業務生産性が下がると言われるテレワーク。現在の状況は？

新型コロナの影響により、多くの企業でテレワークが採用されました。コニカミノルタジャパンでも2020年２月より新型コロナウイルスの感染防止対策としてテレワークを推奨し、現在は以前にも増してテレワーク勤務を推奨しています。2020年10月時点では、ほとんどの社員がテレワークを行っており、業務内容に応じてテレワークと出社を使い分けていることを以前のコラムでご紹介しました。

その後も同様に社内アンケート（※）を2021年１月に行ったところ、週の半分以上はテレワークを活用している社員が約68%を占めています。

また、テレワークでは低下しやすいと言われている業務生産性も、維持、または向上と答えた社員が約82%と大半以上を占めていることが分かっています。

テレワークに関するアンケート結果について、詳しくはこちらの資料をご覧ください。

※第２回 新型コロナウイルス感染症による在宅勤務環境下に関するアンケート・従業員意識調査
アンケート対象者：コニカミノルタジャパン株式会社 全従業員、全体有効回答数：2,645、アンケート実施期間：2020/12/21～2021/1/25

ニューノーマル時代の働き方にはオフィスは不要？

多くの企業でテレワークが浸透することにより、東京ビジネス地区（都心５区：千代田・中央・港・新宿・渋谷区）でオフィスの解約が増加し、平均空室率が１年間を通して上昇し続けていると三鬼商事株式会社が公表する「オフィスマーケットデータ」で発表されています。これは東京に限らず、大阪や名古屋、福岡などの都市においても同様に上昇傾向が見られます。

テレワークでの勤務を継続して行えていることや、業務生産性を維持しながら業務を進められるとなると、もうオフィスは不要なのでしょうか？そこで、コニカミノルタジャパンではオフィスに出社して働くことの利便性や価値について、改めて考えてみました。
すると、オフィスに出社する価値について、次のような結果が社員アンケートから分かりました。

社員同士、お客様とのコミュニケーションに関わる内容が上位を独占する結果となりました。テレワークでもメールや電話、WEB会議ツール、チャットなどを通じて、一定のコミュニケーションを図ることはできますが、社員同士やお客様との深い関係構築のため、また、目的や意識合わせができる場として、オフィスを必要としていることが分かりました。

また、社員それぞれで生活環境が異なり、テレワークのほうが集中できる人がいれば、自宅だとなかなか集中力が上がらないという人もいます。どの社員も集中力を高められたり、効率よく仕事ができる環境を提供することも、企業には求められていることだということが分かりました。

オフィスに出社して働くことの利便性や価値についてのその他のアンケートやテレワーク中の社員エンゲージメント（共感、信頼、やりがい）に関する調査結果については、こちらの資料をご覧ください。

コニカミノルタジャパンが考えるニューノーマル時代の働き方

これらの調査結果から分かったことは、テレワークとオフィス出社でのそれぞれの働き方に良い点があることです。どちらか一方の働き方にするのではなく、その日に実現したい業務目的に合わせて、両方を柔軟に使いこなすハイブリッドな働き方こそ、ニューノーマル時代の働き方に必要なのではないでしょうか。そして、テレワークとオフィスワークのハイブリッドの働き方の実現を考えると、オフィスにはオフィスで働くことでより価値を創出できる機能、空間、工夫を用意する必要があります。

そこで、コニカミノルタジャパンではニューノーマル時代の働き方を実現するために、多様な人との知恵、考え、価値観を掛け合わせて新たな価値を創出する「創造性」、集中力を高めて効率的に仕事をしたり実機検証などオフィスでしかできない価値創造を行うための「業務効率」、社員同士や社員と組織が関係を築き、共感を得たり、切磋琢磨して成長に導く「エンゲージメント」の３つの価値を高められるオフィスが必要だと考えました。こうした考えのもと、コニカミノルタジャパンはニューノーマル時代の働き方を実現するオフィスとして東京 浜松町オフィスの一部分を「つなぐオフィス」としてリニューアルしました。

