自治体・公的機関向け
文書決裁・文書管理システム
「収受 → 起案 → 回議 → 決裁 → 施行 → 保存・廃棄・移管」の一連の決裁・管理業務を電子化し、効率的かつスムーズな文書管理業務を実現します。
こんな課題はありませんか？
- 決裁に時間がかかる
- 自治体や公的機関で文書決裁・管理業務の効率化を推進したい
- 紙文書を減らしたい
- 目的の決裁文書を探すのが大変、時間がかかる
- 職員のテレワーク率を上げたい
サービス内容
行政文書インフラとして必要な、起案・決裁・連携・保存・文書公開・電子申請・公文書管理などの主要機能を備えています。
起案から文書管理までの流れ
検索・閲覧
他システム連携
他システム連携機能（決裁連携・回議ルート人事連携・電子契約サービス連携）
簿冊管理
書庫管理 ／ 入庫・受入 ／ 出庫・貸出 ／ 廃棄 ／ 在庫管理・棚卸し
電子申請
（電子申請）申請入力 ／ 申請受付 ／ 申請審査 ／ 申請決裁 ／ 申請結果通知
システムの特徴
- 操作性の良いシステムで、高いユーザビリティを実現
- 文書起案・修正・決裁処理と文書管理が統合され、一元管理が可能
- 決裁文書をシステムにて一元管理・変更記録を取ることにより原本管理・改ざん防止が可能
- クライアントに情報を残さない、協力なセキュリティ
- 他の行政システム（財務会計システムなど）との決裁連動が可能
導入メリット
紙を持って回ったり、承認者が不在のためハンコがもらえない等で、決裁に時間がかかる
外出先での決裁や予約決裁ができるから、回議文書が滞留せず、決裁スピードが向上！
事例紹介
佐賀県様 電子文書決裁システム導入事例
佐賀県様では、庁内の決裁処理をすべて電子化
佐賀県様では庁内の決裁処理をすべて電子化し、現在では担当の職員から知事まで、すべての職員が文書決裁システムを利用。
出張先などでもモバイル端末を用い、メールをチェックするのと同じ感覚で文書決裁システムにアクセス。
承認・決裁すべき案件が無いかを確認する習慣が根付いています。
文書決裁の電子化で得られた3つの効果
- 決裁の状況が可視化されるようになった！
- 時間や場所に縛られず決裁できるように！
- テレワーク制度の普及に大きく寄与！
和歌山県橋本市様 電子文書決裁システム導入事例
システムに業務を合わせ、導入後半年で電子化の効果を実感
人口約59,000人、紀伊半島のほぼ中心に位置する和歌山県橋本市様は、初めてのシステム導入でしたが電子を前提にした文書管理体制を構築。システム導入も綿密な計画立案や職員に対するきめ細かな説明を行うことでスムーズな立ち上げを実現。
運用開始後すぐに紙が減った効果を実感しているとのことです。
システム導入に関する3つの成果
- 直感的な操作が可能で、全職員への導入がスムーズに行えた！
- 紙の書類が少なくなり、業務スペースが空いたことを実感！
- 全ての文書を電子決裁前提で運用、添付文書の紙の割合は2割ほど！
独立行政法人 Ａ団体様（職員663人）
当初は紙文書で決裁をしていたものの、災害時などにテレワークをする必要性を見越して文書決裁ソリューションの導入を検討。
操作性を重視した決裁システムを導入。全組織で運用中。テレワークでも活用中。
独立行政法人 B団体様（職員448人）
現在紙による決裁を行っている。決裁の遅さや紙の多さを問題視し、文書決済業務の電子化を検討。
ミニマムカスタマイズでシステム構築。出張先や自宅からの決裁ができるよう、テレワークを前提とした新たな業務フローを策定。
C県様（職員4,000人）
地場ベンダーのシステムを導入。操作性に問題を感じており、電子決裁率が非常に低い。紙決裁との併用で運用が煩雑。
操作性を重視した決裁システムを導入し決裁文書一元管理を実現。電子決裁率が上昇。
D市様（職員1,500人）
電子決裁は実施せず紙決裁。業務効率化の為電子決裁と文書管理の電子化を行いたい。
紙からの移行でも違和感が無い「使い勝手がよいシステム」を導入し、電子決裁への移行をスムーズに実施。
みなさまのDX・ペーパーレス・働き方改革などの課題解決に役立つ資料を無料でご提供しています。