行政のデジタル化がいよいよ加速する

2020年９月に菅内閣が発足し、ハンコ廃止を全府省に要請、さらには行政のデジタル化をけん引する「デジタル庁」の創設へと準備が進められています。都道府県にもその動きは波及し、東京都では来年度までにハンコ廃止、埼玉県では文書の電子化でコピー使用量を前年の半分にするなどの動きが見られます。こうした行政のデジタル化は市区町村へも影響すると見られており、庁内事務のデジタル化の必要性は高まっています。中でも、文書管理システムはデジタル化の基礎となるため、慎重に判断、導入する必要があります。

ここからは、先日多数の自治体様にお申込みいただき大盛況となりました、コニカミノルタジャパン主催オンラインセミナー「失敗しない！『文書決裁・文書管理システム』更新のポイント」の内容を交えながら、文書管理システムの更新時の判断や実行のポイントをご紹介します。

よくある「文書決裁・文書管理システム」のトラブルとは？

公的機関では基本的に以下の流れで決裁が行われています。

これらの流れを電子化したものが「文書決裁・文書管理システム」です。しかし、こうしたシステムを導入したはずなのに、なぜか今でも紙で回議している、コロナ禍でもテレワークができない、というのが現状です。
せっかくシステムを導入したのに紙運用に戻ってしまう原因は次の３つが考えられます。

コニカミノルタジャパンが考える文書決裁・文書管理システムの問題点

１．結局は紙運用になりがち → 電子化ができない

決裁に添付する資料のスキャン作業が面倒だったり、添付したファイルが見づらいので結局紙文書を要求されるなどの状況が見受けられます。システムによっては情報入力がしづらいということもあり、紙運用になりがちです。

２．庁内でないと利用できない → テレワーク不可

システムが入っていても決裁文書を紙に出力して捺印をしていませんか？庁内のネットワークからしかアクセスができない運用もテレワークの妨げとなります。またスマートフォンやタブレットPCでは見づらいこともテレワーク不可につながる原因と考えられます。

３．システム連携ができない → 決裁のスピードが遅い

文書決裁・文書管理システム以外にも様々なシステムが庁内に存在し、各システムが連携できておらず、回議が二度手間となっていることはありませんか？システムの連携ができていないと、電子申請した内容を一度紙で出力し別システムで打ち直す、ということもあるかもしれません。

システム更新トラブルの原因は自治体特有の組織環境にあり！？

システムの導入や更新は多額な費用も発生するため、システムの仕様や運用にあたって入念に検討を重ねて採用を決めているはずなのに、なぜこのようなトラブルが発生するのでしょうか。様々な理由があると思いますが、自治体特有の組織環境による影響もその理由の一つと考えられます。

自治体における文書管理部門やIT部門では、部門が縦割りのためワークフローや導入済みのシステムの全体像が見えていない、職員の異動が２～３年で行われるためITに関する専門性が低くなりがち、情報システム専門職・専門官はIT作業者や技術屋として扱われがちのため提案が採用されにくい、などの課題が見受けられます。
このような課題を抱えた状況でシステムを更新すると、価格優先で決めてしまい、想定していた機能を持つシステムを導入できないということが考えられます。

※ベンダー…販売供給元

「文書決裁・文書管理システム」更新で気を付けるべきチェックポイント

それではシステム更新で失敗しないようにするにはどうすればいいのでしょうか。気を付けるべきポイントを紹介します。

１．文書決裁・文書管理システムの更新は長期的な見通しを踏まえて検討する

以前より、多数の自治体では人口減少・財務減少が予測されています。そういった将来に備え、今、業務電子化・業務効率化の必要に迫られています。さらに、その先の未来を見据えると、今以上に効率化や低コスト化が必要となり、クラウドにデータを保管しそれを活用する、業務の完全電子化が考えられます。この完全電子化となった時に、「文書決裁・文書管理システム」をクラウドのどの部分に配置すると活用しやすいか、などを考えておかなければなりません。

２．現状把握と目指す姿を描く

現在使っているシステムにおいてどのような不満や要望があるのかを把握します。サービスを向上させたい、業務の効率化を図りたい、テレワークを実現したいなど様々考えられるでしょう。そうした不満や要望をもとに目的や手段を明確にしていき、これから目指す姿の全体像を設定することが大切です。

以上のポイントに留意しながらシステム更新を進めていきましょう。
とはいえ、チェックポイントを理解していてもなかなか実行が難しいということもあるかと思います。コニカミノルタジャパンではご紹介したポイントを踏まえたスムーズなシステム更新を実行するサポートを行っていますので、お気軽にお問い合わせください。

文書の電子化率ほぼ100％！コロナ禍でもテレワークで業務が遂行できた佐賀県の事例

システム更新の成功事例として、コニカミノルタがご支援した佐賀県様の事例をご紹介します。佐賀県様では、他県に先駆けて庁内のテレワークによる働き方変革が行われており、コニカミノルタジャパンのサポートのもと「文書決裁・文書管理システム」を導入されました。そうすることで、図面などの一部の大型書類を除き、電子決裁率100％を達成しています。また、職員が庁内で利用する電子申請や文書決裁などの業務を全て電子システム化し、スマートフォンやタブレットでも実行できるような環境を整備しています。そうすることで、新型コロナ以前より職員や首長が出張先で文書決裁を行うなど、テレワークを実践されています。そして、このコロナ禍でもテレワークを実現しています。

そのほかの自治体様での課題解決事例については以下よりご覧いただけます。

システム更新の気になるギモンをプロが解説！

コニカミノルタジャパンでは、先ほどご紹介した佐賀県様をはじめ、他自治体様での経験にもとづいて、適切な文書決裁・文書管理の課題解決のお手伝いをしています。今回ご紹介した課題への対策方法や導入事例をより詳しく解説するオンラインセミナーを随時開催予定です。セミナーではより詳しい説明や質問にもその場で回答しています。例えば、過去のオンラインセミナーでは次のような質問をいただきました。

セミナーは随時開催予定です。開催スケジュールは以下よりご覧いただけます。

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