環境省 様
全国の環境担当部局長会議で「Smart Discussion」を活用
環境省 様
先進のペーパーレス会議システムが、数百名が参加する会議を円滑にサポート
2019年 1月25日、「全国都道府県及び政令指定都市等環境担当部局長会議」が開催されました。全国の都道府県、政令指定都市、中核市、保健所設置市、東京23区の環境担当部局長及び関係者約150団体、約300名が参加したこの会議で、コニカミノルタの提案するペーパーレス会議システム「Smart Discussion」が使用されました。これまでは会議資料冊子を業者に委託し、参加者の数だけ印刷し配布していましたが、今回初めて会議システムを利用してペーパーレス化を実施。会議の円滑な進行をサポートするとともに、さまざまな効果がもたらされました。
導入の効果
「Smart Discussion」と180台のタブレットを会議で使用
「全国都道府県及び政令指定都市等環境担当部局長会議」が、2019年 1月25日、霞が関の中央合同庁舎で開催されました。この会議で、コニカミノルタの提案するペーパーレス会議システム「Smart Discussion」が採用され、さまざまなメリットで会議運営をサポートしました。
「Smart Discussion」は、タブレット端末を使ってあらゆる会議を完全ペーパーレス化するシステムです。環境省では平成28年に「Smart Discussion」を導入。さまざまな会議で活用しており、その一環として本会議でも使用されました。
今回は計180台のタブレットを準備。会議前日夕方に、「Smart Discussion」を使用し約１時間半で、会議資料の配信を完了。当日は参加団体すべてに１台ずつタブレットを配布し、参加者が会議中に資料を自由に閲覧できるようにしました。シンプルな活用とわかりやすさで、はじめて使用する参加者もとまどうことなく会議進行ができました。また、会議後はタブレットを回収して撤収。紙資料の放置も皆無でした。
さまざまなメリットで効率的・効果的な会議運営を支援
昨年までの会議では、会議資料冊子を業者委託して印刷していたため、会議２週間前に資料を完成させて１週間前に業者に渡す必要がありましたが、ペーパーレス会議システムを利用した本会議では、前日までに資料を作成し、その日の夕方、タブレットに配信すれば会議の準備は完了。準備の手間と時間を大幅に削減ができました。
また、紙を使った会議資料は、冊子が刷り上がると差し替えはできませんが、「Smart Discussion」ならデータをドラッグ＆ドロップするだけ。万一の場合でも30分前であれば資料登録が可能です。今回は、差し替えはありませんでしたが、緊急の場合の備えも万全でした。セキュリティー面もしっかり確保されていて、スタッフのフォローにより誤動作や操作ミス、会議の中断もなく、円滑な議事進行が実現しました。
さらに、従来一人あたり 5cm ほどの厚さの資料が300名分必要だった会議資料が、今年はゼロに。環境負荷軽減の面でも、コスト削減の面でも、会議運営に大きく貢献することができました。
「Smart Discussion」の関連導入事例
お客様プロフィール
環境省
| 住所 | 東京都千代田区霞が関1-2-2 中央合同庁舎第5号館 |
|---|---|
| 設立年 | 2001年（平成13年）1月 |
| 従業員数 | 3000名（2019年現在） |
| ホームページ | |
| 概要 | 持続可能な社会の実現に向け、気候変動問題への対応、環境再生、廃棄物対策などの資源循環政策、生物多様性の保全や自然との共生、国立公園の活性化、安全・安心な暮らしの基盤となる水・大気環境の保全や化学物質管理対策などの取組を行う。さまざまな環境問題に対して、廃棄物対策、公害規制、自然環境保全、野生動植物保護などを自ら一元的に実施するとともに、地球温暖化、オゾン層保護、リサイクル、化学物質、海洋汚染防止、森林・緑地・河川・湖沼の保全、環境影響評価、放射性物質の監視測定などの対策を他の省庁と共同して行い、環境基本計画などを通じ政府全体の環境政策を積極的にリードしていく。 |
| 取材 | 2019年1月 |
記載されている情報は取材時のものであり、閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。
- 当事例内の所属部署名、役職は取材当時にて記載したものです。