働き方改革関連法における中小企業の定義

中小企業の範囲については、「資本金の額または出資の総額」と「常時使用する労働者の数」のいずれかが以下の基準を満たしていれば、中小企業に該当すると判断されます。なお、事業場単位ではなく、企業単位で判断されますので、ご注意ください。

①資本金の額または出資の総額

または、

②常時使用する労働者数

※業種の分類は、日本産業分類に従って判断されます。
※個人事業主や医療法人など資本金や出資金の概念がない場合は、労働者数のみで判断することになります。

中小企業には猶予あり！働き方改革関連法適用時期

働き方改革関連法は、改正項目によって施行時期が異なります。特に企業の実務対応が求められる項目で最も早いものは、2019年４月１日から施行されています。
法改正の内容で対応が求められる項目を中心に、主な内容と施行時期を以下に整理しました。時間外労働の上限規制や、いわゆる同一労働同一賃金など、大企業と中小企業で施行時期が異なる項目もありますので、今一度確認しましょう。

大企業と中小企業で異なる施行時期

中小企業に影響が大きい「時間外労働の上限規制」「年次有給休暇の年5日取得義務化」への対応方法

時間外労働の上限規制

時間外労働への上限規制に対応するには、まず「客観的な方法」で労働時間の把握が必要です。その把握方法も法律で規定されています。

■労働時間の把握の重要性

時間外労働の上限規制への対応としては、労働時間をリアルタイムに近い状態で把握し、従業員の時間外労働等の状況を確認できる体制を構築することが不可欠です。
事後的に労働時間を把握できていたとしても、その時点で時間外労働時間の法定上限を超えていれば違法となります。勤怠管理システムのアラート機能の活用なども効果的でしょう。

大企業では既に上限規制が施行され、対応も済んでいる企業が多い所ですが、中小零細企業に於いては、そもそも「労働時間の把握」ができていない、「どのように把握すればいいのか分からない」等、対応が遅れている企業も少なくないのではないでしょうか。

■改正労働安全衛生法による労働時間の把握義務化

この労働時間の把握については上述の表にもあるように、改正労働安全衛生法で、「労働時間の状況の把握」が義務化され、2019年４月１日より施行されています。
この改正により、各企業が原則として客観的な方法により従業員の労働時間の状況を把握しなければならないことが明記されました。

■労働時間把握義務化の適用対象は？

適用対象は、労働時間に関する法律が適用されるすべての事業所です。中小零細企業も当然に適用対象となります。時間外労働の上限規制とは異なり、猶予措置は取られていません。

労働時間の状況の把握義務の対象となるのは、一般従業員だけではなく、労働時間の上限規制の適用が除外されている研究開発業務従事者や事業場外労働のみなし労働時間制の適用者、裁量労働制の適用者、管理監督者等を含めたすべての従業員となります。

■労働時間の把握方法等

労働者保護のためタイムカードやパソコン、勤怠システム等客観的な方法による労働時間の把握が必要です。
その根拠は労働安全衛生法第66条の８の３で、労働時間の把握義務があること、「客観的な方法その他の適切な方法」で記録を作成し、３年間保存することを規定しています。
また、把握方法の原則と例外が具体的に示されています。

労働時間の把握には、ITツールを活用しましょう。勤怠が申告ベースの場合、闇残業が発生していると企業側に罰則が発生するリスクがあります。
そこで勤怠管理システムとPCログ管理を組み合わせて、実態との乖離がないか確認します。このような乖離は、テレワーク導入の際も課題になります。

「時間外労働の上限規制」法改正への対応

上限規制の適用は、中小企業に対しては、施行時期が１年間猶予され、2020年４月１日からとなります。少なくとも年に６か月は時間外労働を45時間以内に収めないと直ちに違法となります。
また、恒常的に月80時間や100時間といった時間外労働がないものの、慢性的に月45時間を超えているような状況は改善が必要です。

また、36協定の管理は、協定時間を超えないように管理しなければなりません。特に以下の２つについては、休日労働時間も加算して管理する必要がありますので要注意です。
① 単月100時間未満
② ２～６か月平均で80時間以内

36協定については、中小企業では、2020年４月１日以後の期間のみを定めた36協定から、上限規制が適用されます。
法施行に向けて、中小零細企業に於いては、早急に労働時間の把握と従業員の時間外労働等の状況を確認できる体制を整備することが求められます。

その上で、36協定で定めた時間外労働時間数を超えそうな従業員への残業抑制指示、時間外労働の事前承認制やノー残業デーの導入など基本的な仕組みの構築、徹底した運用の段階となります。加えて、時間外労働を引き起こす問題点を洗い出し、改善する取り組みも行う必要があります。

