環境省 様
100台のタブレットへの会議資料配信が、ワンタッチで完了
環境省 様
ペーパーレス会議システムが、会議の準備の手間と時間を大幅に削減
審議会のペーパーレス化促進のため、100台のタブレットを導入した環境省様。電子化による環境負荷低減とコスト削減効果はあったものの、タブレット端末への会議資料格納作業に大きな手間と時間がかかっていました。この課題をコニカミノルタの提案するペーパーレス会議システム「Smart Discussion」が解決。全端末への資料配信がワンタッチで実現し、会議資料準備の手間の大幅削減に成功。また優れた操作性と多彩な機能で、省内のさまざまな会議の効率的な運用をサポートしています。
導入の背景
会議のペーパーレス化のためにタブレットを導入
地球環境保全や廃棄物対策などの資源循環政策、生物多様性の保全や自然との共生などさまざまな取組で、環境政策を推し進める環境省様。資源削減につながるペーパーレス化にも積極的に取り組んでいます。「平成28年度に、審議会をはじめとする会議資料のペーパーレス化のためにタブレットを導入しました」。お話しいただいたのは、地球環境局 総務課 低炭素社会推進室 主査の押田崇之様。
環境省様は、環境負荷の軽減、コスト削減の観点から、会議資料のペーパーレス化を進め、タブレットを100台導入されました。「国の文書は機密性が高いものもあり、セキュリティー対策をしっかりと施さなればなりません。タブレット自体をネットに繋がないスタンドアローンの状態で使っていました」。そのため会議で使う資料データを、メールを使って一斉に送るのではなく、セキュリティーが確保された、セキュアUSBを使ってデータを移していました。「つまり、タブレット1台1台にUSBメディアを挿して、データを格納する作業が必要でした」と押田様。
ペーパーレスは実現したが、会議準備は以前より大変に
審議会資料をペーパーレス化したことで、会議参加者に配られていた紙文書を大きく削減することができましたが、審議会の度に、使用するタブレットに会議資料データを移していく時間と手間が課題でした。「審議会資料の内容は、その前日のかなり遅いタイミングで確定することもあります。夜から作業が発生し、残業になることもありました」と押田様。ペーパーレス化によって、紙の資料を配っていたときよりも、かえって作業量は増えているという本末転倒な状況になることも。
「そこで、ペーパーレスを実現しつつ、職員の負担を減らせるソリューションはないかといろいろと調査しました」。すると、会議の効率化、スムーズな運用を図れるペーパーレス会議システムというものがあることが分かりました。
コニカミノルタの提案するペーパーレス会議システムを導入
これまでの課題を解決するために、ペーパーレス会議システムの導入を決定した環境省様。候補に上がったシステムの中にコニカミノルタの提案する「Smart Discussion」がありました。検討にあたっては事前にデモを実施し、各部署の職員に使い勝手を体験していただきました。「デモに参加したスタッフも、操作性が高い、わかりやすい、直感的に動かせるということで非常に評価が高かったですね」と押田様。ヒアリングやデモを通じて必要な機能の理解を深めることができました。
「Smart Discussion」は、操作が容易で職員の負担軽減につながることや、独立したネットワーク下のシステムであることといったセキュリティーの要件など、環境省様が提示した条件をクリア。競争入札の結果選ばれ300ライセンスを導入していただきました。
地球環境局 総務課
低炭素社会推進室 主査
押田 崇之 様
導入の効果
資料準備の手間の大幅削減に成功
導入後、資料準備の手間は大幅に削減されました。USBメディアを使うことなく、データをドラッグ＆ドロップするだけで、ワンタッチで資料の配信が実現。これまで3〜4人かけて、2〜3時間かかっていた準備が、導入後は一人で30分ほどで完了できるように。「たとえば午後早い時間帯から始まる会議のために、前夜から何人もかけて行っていた作業が、たった一人で当日の昼の作業で完了できるようになりました。これまでの作業の大変さを一挙に解決できました」。
システム自体の使い勝手についても、「発表者がページをめくると会議参加者のページも速やかに同期され、タイムラグがほとんどないので、とても便利ですね」とのこと。閲覧者が、自分の見たいページと発表者のページを同一画面で見られる2画面表示も好評です。会議でよく使われる機能をお尋ねすると、ポインター機能とメモ書き機能を挙げられました。「資料の説明だけでは伝わりにくい要点をポインターで示し、そこに手書きで注意点などを記しておけるのでとてもわかりやすく、重宝しています」。多彩な機能が、会議のスムーズな進行をしっかりサポートしています。
