紙伝票による煩雑な在庫管理をExcel連携の電子化で一挙解決

千代田工機株式会社 様

大阪府豊中市、大阪国際空港のほど近くに本社オフィスを構える千代田工機様。大手自動車メーカーや産業機器メーカー等に、設備工場用品や専用機を販売する商事会社です。「当社はさまざまな製品を扱っていますが、長年にわたり在庫管理に課題を抱えていました。在庫に何が残っていて、何が足りないのか、社内で全体の把握ができていませんでした」とおっしゃるのは、総務・経理部課長の井上いそみ様。
在庫管理に紙の伝票を使用していたため、入・出庫のたびに１枚ずつ書き込まなければならず、また在庫を確認するのも大変で、間違うことも多かったとか。「在庫数の整理がついていないために、まだ在庫があるのに発注してしまったり、無駄な発注作業が多いのも悩みのタネでした」。
決算時の棚卸しには、「伝票と実数の付け合わせをするのですが、見直したり修正したりで、スタッフ３人がかりで１カ月以上かかっていました」と振り返ります。得意先ごとの取引状況はそれぞれの担当者に頼っていたため管理が属人化しており、そのことも在庫の確認作業の難しさに拍車をかけていました。

決算月には、大量の在庫を抱えてしまっていることも。「なんとかしなくては、と常々考えていましたが、どうすればいいかがわかりませんでした」と井上様。在庫管理のシステムを作ることも考えたそうですが、一から作れば高額な費用がかかるため、なかなか導入に踏み切れません。
解決の糸口は、コニカミノルタの営業との雑談の中にありました。千代田工機様とコニカミノルタとのお付き合いは2005年から。現在では複合機をはじめ、ITサービス、セキュリティーソフトなど社内の IT全体を担当させていただいています。「他の商材のお話を聞いているときに、ふと在庫管理に悩んでいる話をしたんですね。それならば、ということで紹介されたのが『Workplace Hub Smart』でした。説明を聞くうちに、使い慣れた Excel を使って在庫管理が電子化できることがわかりました。それなら紙伝票から切り替えて社員全員が使える、と思いました」。

「Workplace Hub Smart」の導入を決定

「Workplace Hub Smart」は、複合機機能とサーバーがひとつになったオールインワンサービスです。サーバーに搭載されたアプリケーションが、入力・出力業務と処理業務をこなし、業務のデータ化、電子化を支援します。複合機と一体化しているため、複合機と同時に導入が可能です。自動化する業務の把握から提案、保守まですべてコニカミノルタが対応。複合機のメインテナンスと合わせて、すべてワンストップでサポートが受けられます。「複合機も７～８年使っていて、そろそろ入れ替えの時期。専用システムを入れるよりも複合機プラスαで手頃に導入できるのも大きなメリットでした。日頃から接点のあるコニカミノルタさんにしっかりサポートしていただけるというのも相まって、導入を決めました」。

2021年２月にご発注いただき、在庫管理のワークフローの構築からフォーマットづくりまで、すべてコニカミノルタがサポートし、５月から運用を開始。複合機機能と同時活用され、在庫管理に大きな力を発揮しています。「導入の成果は、何と言っても在庫状況の全体像がわかるようになったことですね。今までのように台帳の伝票を繰らなくても、Excel ファイルを見れば在庫が一目瞭然。リアルタイムで在庫の把握ができるようになりました」。過去の在庫データの検索も一瞬で完了します。在庫が十分あるのに、発注してしまうという無駄も一掃することができました。「“要らない在庫は作らない”という在庫管理の基本を、このアプリケーションでようやく実現できました」。
これまでの紙伝票は順次廃止し、Excel データに置き換わっていく予定です。「通常のフローとは違うもの、１年に１回しか入庫しないものとか、Excel で管理しにくいものはまだ紙を使っていますが」。しかしそれもいずれはデータ化し、全部パソコン入力に置き換えていくことが決まっています。