新京成電鉄株式会社 様

高速開発サービス「サステナ」の活用で、独自のワークフローシステム構築をわずか3カ月で実現。
長年の課題だった回覧書類管理の手間やムダをまるごと解消

回覧書類管理の課題を解決したい

毎月、数百、数千もの書類を社内で回覧している新京成電鉄様。この回覧管理に大きな課題を抱えていました。「まず社内の約10部署が、個別に回覧書類を運用していたので、受付簿のスタイルがバラバラでした」。お話いただいたのは、経営企画室情報システム担当課長の島本忠一様。
回覧書類の件名や起案番号、起案部署等を明記する受付簿を、部署ごとにつくっていたため、フォーマットの統一性がなく、情報共有も楽ではありません。「さらに、報告書、立案書など書類によって回覧ルートが異なり、中には急ぎの書類もあります」。書類が今どこを回っているか、回覧状況を把握するのも一苦労です。「特に鉄道に関する書類は、長期間保存し、いつでも参照できるようにしておくことが求められるのです」。
新京成電鉄様にとって、回覧書類を適正に管理することは、長年の困り事の一つでした。

コニカミノルタの高速開発サービス「サステナ」で管理システムを構築

その頃、新京成電鉄様は、コニカミノルタからアプローチを受け、社内業務の課題について話し合う機会がありました。そこで回覧書類の困り事を相談すると、高速開発サービス「サステナ」による回覧書類管理システムの構築を提案されました。「開発ツールの存在は知っていましたが、どんなことがどこまでできるのかを知りたくて、いろいろ質問し、また研究もしました」と島本様。
実際に「サステナ」によるシステムを構築した企業を見学したり、他社の開発ツールとの比較検討もしっかりされたとのこと。最終的に決め手となったのは、コニカミノルタの対応力でした。
「今どんな困りごとがあり、解決のためにどんな方法があるのかを、一緒になって親身に考えてくれました。単に商品を売り込むのではない姿勢、これなら信頼できる、長く付き合っていける、と導入を決めました」（島本様）。

運用に合わせた回覧書類管理システムが3カ月で完成

担当者の手間が減り、回覧のスピードもアップ

こうして新京成電鉄様の回覧書類の課題を解決する管理システムが構築されました。部署ごとにバラバラだった受付簿のフォーマットも統一。たとえ異動があっても、前の部署と受付簿が違うことがなくなりました。受付簿は起案部署がシステムに入力するため、各部署の重複作業が解消。「これからは、回ってきた書類に対して、各部署で受付ボタンを押すだけです」。さらに書類によって回覧パターンを設定できるので、回す順序も画面を見れば一目瞭然。回覧状況もすぐに確認でき、「決裁がどこまで進んだか、あちこちに電話をしなくても済むようになりました」（島本様）。
「回覧書類が、どこかで止まってしまうこともなくなりましたね」。これは三浦様。
以前は机の上の書類に埋もれて、何日も停滞してしまうこともあったそうですが、今回のシステムは、書類が停滞していると担当者にメールが送信されるため、書類を回す意識が徹底されました。「回覧した文書のデータベース化も進み、書類の検索や参照の手間も軽減されました。回覧管理業務全体を大きく効率化できました」。

システムの自動生成で、開発期間の大幅削減を実現。高速開発サービス「サステナ」

• 一般的な開発フェーズと高速開発サービス「サステナ」との比較

高速開発サービス「サステナ」は、短期間でICTシステムを構築できるサービスです。ノンプログラミングツールにより、これまで不可欠だった「詳細設計」「プログラミング」「単体テスト」「結合テスト」の工程を自動化し、大幅な開発期間の削減を実現。プログラムの動作を確認しながら開発が進められ、また、OSやデータベース、プログラム言語に依存しないため、過去の資産を継承しながら、満足度の高いシステムを構築することが可能です。

高速開発サービス「サステナ」で開発された回覧書類管理システムの画面。書類分類、件名、起案番号はもちろん、現在の回覧部署、次回の回覧部署まで、ひと目でわかり、書類管理の一元化を実現します。

コニカミノルタの高速開発サービス「サステナ」
主な満足ポイント！

• 実装工程を自動化することで、開発期間の大幅な短縮を実現
• 画面を見てその場で修正する開発手法を採用し、高い完成度を実現
• 要件の追加も、開発が“手戻り”することなく容易に改修が可能
• 独自のワークフローシステム構築で、書類管理もすっきり効率化

管理システムのさらなる改良を計画

回覧業務の合理化、効率化を実現した新京成電鉄様ですが、すでにシステムのさらなる改善・改良計画が進んでいます。「もともとこのシステムは、これまでやっていた業務をそのままシステム化したもの。まだ非効率な部分が残っています。そこを改良したいですね」（島本様）。
現状、表計算ソフト等でまず受付要素を記入した書類を作り、それを回覧システムに転記しています。これを最初からシステムに入力する仕様にすれば、2度入力する手間が省けます。「次の課題は、このシステムだけで、管理業務がすべて完結できるようにすることですね」（三浦様）。
導入してまだ日も浅いので、改良はもう少し間を置いてということですが、「『サステナ』の柔軟性を活かせば、機能のプラスはそれほどむずかしくない。社内のコンセンサスが取れれば、次の段階に進もうと思います」と島本様。

高速開発サービス「サステナ」のメリットを活かし新たな可能性へ

最後に、高速開発サービス「サステナ」の今後の活用の可能性について、島本様にお尋ねしました。「電鉄会社には、たくさんの管理業務があって、なかなか合理化・効率化が進んでいないものもあります。『サステナ』のメリットを活かして、課題解決につながるシステムを開発していきたいですね」とのこと。「コニカミノルタさんには、今後もICT 関連の相談に乗っていただき、いろいろな面においてサポートを期待しています」。
今回は、コニカミノルタとの確かな信頼関係のもと、「サステナ」を介して業務の効率化、合理化を着実に進める新京成電鉄様にお話を伺いました。

導入サービス

• 高速開発サービス　サステナ

プロフィール

その他の導入事例