【テレワーク導入・オフィス移転の前に】
プロが教える！紙文書削減の進め方のコツ

オフィスに紙があふれスペースがなく、捨てたいのだけど何から手を付けたらよいかわからない。そんなお悩みにこの1冊。紙削減のやり方から効果測定までプロの技をお伝えします。

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こんにちは！文書管理ソリューションを担当しているHirayamaです。快適なオフィス環境と働き方を目指して、様々な紙文書を電子化したもののいざ探そうとすると欲しい情報が見つからない。といったことはないでしょうか。電子文書は紙と違い、作成やコピーが簡単なので、整理しないとどんどん増えてしまいます。そこで、今回はファイルサーバーを中心とした電子文書の簡単な整理術について触れていきたいと思います。

ファイルサーバーの使いにくさがオフィスの紙文書を増やしてしまう？

さて、そもそもなぜ電子文書を整理することが必要なのでしょうか。整理できていなかった場合に、何が起こるのか考えてみましょう。もちろん、業務の効率化といった部分の影響も大きいものでしょう。その他にも、例えば紙文書の削減活動を行うオフィスの現場では、1度紙文書を削減しても、再び紙文書が増えてしまったといったことがよく見受けられます。ダイエットでも、努力して一気に減量した後継続して対策をとらないとまた太ってしまいますよね。このような「紙文書のリバウンド」は「ファイルサーバーにある文書が探しづらい」ので、「やっぱり紙に印刷して、自分の手元で探しやすいようにするのが良い」と感じ始めてしまうようなことからもどんどん進んでしまいます。電子文書のつかいにくさはオフィス環境にも影響していくこともあるため、活用しやすくしておくことが重要です。

(そのほか、紙文書のリバウンドを防ぐポイントは「書類を捨てるだけ」ではダメ？失敗例から学ぶ！オフィス内紙文書削減の後に起こりがちな「リバウンド」を防ぐには？」を参照)

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