

多くの通関書類が扱われるオフィス内

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今後の展開

さらなる効率化を目指し、自社システムとの融合を計画

順調に稼働している「MSX 業務処理システム」ですが、さらなる効率化、省力化を目指して近鉄エクスプレス様の自社システムの開発が進行中です。「この自社システムが完成すれば『MSX 業務処理システム』がさらに便利に活用できるようになります」とのこと。
現在、フェイスシートは手作業で入力し出力していますが、税関のシステムと近鉄エクスプレス様のシステムとの連携で、自動的にフェイスシートがプリントされるようになります。「これが実現することで『MSX 業務処理システム』は、ほぼ100%の力を発揮できると考えています。これなら、MSX業務の手間はこれまでの約1/2に削減されます」と隈部様は展望を語ります。

複合機を活用したペーパーレス化を視野に

「税関への書類提出だけでなく、今後は我々の業界自体も書類文化を改善していくべきだと感じています」と隈部様。今回の通関関係書類の電子化が示すように、アナログの紙を扱う手間、保管の大変さ、コストのムダを考慮すると、ペーパーレスは今後、通関以外の業務でも必然の流れです。
今回の「MSX 業務処理システム」の導入で、ペーパーレスの入り口としての大きな役目を果たした複合機。「もう、コピーやスキャンをするだけの機器じゃないんですね」。さまざまな情報の出入口として、いまや複合機はオフィス内で重要な役割を担っています。「コニカミノルタさんには、複合機をベースに、我々のドキュメント業務をさらに効率化・軽減するようなご提案をいただけると嬉しいですね」と締めくくっていただきました。

コニカミノルタの
MSX 業務処理システム満足ポイントは、保守費用を含めたコストメリットとシステムの使いやすさ、自社のシステムに合わせてカスタマイズできる柔軟性、機器の導入設置だけでなく的確なPM力とトラブル対応力。

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