■「時間外労働の上限規制」法改正内容のまとめ

現在の時間外休日労働協定（36協定）には事実上上限がなく、過重労働の原因になっているという批判があり、以下の改正が行われます。

・原則、36協定の延長時間について、月45時間、年360時間以内（１年変形の場合、月42時間、年320時間以内） としなければならない。
・特別条項を締結する場合においても、上回ることができない時間外労働時間を年720時間（月平均60時間）とする。
・上記の年720時間以内において、一時的に事務量が増加する場合について、最低限上回ることができない上限を設ける。
① ２、３、４、５、６か月の平均で、いずれにおいても、休日労働を含んで80時間以内
② 単月では、休日労働を含んで100時間未満
③ 特例の適用は、年半分を上回らないよう、年６回が上限
（① ② の休日労働を含んで80時間以内、休日労働を含んで100時間未満の限度は、特例以外の通常月にも適用）
・特別条項の締結にあたっては、指針に規定される健康確保措置を定めることが求められる
・指針には、時間外労働および休日労働を可能な限り抑制する努力義務が定められる。

■「年次有給休暇の年５日取得義務化」に対する対応

そもそも、年次有給休暇は、働く方の心身のリフレッシュを図ることを目的として、原則として、従業員が請求する時季に与えることとされています。
とは言え、厚労省の調査結果によると、調査対象企業全体で年次有給休暇取得率は約51%程度、さらに大企業と中小企業とを比較すると、まだまだ取得率に開きがあることが分かります。
背景として、同僚への気兼ねや請求することへのためらい等の理由があるのでしょうか。中小零細企業では、慢性的な人手不足にも起因しているのかもしれません。

厚労省「平成30年就労条件総合調査の概況」によれば、
・年次有給休暇日数は労働者１人平均 18.2日
・そのうち労働者が取得した日数は 9.3日で、取得率は 51.1％
・企業規模別では、「1,000人以上」が 58.4％、「300～999人」が 47.6％、「100～299人」が 47.6％、「30～99人」が 44.3％
→ 1,000人以上の大企業とそれ以外で有給取得率が10%以上の差が付いている状況

このように、年次有給休暇の取得率が低調な現状があり、年次有給休暇の取得促進が課題となっています。このため、労働基準法が改正され、2019年４月から、すべての企業において、年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員に対して、年次有給休暇の日数のうち、年５日については、企業が時季を指定して取得させることが義務付けられました。

■「年次有給休暇の年５日取得義務化」法改正への対応

まずは、対象者の確認作業と有給休暇の取得状況の把握を行う必要があります。年次有給休暇管理簿の作成も義務付けられましたので、準備しましょう。　

個人単位での取得状況の把握が煩雑であれば、基準日（付与日）を１つにまとめる方法（一斉付与）や中途採用が多い中小零細企業や比較的小規模な事業場では、基準日（付与日）を月初に統一する方法などもあります（いずれも就業規則に規定が必要となります）。

有給休暇の取得が既に年５日以上達成できている状況であれば、特段大きな問題は出ないと思われますが、そうでない場合は、
① 基準日に年次有給休暇取得計画表を作成する
② 基準日から一定期間が経過したタイミングで５日未満の労働者に対して、使用者から時季指定する
③ 計画的付与制度を活用する
などの対応を検討して、計画的に取得させる仕組みを構築しましょう。

■「年次有給休暇の年５日取得義務化」法改正内容のまとめ

10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対し、５日について、毎年時季を指定して与えなければなりません。正社員、パート、アルバイトなどの名称にかかわらず、10日以上の年次有給休暇が付与される労働者が対象です（管理監督者も含みます）。

付与日から１年以内に、以下のいずれかの方法により与えなければなりません。
① 本人の時季指定による取得
② 労使協定締結による計画的付与
③ 本人の意見を聴取しての使用者による時季指定
違反した場合、罰則が科されることがあります。
（年５日の年次有給休暇を取得させなかった場合、30万円以下の罰金）

まとめ

「労働時間の状況の把握」や「年次有給休暇年５日取得義務化」については、既に改正法が施行され、「時間外労働の上限規制」については、中小企業への猶予期間が設けられているものの、残された準備期間は限られています。
労働時間の把握や年次有給休暇の管理は煩雑な作業です。中小零細企業においても、法改正に適正に対応するためには、タイムカードや紙ベースの出勤簿などのアナログ管理から勤怠管理システム等を活用した勤怠管理への転換、有給管理システムを軸にした年次有給休暇の可視化管理等を検討していく必要があるかもしません。

勤怠管理方法の見直しだけではなく、労働時間管理体制の整備、業務プロセスの見直し、就業規則や各種規程の改定、36協定の見直し、人材の確保等、各企業が取り組むべき課題は多岐に渡るでしょう。
社内での取り組みはもちろんのこと、社会保険労務士やノウハウを持つ企業など働き方改革の専門家の意見を聞くことも有効です。

コニカミノルタジャパンでは、TRIPORT株式会社と協業し、専門家への人事・労務制度の相談とITツールの導入の相談を一括で行える「クラウド社労士コモン」のサービスをご提供していますのでお気軽にご相談ください。