中央環境審議会地球環境部会（第140回）
中央環境審議会第26回総会
審議会だけでなく、大小さまざまな会議に活用
現在「Smart Discussion」は、当初の目的の審議会だけでなく、さまざまな会議に使われています。幹部会議、100人以上が集まる大規模会議、さらには学生向けの説明会など、活用の幅は広がっています。「学生向けの説明会では、ペーパーレスを進めて環境に配慮するという、環境省の活動の良いアピールにもなっていますね。学生さんたちからの評判もよいです」とのこと。
またこの学生向け説明会では、環境省のトップがこのシステムを駆使してプレゼンテーションをされました。「幹部にこのシステムが浸透するのは少し先かな、と思っていたのですが、『こんなものがあるんだ、いいじゃないか』ということで、操作に迷うこともなく積極的に使っていました。その他の会議でも活用する部署が多く、「SmartDiscussion」専用の予約システムを作ったのですが、現在ほぼ全日埋まっている状態です」。
運用の進化を助けるコニカミノルタのサポート
「もともとペーパーレス会議システムの詳細までの知識がない状態で運用を始めました。使っているとわからないことがよく出てくるのですが、そのようなときにコニカミノルタさんによく助けられています」。ワンストップで窓口が分散せず、いつ質問をしてもすぐに的確な回答が返ってくる。運用をしつつ問題点があればその都度改善していこうと考えていた環境省様に、コニカミノルタのサポート体制はまさにぴったりでした。「それで運用方法のブラッシュアップが進んできている状態です。我々にとってペーパーレス会議システムの導入は必要不可欠だったのですが、コニカミノルタさんのサポートのおかげで運用についても、日々進化し続けています」とおっしゃっていただきました。
今後の展開
システムを活用する会議をさらに広げたい
運用する会議は増え続けていますが、現在はまだまだ紙を使用する場面もあります。「今後は運用を日常の打合せ等にまで広げ、さらなるペーパーレスの促進をし、省資源化と業務効率化につなげていければと考えています」と押田様。また、他の省庁と合同で会議をするときに「Smart Discussion」を使った際、「このシステムは、使いやすくて便利ですね」と言われたこともあるそうです。
さらにこの夏には、各国の閣僚が参加する「G20持続可能な成長のためのエネルギー転換と地球環境に関する関係閣僚会合」が開催されます。資源エネルギー庁と合同で事務局を担当するこの国際会議でも「Smart Discussion」の運用を検討中とのこと。「このシステムの便利さ、使いやすさを実感して、ますます活用を広げていければと考えています」。
会議の先にあるペーパーレスの次の可能性へ
押田様には、コニカミノルタが “働き方変革” を推進するためにさまざまな試みを自社実践している「Live オフィスツアー」にもご参加いただきました。「そこではペーパーレス会議システムの運用を参考にさせていただいただけでなく、役所内に根強く残っている『紙文化』をどのように改善していくか、という次の段階へのヒントを得ることができました」とのこと。
会議だけでなく、日常業務の中でどのようにペーパーレス化に取り組んでいくか。「Smart Discussion」を起点に、環境省様のペーパーレスの可能性は大きく広がっていきます。
「Smart Discussion」の関連導入事例
お客様プロフィール
環境省
| 住所 | 東京都千代田区霞が関1-2-2 中央合同庁舎第5号館 |
|---|---|
| 設立年 | 2001年（平成13年）1月 |
| 従業員数 | 3000名（2019年現在） |
| ホームページ | |
| 概要 | 持続可能な社会の実現に向け、気候変動問題への対応、環境再生、廃棄物対策などの資源循環政策、生物多様性の保全や自然との共生、国立公園の活性化、安全・安心な暮らしの基盤となる水・大気環境の保全や化学物質管理対策などの取組を行う。さまざまな環境問題に対して、廃棄物対策、公害規制、自然環境保全、野生動植物保護などを自ら一元的に実施するとともに、地球温暖化、オゾン層保護、リサイクル、化学物質、海洋汚染防止、森林・緑地・河川・湖沼の保全、環境影響評価、放射性物質の監視測定などの対策を他の省庁と共同して行い、環境基本計画などを通じ政府全体の環境政策を積極的にリードしていく。 |
| 取材 | 2019年1月 |
記載されている情報は取材時のものであり、閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。
- 当事例内の所属部署名、役職は取材当時にて記載したものです。