書類探しに膨大な時間がかかっているって本当！？

オフィスワーカーが書類を探すのに費やしている時間は一日あたり平均20分という調査結果があると紹介しましたが、普段、仕事中に書類を探すといっても、そんなに時間がかかっているとは感じないかもしれません。ですが書類を検索するときに以下のように手間がかかると思うことはありませんか？

・机の上に積み上げている書類の束をひっくり返す
・書類が保管されているキャビネットまで移動する
・紙を１枚１枚めくりながら該当の書類を探す
・必要に応じてその場で内容のメモを取る
・見つけ出した書類の内容を記憶するも、いざ使うときに思い出せなかったり、ほかにも必要な情報が出てきてもう一度書類を探して確認する
・ファイリングされている書類のコピーが必要な場合は、バインダーから取り外してコピー、終わったら再度バインダーに挟み込む

一日のうちに何度となく発生するこの作業にかける時間を少しでも短縮し効率化できれば、本来するべき業務に集中し生産性を高めることができるのではないでしょうか。

書類を検索する時間を短縮するための方法① 書類を電子化する

書類を検索する時間を短縮するにはどうすればいいのでしょうか？２つの方法をご紹介します。

まず１つ目は、「電子化する」ことです。
オフィスにある複合機などを使って書類をスキャンし、電子化してしまいましょう。
電子化することのメリットは次の４つです。

電子化することで、PC上で書類を検索することができ、書類の保管場所に移動する時間を短縮できます。
最後に挙げた「全文検索やファイル名の検索ができるようになる」については、データの条件によっては異なりますが、電子化することで書類内のテキストに書かれているキーワードの全文検索やファイル名の検索ができるようになります。

この条件について少し掘り下げて解説します。
スキャンして電子化したデータを全文検索できるようにするためには、画像データの文字認識をさせるOCR※処理が必要になります。

※OCRとは：「Optical Character Recognition」の略称で、手書きや印刷された文字を光学的に読みとり、テキストデータに変換する技術です。光学文字認識ともいいます。前もって記憶されたパターンに照合することで文字を特定します。

OCR処理はアプリケーションを使用するのが一般的ですが、複合機にOCR処理のオプション機能を追加することでスキャン時にOCR処理することも可能です。オフィスにある複合機を活用できるので、新たな環境を用意する必要が無く、手軽に始められる方法でおすすめです。お持ちのコニカミノルタの複合機の機能や操作方法についてなど、詳しくは弊社営業担当までお問い合わせください。

ファイル名で検索する場合は、当然ながらファイル名のつけ方をあらかじめルール決めしておく必要があります。
例えば、「お客様名_日付（８桁数字）」「日付（８桁数字）_書類名_取引先名」など、扱っている書類の種類や内容、何をキーに検索することが多いのかを考慮してルールを決め、社内でしっかりルールを守って名前をつけていくことが重要になります。
各々が好き勝手なファイル名をつけてしまうと、ファイル名で検索しても見つからないといった事態を招くことにもなりかねません。
複合機で書類をスキャンするとファイル名が自動的に設定されるため、のちに管理しやすいファイル名に変更する必要があります。１件や２件なら良いのですが、10件を超えるとなかなかの作業です。「Dispatcher Phoenix」を活用すると、お客様の業務に合わせてリネーム作業を自動処理できるようになり、お客様の作業工数を大きく減らすことが可能です。

また、ファイル名のルールも重要ですが、フォルダ名のルールも同様に重要になります。
フォルダ構成やフォルダ名のルールがしっかり運用管理できていれば、ファイル名がわからない場合でもフォルダ階層をたどってデータを検索することができます。
フォルダ名のつけ方のコツについては、こちらの記事で詳しく紹介していますのでご覧ください。

書類を検索する時間を短縮するための方法② 外部倉庫に保存する

２つ目の方法は「外部倉庫に保存する」です。
オフィスに大量の書類がある場合、全てを電子化するのは大変時間のかかる作業です。
今後発生するものについては発生都度電子化していくのが最も効率的な方法ですが、過去の書類については外部の倉庫に預けてしまうのも一つの方法です。
外部倉庫保存サービスを利用することのメリットは次のとおりです。

コニカミノルタジャパンでも外部倉庫保存サービスを利用しており、必要最低限の書類しかオフィスに保管していないため、オフィススペースを有効活用することができています。また、必要書類は必要な時に取り寄せることができるので、特に支障をきたすことなく業務ができています。
外部倉庫に預けてしまうと、すぐに取り出せないのではないかという不安をお持ちになるかもしれませんが、コニカミノルタジャパンでは、書類を外部倉庫に保管しながらも手元にあるような利便性を実現できる「文書保存サービス 」をご提供しています。詳しくは以下のページをご覧ください。

まとめ

今回は「書類の検索時間を短縮する」という切り口で見てきましたが、書類を電子化する、オフィス内に書類を保管しない、ということが「紙に縛られない働き方」の実現にとって重要な第一歩となることを改めて感じていただけたのではないでしょうか。
今回ご紹介した内容が「紙に縛られない働き方」を実現するための参考になれば幸いです。

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