アイティメディア株式会社 様
本社移転を機にPBXをリプレイス。
業務活性化、運用コスト削減だけでなく“働き方変革”の推進にも大きく貢献
インターネット専業のメディア企業として、ITの周辺領域では国内最大級の規模を誇るアイティメディア株式会社様。人員増による本社の移転を機に、PBX（構内交換機）のリプレイスを行いました。6社競合の結果、選ばれたのがコニカミノルタ提案のAvaya Officeでした。導入後は、内線の活用率も向上し、業務のスピードアップ、運用コストの低減に貢献。今後は、UC機能を活かした“働き方変革”への対応を加速させていきます。
導入前の課題
課題
- 従来の運用を変更せずにPBXをリプレイスしたい
- 設定や保守・メンテナンスにかかるコストを削減したい
- UC機能と連携させることで、将来の働き方変革を推進したい
解決
- Avaya Officeの導入で、リプレイス前同様の電話運用を実現
- 外注の業者を使わず、設定変更や簡単なメンテナンスが可能
- チャット、プレゼンス、モバイル連携など多様な拡張が可能
背景
オフィス移転に伴いPBXのリプレイスを計画
事業拡大による人員増をきっかけに、本社を移転されたアイティメディア様。その際に、アナログPBXからIP-PBXへとリプレイスされました。「これまでのシステムは、人員増で性能的に限界でした。また10年以上使用していて、保守の期限切れも迎えていました」。お答えいただいたのは、管理本部 総務人事統括部 総務部 リーダーの石野 博之様です。
さらに移転後は、多様な働き方への対応を進めていく方針でした。「編集や営業のスタッフが会社に戻ることなく仕事を進めたり、自宅勤務や育児をしながらもハンディなく仕事ができる環境作りのために、音声プラスαのコミュニケーション手法を探っていました」と石野様。新たなPBXに求めたのは、今後の”働き方変革“にも対応できる機能でした。
管理本部 総務人事統括部 総務部
リーダー 石野 博之 様
コニカミノルタの“働き方変革”への取り組みに共感
ちょうど移転の話が出始めていた頃、石野様はじめアイティメディア様スタッフは、コニカミノルタが“働き方変革”の自社実践をお客様に公開している『Liveオフィス』ツアーに参加しました。「実は、コニカミノルタさんの取り組みを、弊社のビジネス情報サイトでも採り上げたことがあるんです」と石野様。その情報サイトのスタッフから、見学を勧められたとのこと。
「そこで体験した、自社の製品やサービス、ソリューションを活用して実践する数々の取り組みは、まさに我々がこれから目指すべきものでした。自分たちの職場を変えていこうという強い意志も伝わってきました」。コニカミノルタの改革への姿勢に共感され、今回のPBXリプレイスの際にもお声掛けをいただきました。
6社7製品の競合から、Avaya Officeを採用
PBXのリプレイスは、6社7製品による競合になりました。その結果選ばれたのが、コニカミノルタが提案したAvaya Officeです。「いま、私たちがやりたいこと、そして今後展開していきたいことに最もマッチするシステムが、Avaya Officeでした」と石野様。選定のポイントは、構成がシンプルで、設定やメンテナンスが容易で柔軟性があること。そして“働き方変革”へと結びつくUC機能が充実していることでした。
UC（Unified Communication）とは、通信手段、コミュニケーション手段を統合することで、より高度なコミュニケーションを実現すること。Avaya Officeは、音声コミュニケーションだけでなく、メール、チャット、ビデオ、プレゼンス機能のほか、モバイル機器と連携できる拡張性が整っていました。
導入の効果
一人一台が実現し、内線の活用率が格段に向上
