MXモバイリング株式会社 様

分散する契約書を一元管理し、業務効率化を図りたい

導入の背景

契約書の原本が、部署ごとに分散している

仕事柄、多くのお客様、取引先と契約を交わすMXモバイリング様。契約書の管理に課題を抱えていらっしゃいました。「これまでは契約書の原本が、部署ごとに分散していて、必要なときにどこにあるのかわかりにくい状態でした」。お答えいただいたのは、法務部マネージャーの福田亜佐子様です。また、書類の契約書は普段、外部の倉庫に保管されており、「契約内容を確認する必要があるときには、当該契約書の所在確認後取り寄せなければならず、契約書原本の照会対応に相当な工数を費やしていました」（福田様）。
MXモバイリング様は社歴も長く、これまで組織変更も何度かあったため、「原本が不明になるというリスクも課題の一つでした」とは、財務・経理部リスクマネジメントGの青柳敬子様です。

管理を法務部に一元化し、電子化を

さらに紙で保管されている契約書もあれば、すでに電子化されているものもありました。「両者が混在していて、どれが最新版なのかわからない。結局、原本を取り寄せて確認しなければなりませんでした」と話すのは、財務・経理部リスクマネジメントGマネージャーの小野寺俊哉様。
このような事情から、契約書原本の照会対応に相当な工数がかかっており、これを解消するためには、「法務部が契約書を一元管理することと、混乱のないようすべてを電子化し、システムで管理することが必要だとわかりました」（小野寺様）。
こうして契約書原本の電子化への取り組みが始まりましたが、社内だけで進めるには時間的な制約とスタッフへの負担が大きいため、外部の業者を使って進めることが決まりました。

プロジェクトマネージメント業務と電子化作業をコニカミノルタが担当

MXモバイリング様がシステムに求めたことは、取引先ごとの包括した契約管理と、多くのユーザーが利用できること、契約期間満了前の期日管理です。検討の結果、導入期間が短く、コストや運用管理負担が少ないクラウド型のシステムが選択され、プロジェクトのマネージメントと電子化作業全般をコニカミノルタが担当することになりました。
「最も大変なのが、紙の契約書の電子化と、既存のシステムからのデータ移行です。コニカミノルタさんには、運用していく上での利便性や使いやすさを考慮した提案をしていただきました」（青柳様）。
数量にして約75,000ページ、段ボール箱100箱にも及ぶ契約書の電子化、さらにクラウド型システムへの移行によるセキュリティーの心配など、システムの導入にあたってはさまざまな懸念材料がありました。「プロジェクトの進行にあたって、一つひとつコニカミノルタさんが不安を払拭し、大丈夫という根拠を示してくれたので、安心してお任せできました」（小野寺様）。

東京本社オフィス

導入の効果

検索性が大幅向上し、コストも大幅縮小

2017年1月にプロジェクトがスタートし、3月には電子化・移行作業が完了。スピーディーなシステム導入、運用が実現しました。「契約書は原則的に法務部管理となり、運用ルールも整備されました。また、原本を取り寄せて、一つひとつ探す必要がなくなり検索が格段に効率化しました」（福田様）。「現場のスタッフからも、クラウドにアクセスしてすぐにモニターで参照できるので、工数がかなり減ったという声が出ています。原本の在り処がはっきりしているので、これまでのように念のためにコピーを取っておく手間がなくなったことも大きいですね」（青柳様）。一元管理の実現により、過去からの契約書の流れがすぐに確認できるようになり、契約の巻き直しやリスクの洗い出しにも役立っているとのこと。「これまでに比べ、システム運用費が約35% 削減できました」（福田様）。ランニングコストの面でも、大きな効果が得られました。

