山下労務総合事務所 様
紙文書を電子化する際発生する
面倒なファイル名のリネーム処理などの手作業を簡略化。
膨大な顧客データを電子化し連動するモバイルPCで
ビジネスの効率化を一気に加速。
膨大な紙文書を電子化したい。しかし、従来のソフトは使い勝手が……。
「業務で発生する膨大な紙文書の管理に苦労していました…」と語るのは、名古屋市で人事・労務関連のコンサルタントを営む山下善弘氏（山下労務総合事務所）。独立されて10年、地元で多くのクライアントを抱えていらっしゃいます。仕事柄、顧客企業ごとにさまざまな書類を扱うため、分厚いファイルを何冊も保管せねばならず、キャビネットはすぐに満杯。必要な書類を探し出すのも一苦労。「私のような社労士や行政書士、税理士などの“士（さむらい）業”の方々は、きっとみなさん同じ悩みをお持ちなのではないでしょうか。」
山下善弘氏
こうした状況を打開しようと、過去には複合機を用いて「紙文書の電子化」に取り組まれたこともあるという山下氏。しかし「当初導入したドキュメント管理のソフトは使いにくいものでした。複合機でスキャンしたデータを、PC上でいちいち名前をつけてフォルダを選んで保存して…と手間がかかる。やはり作業が面倒だと億劫になってしまい、紙のままでいいかと。結局、事態は改善されませんでした…」。そんな折、普段からお付き合いされていたコニカミノルタビジネスサポート愛知のエンジニアから提案を受けたといいます。
『簡単に使える』ことが何より重要。『仕分け名人』は、まさにその回答。
山下氏が提案を受けたのは、bizhubと連携するドキュメント管理ツール『仕分け名人』。2008年秋に発売された新製品です。「2008年の夏頃、エンジニアの方から『いいツールが出ますよ』というお話をいただいたのですが、最初は半信半疑でした。しかしショールームを訪れてデモを見ると、『これは使いやすい』と実感。私などITに特に詳しいというほうではありませんので、こうしたツールは何よりも『簡単に使える』ことが大切。ちょうど複合機を入れ替えるタイミングだったこともあり、bizhubと『仕分け名人』の導入を決めました。」
山下氏が注目したのは、bizhubの操作面のタッチパネルと、PCの画面が連動している点。つまり、PC上で設定したフォルダが、そのままbizhubの操作パネル上に表示されるため、紙文書のスキャン時にそのフォルダを選べば自動的に転送される仕組みとなっています。「bizhub上だけで完結し、スキャン後にPC上でいろいろと作業をしなくてすむのがいいですね。これなら負荷なく電子化が進みそうです。」ちなみに「仕分け名人」は、仕分けが完了したら、関係者にメールやポップアップで通知する機能も備えています。さらに、販売店側からの提案により、山下氏は簡易ファイルサーバー（NAS）を導入。このシステムも業務効率を大きく向上させていると評価します。
オフィスのPCと連動するモバイルの提案も。業務効率は大いにアップ。
bizhubでスキャンしたデータは、いったん簡易ファイルサーバーに収容され、データのバックアップを取るとともに、山下氏のデスクにある2台のPC両方に接続して共有されるシステムとなっています。どちらのPCでも参照可能。「必要なデータを一方のPC上に表示し、それを見ながらもう一方のPCで作業ができるなど、仕事の効率はかなりアップしましたね。」また、お客様など外部から送られてくるFAXもbizhubで受信し、『仕分け名人』でそのまま電子化して指定のフォルダへ。余計な出力が減り、コピー用紙などのコストを抑えることができたのもメリットだと山下氏は語ります。
そして、紙文書の電子化に加えて『さらに価値のある提案をいただいた』と山下氏。それは、オフィスのデスクトップPCと連動するモバイルPCの導入。「お客様のもとにおうかがいする機会が多いので、外部からオフィスのPCを操作できないものかと以前から思っていたのです。そんな話をしたところ、販売店の方からそれが実現できる環境を提案いただいたのです。このモバイルPCは、オフィスのPCをバーチャル化したもの。ここから、オフィスで私がメインで使っているPCを直に操作できるのです。これは本当に便利ですね。」
山下氏は続けます。「たとえば客先で、オフィスのPCの中にある書類が必要になった時、以前ならいったん戻って作業してメールやFAXしなければならなかったのですが、これならその場でお客様にお送りすることができる。私のように一人で事業を営んでいる者にとって、時間をいかに有効に使うかということはきわめて重要なテーマ。仕事に取り組む環境が良好になるとモチベーションも上がりますし、この提案には本当に感謝しています。」最近、山下氏は社労士のお仲間の方々にも、このソリューションをお勧めになられているとのことです。
全社のIT力を強化し、複合機のビジネスモデルを超えて、“ソリューション”でお客様の真のご要望にお応えする。
今回の提案をリードしたのは、コニカミノルタビジネスサポート愛知の技術部に所属するエンジニアの国枝茂氏。「山下様からは常々、紙文書の管理についてお悩みをいただいていました。使いやすさを何よりも重視されていましたので、『仕分け名人』はまさに山下様のご要望にお応えできるものだと発売前からプレゼンやデモを行いました。この『仕分け名人』のみならず、私としてはお客様が抱えていらっしゃる問題をトータルにお応えできるように努めています。たとえばモバイルパソコンの導入もそう。コニカミノルタの製品ではありませんが、山下様がお望みであればソリューションを考えてご提供する。最近は、廉価なモバイルパソコンが出回っていますから、それほど投資も必要なく、こちらもご評価いただきました。お客様が何かを解決してほしいと思われたときに、いちばん最初に声をかけていただける、そんな存在をめざしています。」
コニカミノルタビジネスサポート愛知 技術部 国枝茂氏
右：コニカミノルタビジネスサポート愛知
常務取締役 森浩氏
左：コニカミノルタビジネスサポート愛知
技術部部長代理 末松幹根氏
また、同社の常務取締役の森浩氏もこう語っています。「複合機という商材を販売するだけのビジネスモデルはもはや通用しません。ネットワークやPCも含めて、お客様にとって本当に価値のある“ソリューション”を提供していくことが重要。そのためにはITに関する知識を、技術者はもちろん、営業担当も身につけなければなりません。そこで当社では、ITに関する資格取得を全社員に奨励。こうして社員のIT力を底上げし、ソリューションで勝負できる企業へと大きく舵を切っていきます。」さらに、これから大きな鍵を握るのは、営業のみならずサービスエンジニアだと語る森氏。そのエンジニアを率いる技術部部長代理の末松幹根氏も「お客様に常に接しているエンジニアは、営業とは違うスタンスでお客様の素直な悩みを引き出せるポジションにあります。これからは技術と営業の連携をさらに強化し、お客様の真のニーズにお応えできる体制を築いていく方針です」とのこと。同社の今後が大いに期待されます。
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