7月のオフィス移転と同時に、Avaya Officeは稼働を開始、フェーズ1として、まずは内線・外線のシンプルなデスクフォンとしてスタートしました。「これまで電話は、社外とのやりとりで使われることがほとんどでした。社内のコミュニケーションは、メールやチャットを使うことが多かったのですが、導入後、スタッフの内線を利用する機会が格段に増えました」と石野様。導入以前は、部門代表にかかってきた電話を担当者に回す使い方でした。今回、一人ひとりに電話機と内線番号が与えられ、内線の活用率が大きく向上しました。
「オフィスが大きくなり、4ブロックにフロアが分かれたので、部署間の移動も大変になりました。しかし、内線番号で個人に直接電話が掛けられるので、簡単な問い合わせはほぼ内線で済ませられます。これは、とても助かっています」とは、営業本部 ITインダストリー第二統括部 第六営業部の金澤 諒様です。
営業本部 IT インダストリー
第二統括部 第六営業部
金澤 諒 様
システム上の運用や使い勝手も大きく向上
システムとしての運用のしやすさも大きく向上しました。PBXの詳しい知識がなくても操作や設定ができるので、「メンテナンスも、ある程度なら自社でできるようになりました」と石野様。専門の業者に外注しなくても済むため、メンテナンス等の運用コストを大幅に削減することができました。もちろん、設定の変更も柔軟に対応できます。「この10月にあった大きな組織の見直しで、約100名の設定を社内で変更したのですが、私一人で、数時間で完了できました」とのこと。
電話機の使いやすさも、スタッフには好評です。「液晶面が大きくなって見やすくなり、着信履歴が画面に出るので、誰からの電話かひと目で分かります」と金澤様。石野様も、「システムにユーザー名と内線番号を登録してあるので、誰からの電話かわかり、折り返しもすぐできるようになりました」と付け加えます。コミュニケーションが密になり、仕事のスピードも上がる効果を実感されているとのことでした。
使用する側に立った親身な対応とサービス
「私自身、電話のインフラのリプレイスは初めてだったので、多少不安もありましたが、コニカミノルタさんには、具体的な使用方法を詳細にヒアリングしていただき、細かな要望まで拾い上げていただきました」と石野様は振り返ります。どういう使い方がしたいのか、どんな使い方が業務に合っているのか、という点を踏まえてヒアリングを重ね、お客様に最適なシステムを構築していくのがコニカミノルタのソリューションです。「SIというと、設定シートをもとに設定していくイメージがありましたが、コニカミノルタさんは違いましたね。我々自身が気付かないところまで配慮して、使いやすさを追求していただきました」。一歩踏み込んだ、お客様の側に立った親身なサービスに、高い評価をいただきました。
初期導入システム構成（今後、UC拡張予定）
今後の展開
働き方変革と連動した、UC機能の活用を見据えて
最後に今後の展望についてお伺いしました。「今後は、UC機能を活かしたフェーズ2に入ります。これまで以上に、各職種間、部門間のコミュニケーションを密にし、場所にとらわれない働き方を実現していくことが重要です」と石野様。外で仕事をする環境にとどまらず、音声、映像を活用し、リアルタイムで、面と向かって緊密なコミュニケーションができる手法。そのベースとなるのがAvaya OfficeのUC機能を活かしたモバイルの推進です。
「“働き方変革”については、いろいろなノウハウをお持ちなので、今後も引き続きアドバイスをいただければなと考えています」と石野様はコニカミノルタに大きな期待を寄せられます。
今回はAvaya Officeの導入により、社内の電話システムを大きく改善しただけでなく、数年後を見据え“働き方変革”を進めるアイティメディア様を取材しました。
コニカミノルタ担当者から
お客様が本当に求める使い勝手のいいシステムを構築できました
移転後も、以前の運用環境を維持したいと伺ったので、その点を配慮し、ご提案しました。これまでの国産のものから海外のシステムに変わるため、電話の大きさやボタンの数、機能も変わります。すべての機能を使おうとすると、かえって使いにくくなることも考えられるので、必要な機能を絞り、カスタマイズしてご提案しました。構築はタイトなスケジュールでしたが、石野様ご自身のスキルも高く、レスポンス良く返答をいただいたお陰で、予定通りに稼働することができました。使いやすさはもちろん、今後の発展性を考慮したご提案ができたと思います。