無駄な手続きがなくなり情報共有もスピードアップ

「いままでは、他部署で契約済みかどうかを確認する手段がありませんでした。例えば、複数の支店で、一つの取引先と同内容の契約を交わしていることもあったようです」（青柳様）。電子化と法務部による一元管理で、このような支店ごとの重複契約の可能性は大幅に減少しました。
監査の対応や営業等の会議で、契約内容が問題になる場合があります。「これまではその場でわからないので、次回に持ち越しになることが往々にしてありました」（小野寺様）。しかし、今なら会議中でも、サッと検索してモニターに写すことが可能です。「その場で閲覧できるため、対応が非常にスピーディーになりましたね」（小野寺様）。
契約書電子化の作業は、今後も継続して必要です。「そのため、障がい者の方を電子化作業のために配置して、スタッフとして専任で作業してもらっています」とは、人事部シニア専任エキスパートの森山栄治様。「最近では作業効率も向上し、非常に助かっています」とは人事部エキスパートの多湖知子様。電子化への移行は、障がい者スタッフへの新たな業務創出にも結びついています。

ユーザー側に立ったコニカミノルタの対応

今回、コニカミノルタはシステムの検討から構築、データ移行までをお手伝いさせていただきました。特に電子化については、様式や仕様の異なる契約書の項目を揃え、重複や表記の揺れを削除・修正する「データクレンジング」という作業で、データ運用の高精度化を実現。またシステムベンダーとMX モバイリング様との橋渡し役として、スピーディーな導入を推進しました。「ベンダーさんとの間に入って、円滑な進行をサポートしていただき大変助かりました」（青柳様）。「コニカミノルタさんには、今回の案件のニーズをしっかりつかんで、どうすればうまくいくかを的確にリードしていただきました」（小野寺様）。
また、日次の進捗報告や細やかな課題管理の対応などを、期日に間に合うように的確にコントロール。「だから完了までのしっかりしたイメージを持つことができました」（青柳様）。ユーザーサイドに立った対応に、高い評価をいただきました。

今後の展開

管理のためのシステムをさらに充実させていきたい

今後の展開についてお伺いすると、「現在は、お客様の対応や見積書など、案件が進行中のものを管理するシステムを検討中です。データを介して契約書管理システムと連動する仕組みが実現できればと思っています」（小野寺様）。異なるシステム間で、柔軟に案件が検索できる電子化システムを計画中とのこと。

コニカミノルタと今後も、相互にいい関係を

電子化により、どんな契約書も即時に検索が可能になりました。 「今回、こういうソリューションをご提案いただいて、一緒にパートナーとしてお仕事をして、非常に助かりました」。最後に法務部　部長の山田善久様にお言葉をいただきました。「今回のお付き合いだけでなく、今後も、いろいろな方面のソリューションをご提案いただいて、相互にいい関係を築いていければと考えています」。コニカミノルタの知見やアイデアを共有しつつ、会社内のさまざまな課題を解決されたいと、締めくくっていただきました。

お客様プロフィール

MXモバイリング株式会社

住所	東京都江東区豊洲三丁目2番24号 豊洲フォレシア
設立年	1972年12月
従業員数	4,182名（2018年4月1日現在）
事業内容	携帯電話の販売代理店（ショップ運営） 携帯電話関連商品等の販売 法人向け携帯端末・ソリューションの提供 固定回線サービス事業、その他取次事業
ホームページ	https://www.mxmobiling.co.jp/
概要	旧NECモバイリングと旧丸紅テレコムの流れを汲み、2013年に丸紅グループの会社として生まれかわった、業界トップグループのモバイル端末・ネットワーク・ソリューションの販売代理店。技術革新とマーケットの変化の流れをしっかりつかみ、その時々のお客様のニーズに最適な製品・サービス・ソリューションを提案する力と、全国400店舗以上で展開するショップ販売網、法人営業拠点に加え、多くのお客さまと直接お会いして働く社員一人ひとりの現場力を大きな強みとする。意欲を持った社員が明るくやりがいを感じて働くことができ、環境変化に適応して常に成長を続け、社会から必要とされる会社を目指す。
取材	2018年6月

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