会議室の運用改善を促進し、グループの働き方改革を推進

阪神高速グループ 様

阪神高速グループの ITの中核を担う阪神高速技研株式会社様。オフィス移転を機とした働き方改革に、グループ全体の会議室利用の効率化・有効活用をテーマに掲げました。このテーマに応えたのが、コニカミノルタの施設予約管理システム「FaciRiza（ファシリザ）」でした。必須条件だったグループウェア「POWEREGG」との連携を「FaciRiza」のカスタマイズにより実現。現在グループ各社36会議室で運用中です。空予約の減少とともに、予約状況の見える化、会議室の有効利用が大きく向上。働き方改革の実例として、対外的なアピールにも成功しています。

阪神高速道路の「安全・安心」に密接に関わる、さまざまなサービスを提供する阪神高速グループ。今回はグループのIT の中核を担う会社として、コニカミノルタの施設予約管理システム「FaciRiza」を導入し、会議室利用の効率化、有効活用を実現されている阪神高速技研様の藪上様、西田様、関谷様、そして阪神高速道路様の大橋様にお話を伺いました。
「導入のきっかけは、2018 年のオフィス移転。移転を機に働き方改革やファシリティー利用の見直しを図ろうということになったのです」お話いただいたのは、システム事業本部システム運用課担当課長　藪上大輔様。
移転前、課題となっていたのは、会議室活用のムダや利用者と空き会議室のミスマッチング。「打ち合わせをしたいのに会議室がいつも埋まっている、とか、今どこの会議室が空いているのかわからない、という状況が続いていて、この解決を働き方改革の大きなテーマにしていこうと決まりました」“会議室という資産をもっと有効利用しよう”ということで、自社実践による働き方改革を対外的に公開しているコニカミノルタのライブオフィスツアーに参加、その中で施設予約管理システム「FaciRiza」による会議室管理に注目いただきました。

「『POWER EGG』とシームレスに連動し、スケジュールと会議を同時に予約できるので本当に便利ですね」とおっしゃるのは、親会社の阪神高速道路経営企画部情報システム室の大橋尚文様。阪神高速道路様でも多くの会議室で「FaciRiza」が導入され、フル活用されています。
部屋前端末の利便性についても、「以前は会議室前に行っても、その会議室が空いているのか予約済みなのかがわかりませんでした。でも今は部屋前端末を見れば、現在の状況がひと目でわかります」これはシステム事業本部システム運用課係長の西田亜樹様。「もちろん、空いていればその場で予約することができるのも便利ですね」とは藪上様。「終了５分前になると音声で知らせてくれるので、時間を意識するようになりました」とは、同システム運用課の関谷美祐様。さらに「グループのニーズに合わせて要望を入れ、コニカミノルタさんに『FaciRiza』POWER EGG バージョンならではの機能を３つ追加していただきました」と大橋様。１つ目が、会議が早く終わったときなど、次に使いたい人に会議室が空いたことを通知する機能。２つ目が、会議を延長したい場合、どれだけ会議が延長できるか空き時間を表示する機能、そして３つ目がテンキーを使って１分単位で会議時間を設定できる機能。これらの機能により「FaciRiza」の利便性がさらに向上しました。
使い心地についても、「管理する側から言わせてもらうと、びっくりするほど利用者からのクレームが少ないですね。トラブルも少ないです」と西田様。利用する方々にもわかりやすく、使いやすい「FaciRiza」の優れたユーザーインターフェイスが受け入れられているようです。

「FaciRiza」の導入は、会議室の有効活用だけでなく、業務の効率化にも効果をもたらしています。「いままでは会議が早く終わっても、POWER EGG 上ではわかりませんでした。でも今は会議終わりが即時に確認できるので、会議が早く終わったらすぐに参加者にアポイントを取ることができます。業務のスピードアップに役立っています」と関谷様。さらに、「たとえば来客があってちょっと打ち合わせがしたいとき、会議室前で端末を確認して、空きがあればすぐ会議ができるのも大きいです」これは西田様。「そういう意味では、『FaciRiza』で他社にグループの働き方改革をアピールする効果もありますね」とは大橋様。
藪上様からは、「阪神高速技研にとって、働き方改革やIT環境の利活用をグループで進めていくことは、大きなテーマでした。『FaciRiza』の導入は、そのテーマ実現の確かな成果になったと考えています」とおっしゃっていただきました。