サーチファーム・ジャパン株式会社様
個人認証機能で個人情報管理の基盤を築き、
さらに入退室管理システムと連携。
ドキュメントのデジタル化と情報セキュリティーの強化をより堅固なものに。
「個人情報保護」への対応。bizhubのICカードによる個人認証に注目。
サーチファーム・ジャパンは、ヘッドハンティング専門の人材コンサルティング企業。2003年の設立以来、順調に事業を伸ばしています。当初、同社が導入したのは他社製のコピー機。が、プレゼン資料などの作成で月間1万枚以上出力するため、時間を経るにつれてトラブルが頻発。その対応に苦慮していました。そしてもうひとつ、同社が頭を悩ませていたのが「個人情報保護」の問題。そこにソリューションを提供したのが、コニカミノルタのbizhubでした。
取締役 管理グループ担当 岩井 康一様
左奥：管理グループ 経理・総務チーム 曽村 奏様
中央：管理グループ 経理・総務チーム 林 直樹様
取締役の岩井康一氏はこう語ります。「当時、個人情報保護法が施行され、情報セキュリティーに対する取り組みは危急の課題でした。お客様からも徹底した情報管理を要求されるように。そんな折、コニカミノルタから、ICカードで個人認証を行う複合機のご提案をいただいたのです。」個々のICカードで認証を行わなければプリントやコピーができない仕組みを設ければ、出力の放置や紛失を防止することができる。この点を岩井氏は高く評価したと言います。
入退室管理システムの構築も、bizhubのICカードを活用してコスト削減。
そして2006年の夏、オフィスの2フロアに“C550”をそれぞれ1台ずつ導入。競合機も検討したものの、性能はもちろん、価格面でも非常にアドバンテージがあったと岩井氏は振り返ります。出力時にICカードによる個人認証を行うことが、現場の業務に対して余計な負荷をかけるのではないかという不安もあったそうですが、実際に運用してみると、社員の方々はすぐにそのオペレーションに慣れ、特に現場が混乱することはなかったとのことです。
bizhubのICカードによる個人認証機能は、副次的な効果ももたらしました。2008年夏、同社は事業拡大にともなってオフィスを増床し、入退室管理システムを構築。bizhubで使われているICカードはFelicaがベースであるため汎用性があり、そのカードをそのまま入退室管理システムの認証にも活用可能。コストを抑えることができました。これも事前にコニカミノルタから提案があったとのこと。そして増床を機に、さらにC550を2台導入しました。
bizhubで契約書類のデジタルデータ化も推進。情報管理をいっそう強固に。
現在、4台のbizhubは社内で順調に稼働中です。管理グループの曽村奏氏は「用紙の縦横を気にせずコピーできるのもいいですね。ミスコピーを裏紙として活用するために社内でストックしているのですが、その量が目に見えて激減しました」とのこと。また、同グループの林直樹氏も「何かトラブルが発生した時のカスターマーサービスの対応も迅速。その点にも不満はありません。これからさらに機能を使いこなしていきたい」と話しています。
林氏の言葉の通り、いま同社ではbizhubのスキャン機能を活用して、これまで膨大に蓄積されていた契約書類などのドキュメントのデジタルデータ化も進めているとのこと。デジタル化することで保存・検索が容易になります。また、PDF作成の際に暗号化できる機能にも注目し、情報セキュリティーをいっそう強固なものにしていきたいとのお考えです。「情報管理の基盤をbizhubでしっかりと整備して、業務の質をさらに高めていきたいですね。」（岩井氏）
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