働き方改革を推進するために「仕事カイゼン部」を新設。全社を挙げて、業務のムダ見直しに取り組んでいます。

福岡地所様の働き方改革、事業改革の取組みについてお教えください。

広がり続ける業務や、新たにチャレンジする事業に人員を集中できる体制を整えるために、また社員がやりがいを持てる仕事にシフトしてワークライフバランスを推進していくために、2017年6月に『仕事カイゼン部』という新しい部署を立ち上げて、業務のムダを見直し、改善する取り組みをスタートしました。
その一つが、自社の業務を見直すための現状の課題やアイデアを社員全員から募る「カイゼンアイデアコンテスト」という取り組みです。これまでに約6,000件もの改善案が寄せられ、毎月優れたアイデアを採用して、仕事カイゼンを進めてきました。

ただ文書を減らすだけではダメ。
きちんと仕組みを作ってルールを定めて取り組むことが重要でした。

働き方改革の一環として、保管文書の管理・整理に力を入れた理由をお教えください。

「カイゼンアイデアコンテスト」でも、保管文書の整理やオフィス環境の整備、ペーパーレス化に関する多くの意見が多数寄せられていました。
「欲しい文書がどこにあるのかわからない」「管理者が不明確なため、捨てるに捨てられない」「保管が紙文書だったり、PDFだったりと統一されていない」などなど…
これらを受け、オフィス環境を整え仕事の効率を上げるために、まず文書管理の課題解決に本腰を入れようと考えました。ただ保管文書を減らしても根本的な解決にはなりません。きちんと仕組みを作って、紙文書の整理・管理を進めることが必要でした。

解決策として、コニカミノルタのコンサルティングサービスを活用された理由をお聞かせください。

もともと、コニカミノルタさんが自社実践による『保管文書ゼロ化』の取り組みをされているというのは知っていました。紙文書を86%削減したという実績を伺い、福岡と東京のオフィス見学にも参加しました。オフィススペースを有効活用しているところにとても刺激を受け、自社実践の成果も含め、当社の業務に直結するコンサルティングだと考え、最終的に、コニカミノルタさんのソリューションを採用させてもらいました。

この一年で紙文書37%削減、書庫キャビネットを半減。書類も探しやすくなり、文書の電子化も進んでいます。

本コンサルティングサービスを導入し運用した結果、どんな効果がありましたか？

この一年で紙文書は約37% 削減を実現。ファイルを詰め込んでいたキャビネットも67台から35台へと半減しました。スペースが空いたことで、ミーティングスペースを30席分増加させることができました。
文書管理ルールが確立され、書類が探しやすくなり、業務効率も上がりました。電子化による情報の共有化も進み、実質コストも低減しています。
また、書庫を減らしたスペースに「オフィスサービスカウンター」を設置しました。専任のスタッフを配して、さらなるオフィスの事務処理のスピード化、効率化を進めています。

キャビネットの圧迫感がなくなり、オフィスが明るくなりました。社員間のコミュニケーションも活性化しています。

福岡地所様で進行中の働き方改革への影響や波及効果はありましたか？

この1年で業務効率化が大きく向上し、社員のワークライフバランスの意識も随分変化しました。休みも取りやすくなり、残業も相対的に減ってきました。
以前のオフィスは、背の高いキャビネットが建ち並び、結構な圧迫感がありました。それがなくなってオフィスが明るくなりましたね。ミーティングテーブルなどサッと集まれる場所ができて、社員同士のコミュニケーションも活性化していると思います。

コニカミノルタのサービスの満足ポイントについてお聞かせください。

保管文書の管理・改善は喫緊の課題でしたが、社内スタッフだけではなかなか進みませんでした。コニカミノルタさんには、管理・整理のしっかりした道しるべを作ってただいたと考えています。さらにただ道筋を示すだけでなく、話し合いながら一緒に解決策を見つけていくというやり方も納得できました。しかし、せっかくのソリューションもそれを継続しなければ意味がありません。いかに自分たちの業務に根付かせていけるかが大切だと考えています。

次の課題は業務の標準化。
コニカミノルタさんならではの提案に期待しています。

今後、コニカミノルタに期待することはありますか？

次の段階として、業務やシステムの標準化も進めていきたいですね。業務の効率化、オフィスの有効活用の考えをさらに一段推し進め、もっとも効率的に働ける配置や動線などを探り、それを標準化してグループ企業にも展開していきたいと考えています。この標準化の部分でも、コニカミノルタさんならではのご提案やアイデアをいただければと思います。