請求書業務の手間と時間を複合機一体のシステムで劇的改善

株式会社エース商会 様

千葉県我孫子市でOA機器販売を中心にビジネスを展開する株式会社エース商会様。毎月数百枚送付されてくる複合機の仕入元請求書の経理業務に、日々大きな負担を強いられていました。この課題を解決したのが、コニカミノルタの Workplace Hub Smart でした。
複合機の機能とITサービスをシームレスに統合したこのサービスの運用で、請求書業務の劇的な効率化・短時間化に成功。業務の電子化とともに、働き方改革を自社実践で実現し、事務機販売だけでなく顧客の課題を解決するビジネスへの展開を推し進めています。

千葉県我孫子市で複合機をはじめ、オフィスに関わるさまざまなビジネスを展開するエース商会様。同社は先代社長から20年に渡りコニカミノルタの販売店としてお付き合いいただいています。「３年前、私が社長になって、いろいろ状況が変化して経理担当も代替わりしました。私自身仕事に追われていて、新しい経理担当も仕事に不慣れ。そんな中、請求書業務がこのままじゃ大変だ、ということがわかってきたのです」。お話を伺ったのは、代表取締役の寺内大輔様。
顧客が使った複合機の請求書が毎月、コニカミノルタから封書で送られてくるのですが、その数、数百枚に及びます。「日々送られてくる請求書データを、自社請求書に反映するため何日も何時間もかけて販売管理ソフトに打ち込まなければならず、経理担当に大きな負担がかかっていました」。また、コロナ禍により出勤がままならない状況も相まって、ビジネス面への影響を避ける必要があり、働き方改革も急務になっていました。
解決のきっかけは、コニカミノルタの担当者に現状を相談したこと。いろいろな対策を模索するうち、提案されたのがWorkplace Hub Smart を使ったシステムでした。

Workplace Hub Smart は、複合機機能とサーバーが一体となったオールインワンサービスです。サーバーにアプリケーションを搭載することで、入出力と処理業務を可能とし、業務のデータ化、デジタル化を支援します。今回はアプリケーションに ASTERIA Warp Core+ を採用。ASTERIAWarp Core+ は、さまざまなシステムと連携し、業務効率化や、データ活用をサポートするツールです。自動化する業務の把握から提案、保守まで、複合機のメインテナンスと合わせ、コニカミノルタが対応します。
「ちょうど複合機の契約と販売管理ソフトのバージョンが切り替え時期だったことも、導入の後押しになりましたね」。具体的なシステムの内容は、コニカミノルタからの請求書をこれまでの封書からメールに変更。メールで送られてきた内容を Workplace Hub Smart のサーバーに取り込むと、ASTERIA Warp Core+ がCSV形式に変換し、それぞれの明細データを経理担当者が販売管理ソフトにインポート。すべての作業をワンタッチで完結することが可能になります。
これらシステムの提案・設計から複合機のメインテナンスまで、すべてワンストップでコニカミノルタがサポート。「担当の方々の親身な対応としっかりした提案で、これなら安心、と導入を決めました」と寺内様。

2022年３月にシステムを導入、試行を重ねた末、９月から運用を開始しました。その結果、これまで毎日何時間もパソコンに向かい、10日ほどかかっていた数百枚の請求書作業が手間なく短時間で終わるように。「確認作業を入れても、すべての作業が30分ほどで済むようになり、経理担当の負担も大幅に軽減することができました」とのことです。悩みの種だった自社の請求書への変換業務の手間が一挙解決。業務効率化、経費削減が実現しました。
「ただシステムに慣れるまで少し時間がかかりましたね」。担当者がデジタル機器に不慣れということもあり、コニカミノルタの担当者が頻繁に来社し手取り足取りサポート、数カ月後には問題なく使えるようになりました。度々あった転記ミスも、手入力をする必要がないためゼロに。「今ではこれがなくては仕事ができないくらい助かっています。経理担当のスタッフもコニカミノルタさんの親身な対応にすごく感謝しています」とおっしゃっていただきました。

自社実践のメリットを活かし、販売拡大を目指して

Workplace Hub Smart は、エース商会様にとってご自身が販売する商材の一つでもあります。このシステムを活用し効率化を進めることは、自社実践の成功例としてお客様への強力なアピールになります。エース商会様の顧客も、業務の電子化や働き方改革に悩んでいる方が多く、どこから手をつけていいかわからない、と相談を受けることが多々あるそうです。「この商材を使って我々自身が業務の効率化を実現しているわけですから、お客様の悩みについて、自社の経験を踏まえたアドバイスが提供できます。これは大きな強みだと考えています」。
エース商会様が出展を予定しているOAフェアでは、自社が Workplace Hub Smart を活用することで実現した成果とともに、システム導入のメリットをお客様に紹介するつもりとのこと。さらには Workplace Hub Smart によって実現した請求書業務効率化のプロセスと成果を、ゆくゆくは自社のホームページでも掲載、紹介していく予定です。