経営企画本部 事業戦略統括部
ソリューション企画部
ICTソリューション企画グループ
佐々木 公成
規模感、コスト面、拡張性を考慮したベストな提案が実現しました
PBXのリプレイスというご要望にあたり、アイティメディア様の規模感にマッチすること、さらにUC機能を使った今後の拡張性という点を重視してご提案しました。また、設定や保守にかかる外注費を減らしたいというご要望だったので、運用の容易さ、柔軟性の高さもポイントでした。担当の石野様は、Avaya Officeについて、深い知識がないということでしたが、ミッドレンジの製品であることや、使いやすさ、機能を丁寧にご説明し、最終的に採用いただくことができました。コスト面、運用面、拡張性においても、ベストな提案ができたと考えています。
情報機器ソリューション事業本部
ソリューション営業統括部
ICT第1営業部 第2グループ
岩掘 敬太朗
Avaya Office
電話機能をはじめ、先進のコミュニケーション機能をオールインワンで実現するIP-PBX
Avaya Officeは、ビジネスにおいて必要なコミュニケーション機能をオールインワンで実現するオンプレミス版のIP-PBXです。単なる企業向けの電話機能だけでなく、機能を拡張することでWeb会議や在席確認（プレゼンス）・IM（チャット）などのUC機能を提供し、企業のワークスタイル変革を推進します。中小規模の企業ニーズに合わせ短期間での導入を実現し、専任の管理者がいないケースでもWebベースの管理画面から簡単に設定/管理できるようにするなど、TCOの大幅削減を可能にします。
基本機能
転送機能
- 不在着信転送
- 話中転送
- 不応答転送
- 内線同時着信
多様な転送機能で、着信もビジネスも逃さない
ピックアップ
離れた電話機が鳴っていた場合も、自分の電話機を使い応答が可能
コールパーク
保留された電話を他の電話機からパーク応答することにより応答が可能
グループ着信
グループ所属メンバーの電話を同時に、または1台ずつ鳴らすことが可能
電話会議
呼び出し型、参加型の2つの方法で開催し、電話機にて参加者を管理
ボイスメール
着信対応不可な時は、自動応答後に、録音した音声をメール添付して通知
フリーシーティング
どの電話機からでも自分のアカウントで利用可能
館内放送
全館放送、グループ放送が可能
オプション機能
携帯同時着信
自席の電話と携帯電話を同時に鳴らし、無駄な取り次ぎや取りこぼしを防止
スマホ転送
スマホからの発信番号を自席直通番号にしたり、同僚とチャットや内線通話が可能
Web電話帳
会社 / 個人登録の電話帳をブラウザから検索し、ワンクリック発信
位置情報共有
同僚の位置情報を確認し、その画面から直接チャット / 電話 / 会議
プロフィール
| 名称 | アイティメディア株式会社 |
|---|---|
| 住所 | 東京都千代田区紀尾井町3-12 紀尾井町ビル（受付13階） |
| 設立 | 1999年12月 |
| 従業員数 | 202名（連結：2016年3月末日現在） |
| 事業内容 | インターネット・メディア事業 |
| ホームページ | |
| 概要 | メディア広告事業と、リードジェネレーション事業の2つのビジネスモデルを展開するインターネット専業のメディア企業。メディア広告事業は、月間で1.5億PV、2500万UVを誇り、専門知識を持った記者による信頼性の高い記事を毎月3,000本以上配信。また、リードジェネレーション事業では、企業向け製品 / サービスの導入検討に役立つ会員制の専門メディアを運営し、専門性の高いコンテンツを活かして見込み客を発見する、インターネットならではのユニークなビジネスモデルを展開している。 |
| 取材 | 2016年10月 |
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