ベバストジャパン株式会社様

増え続ける帳票を電子化し、保管文書削減と業務効率化を実現

ベバストジャパン株式会社様

通常の帳票と国税関係の帳票、異なるニーズを２つの電子化システムで解決

経理システムの導入により紙文書が増加し、その保管場所、検索、決裁業務に多くの工数が発生していたベバストジャパン株式会社様。この課題を解決したのが、コニカミノルタが提案した文書管理システムでした。電子帳簿保存法スキャナ保存への対応と、通常の帳票の承認ワークフローへの対応という異なるニーズに、２つのシステムで対応。コニカミノルタ複合機によるスキャンを入り口とし、スキャンツール「仕分け名人」を連携させることで、操作の一元化を実現。システム運用を複雑にすることなく、大幅な紙文書の削減、文書管理の業務負荷軽減、スピードアップを実現しました。

課題は、「大量の紙文書の保管、管理や、承認・回覧作業が大変」、「通常の帳票の電子化と、電子帳簿保存法にも対応したい」、「2つの電子化システム使用で、運用の複雑化を防ぎたい」。解決は、「文書管理システム導入で、紙文書削減、業務効率化を実現」、「2つの電子化システム導入で、異なる帳票のニーズに対応」、「入力の複合機と「仕分け名人」との連携で操作を一元化」。

導入の背景

紙文書を電子化し、業務負担を減らしたい

2016年、全社的な業務のスタンダード化の一環として経理システムを導入されたベバストジャパン株式会社様。それによって、納品書や発注書など、紙文書が増加することになりました。「増え続ける文書をなんとかしたいというのが、文書管理システム導入のきっかけです」とおっしゃるのがITグループの金後喜明様です。「例えば納品書では、１日に数百枚もの書類が発生していました。日付ごと、サプライヤーごとに整理して保管していくと日々書類が貯まっていき、書庫スペースがいっぱいになっていました」と振り返ります。保管場所の確保、そして大量の書類から必要なものを検索する業務は多くの手間がかかります。経理システム導入以前より工数が大幅に増えていました。
「私はITの担当なので、ITを活用してこれらをなんとかしたいと考えました。文書の電子化によってこれらの課題を解決しようと思ったわけです」。

金後様を中心に電子化の運用を策定

「これまで紙で行われていたプロセスを理解して、電子化の仕組みに置き換え、どう回していくか、これが一番重要でした」。文書管理システム導入にあたり、プロセスづくりをベンダーまかせにすることなく、実際の業務の現場に一番近い自分が行おうと考えた金後様。
まず各部門のコアとなる人材をキーユーザーとして選び、話し合うことから始めました。「例えば日報を電子化しようといっても、実際に担当する側にはイメージしづらい。電子化することで、業務のどこを効率化できるのか具体化していきました」。部門ごとの帳票に対するニーズや処理方法を吸い上げ、キーユーザーと一緒にベースとなる電子化のプロセスをつくっていきました。「その後、それをもとにベンダーに声をかけ、コンペティションにより文書管理システムを選定しました」。

競合の結果、システムの発注はコニカミノルタに

コニカミノルタとベバスト様のドイツ本社はグローバル契約を結んでおり、ベバストジャパン様でも、現在複合機を5台導入いただいています。「もともとコニカミノルタさんは複合機の会社だと思っていたので、実は、IT ベンダーという認識はありませんでした」と金後様。しかし、担当者の定期訪問等で、電子化の話やソリューションについて話をする機会があり、“それなら” と、今回のコンペティションに加えていただくことができました。
その結果、選ばれたのがコニカミノルタの提案でした。「既存の複合機のスキャン機能を電子化の入り口とすると、システムまで一気通貫でできる。まず、それが大きなポイントでした」。また、ベバストジャパン様の要望に対しての課題解決の具体性、提案のわかりやすさ、さらには電子化の目的や電子帳簿保存法への理解度が高いという点も評価に加味され、選出の大きな後押しになりました。

IT グループ　金後喜明様

導入の背景

２つのシステムを「仕分け名人」を介し、一元管理

今回の電子化には、電子帳簿保存法スキャナ保存への対応と、通常の帳票の承認ワークフローへの対応と、大きく異なるニーズがありました。コニカミノルタがご提案したのは、それぞれに対応するシステムの併用でした。納品書に関しては、電子帳簿保存法の要件を満たしたスキャニングと文書管理ができるシステムを。その他の帳票に関しては、承認回覧ワークフローと文書管理ができるシステムをご提案しました。「もちろん、一つのシステムで済むほうがいいのですが、コニカミノルタさんの提案は、予算を大幅にオーバーすることなくわれわれの目的をしっかり達成できる、納得できるものでした」。そして、複合機を電子化の入り口とすることで、手順を複雑化することなく操作が統一できます。
さらにコニカミノルタの複合機と連携できるスキャンツール「仕分け名人」を採用。「これで、どちらの用途の帳票でも複合機のパネルから仕分けが可能になり、システムを意識することなく一元管理が実現しました」。複数のシステムによる操作性の問題を、コニカミノルタ・オリジナルのツールで解決することができました。

保管文書の削減をはじめ業務の効率化が実現

現在は各部門で使用が始まり、着々と電子化の効果が現れているとのこと。「納品書単位での検索は、紙文書を探していたときと比べて格段にスピーディーになったとか、納品書の受け渡しも電子ベースなのでやりやすくなったという声が、それぞれの担当者から聞こえてきています」。
その他、紙文書とPDFの二重管理や、文書紛失のリスクも大幅に低減。もちろん、電子化の大きな目的の一つだった紙文書の大幅削減も実現しました。「まず紙の日報はゼロになりましたね。これまで納品書の束を入れたダンボールで溢れていた保管スペースも、今はまるまる空いています」とのこと。電子化文書を各部門が活用し、作業負担も大幅に軽減。
「よく利用しているのが、購買、製造、SCM（サプライチェーン・マネージメント）部門ですね。承認ワークフローにより、決裁業務も大幅にスピードアップしました」。

ITベンダーとしてコニカミノルタを評価

今回の文書管理システムの導入は、電子化のプロセス策定はベバストジャパン様。そのプロセスに合わせた、帳票のニーズに応えるシステム提案はコニカミノルタと、役割分担がしっかりしていたおかげで、大きな問題もなく、スムーズに導入作業が進みました。「コニカミノルタさんには、２つのシステムのベンダーの間に入り、双方を取りまとめ、円滑に進行していただきました。もちろん調整作業が発生したときも、きびきびとして非常に迅速に対応していただきました」と金後様。各ベンダーをとりまとめ、システムの円滑な運用を実現したPMとしての役割にも高い評価をいただきました。

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今後の展開

協力関係を保ちつつ、電子化をさらに進めたい

今後の展望についてお伺いすると、「もっともっとOCRを活用して、電子化の活用範囲を広げていきたいですね」。OCR処理したテキストを別の帳票に書き込んだり、電子化の枠にとらわれずに幅広く業務効率を追求していきたいとのこと。
コニカミノルタとの関係についても、「今回、複合機の会社としてではなく、ITベンダーとしても十分にノウハウと実績があることがわかりました。これからも、電子化はもちろん、それ以外のことについても、いろいろ相談していきたいと思います」と締めくくっていただきました。２つのシステムを使い分け、社内文書の電子化を着々と推進しているベバストジャパン様を取材しました。

コニカミノルタの文書管理システム満足ポイント。電子化の目的を理解したITベンダーとしての優れた提案力、ベンダー2社とやりとりし、システムをとりまとめたPM力、ベンダー2社とやりとりし、システムをとりまとめたPM力

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