テレワークによっていつでもどこでも働けるようになった今、オフィスは目的があるからこそ行く場所になりました。ニューノーマル時代のオフィスは自宅、コワーキングスペースやカフェなどの３rdプレイス、そしてWEB上のコミュニケーションなどのバーチャルでは実現できないつなぐオフィスは社員やお客様など様々な人がつながる場所、オフィスでしか叶わない機能とつながる場所として作られました。これらのオフィスの機能を叶えるために様々なエリアが用意されています。今回は中でも特徴的なエリアについてご紹介します。

１．集中力を高める「High Focus」

High Focus エリアでは、集中しやすい環境とは何かを考え、照明、配色、音を考えられた空間になっています。温かみのある照明と異なるアースカラーの家具、景色の良い席などを設置。またサウンドマスキングを導入し、周囲の会話や音に配慮した環境となっています。

２．議論を弾ませる「High Collaboration」

オフィスは社内のチームワーク強化の上で重要なスポットです。テレワークだけでは成しえない、クオリティーの高い成果を生みだすことができるよう、ミーティングの内容に合わせて空間や家具、ツールを自由に変えられるアジャイルな空間となっています。

３．創造性を高める「High Creativity」

アイデアはひとりでデスクに向かっている時よりも散歩をしたり、雑談をしたりしている時に生まれやすいということはありませんか？カフェのように誰かと会話しながら仕事ができる席やまるでキャンプをしているような座席、飛行機のファーストクラスのような座席など様々な座席を用意することで創造力を高めることができるようになっています。

つなぐオフィスにはこのほかにも様々なエリアや仕掛けが用意されています。詳しくは以下のWEBサイトや資料でご紹介していますので、ぜひご覧ください。

これからの働き方に合わせて進化し続けるオフィス

これまでの働き方を振り返り、目指すべき働き方を設定してオフィスをリニューアルしましたが、日々、私たち働く人を取り巻く環境は変化しています。つなぐオフィスは今後の状況予測が難しい中でも、これからの時代にふさわしい働き方やオフィスの機能はどのようなものなのか検証し、その結果をもとに進化をし続けるオフィスになっています。

例えば、先述の集中力を高める「High Focus」のエリアでは、温かみのある照明と異なるアースカラーの家具、周囲の会話や音に配慮したサウンドマスキングの導入により、集中力にどのような差がでるのかを検証しています。また、「High Collaboration」エリアでは、ミーティングの内容に合わせて空間や家具、ツールを自由に変えることができると紹介しましたが、１年ごとに家具を入れ替えられるサブスクリクションを採用することで、コラボレーション創出に適したミーティングのレイアウトや家具、ツールを検証し、その時に求められる最適なオフィスへと進化させ続けます。

各グリッド（区画）に異なる家具・ツールを配置。ミーティングの人数により利用するグリッド数を変更できるアジャイルなレイアウト

そのほか、コニカミノルタのネットワークカメラ「MOBOTIX」の画像解析技術により、オフィス内の混雑情報や空席情報などの利用状況を確認し、社員のコミュニケーションが活性化されやすい空間の要件を検証しています。また、自社開発中の「座席予約アプリ」で、座席の予約と利用後に座席の使い心地や、業務目的を達成できたかなどのアンケートを行います。アンケートで得た定性的な利用状況と「MOBOTIX」で可視化された定量的な利用状況を掛け合わせ、これからのオフィスに必要な環境の整備を進めていきます。

MOBOTIX オフィス内の混雑情報、空席情報の可視化（イメージ）

まとめ

まだまだニューノーマル時代の働き方の正解はどの企業も試行錯誤の状況です。コニカミノルタジャパンにおいてもこのオフィスのリニューアルをもってニューノーマル時代にふさわしい働き方、オフィスがどんなものなのかを知り、検証していきます。今後、この自社実践により得たノウハウのもと、お客様へより的確に新しい働き方の実現に向けた働く環境の提案を行ってまいります。これからの働き方についてお悩みの方はお気軽にコニカミノルタジャパンにご相談ください。一緒にお客様の企業に合った働き方を考えましょう。

「つなぐオフィス」ではオフィス見学ツアーを随時開催しています。ぜひ実際に空間を見て体験してみてください。

「IDEA SHOWROOM」では働き方改革の課題を解決するソリューションをご覧いただけます。オフィス環境の改革が気になるお客様向けのおすすめ見学コースもご用意していますのでお気軽にご覧ください。