高知市で地域に密着した印刷ビジネスを展開する有限会社近森謄写堂様。軽オフセット印刷からオンデマンド印刷に完全に切り替えていましたが、ジョブの運用管理についてはアナログな紙伝票を使用しており、その手間と労力、効率の悪さに課題を抱えていました。

この問題を解決したのが、コニカミノルタのジョブ管理・実績管理ソフトウェアのAccurioPro Dashboard JobManager でした。導入により、印刷工程全体の視える化が実現。作業伝票を手書きで作成する手間をはじめ、管理のヌケやモレ、ミスを削減。工程管理の効率化とともに、今後のビジネスの展望も大きく開けてきました。

高知県高知市、高知市役所のすぐ近くにある近森謄写堂様。市役所等官公庁などのさまざまな印刷物や高知市内の企業の印刷物を請負い、地元に根ざした印刷会社として、70年以上にわたり貢献しています。

これまで近森謄写堂様の印刷は、軽オフセット印刷とオンデマンド印刷の仕事が約半々でしたが、2023年、軽オフセット担当のオペレータの退職をきっかけに、オンデマンド印刷に完全に切り替えを決断。現在はコニカミノルタのモノクロ機 AccurioPress 6136 ２台と幅広い色域に対応したハイクロマトナー機 AccurioPress C83hcを導入し、活用いただいています。

「我が社は軽オフセット印刷をやめて、完全にオンデマンド印刷に移行しました。でもジョブ管理の業務は依然としてアナログだったのですね」とおっしゃるのは社長の近森純一郎様。案件が発生するごとに、紙伝票を１枚１枚作成していました。「外回りが終わって帰社してからその伝票を書くのが大変で、すごくストレスでした」。その作業に１～２時間が必要で、毎日サービス残業が続いていたとのこと。

紙伝票ではリアルタイムで印刷の状況がわからず、進捗状況の問い合わせのたび、現場に確認する必要が生じます。さらに、「リピート注文の場合は以前のオーダーをチェックしなければならず、それを探し出すのが大変でした」。過去の伝票の山から、目当ての伝票を探し出す作業は一苦労。「紙伝票だけに頼る業務からの脱出、受注管理のデジタル化は、喫緊の課題だと常々考えていました」と近森社長。

そんな折、知り合いの印刷会社がデジタルでジョブ管理を行っていると聞き、その様子を見学させてもらいました。ジョブ工程をすべてデータで管理していて、変更や検索が容易に行えワンタッチ 、「これは理想的だと感じましたが、大掛かりなシステムを導入しなくてはいけないのがネックでした」。その後、コニカミノルタの展示会で東京のショールーム（浜松町）を訪れることに。そこで見たのが、AccurioPro Dashboard JobManager（以降JobManager）のデモでした。

「我が社が求めていたのはまさにこれだ！」と衝撃を受けました。画面は見やすく、いつでもどこでも誰もが印刷の進捗状況が見られる。専用のシステムを組む必要もない。これなら、アナログの紙伝票を卒業し、すべての工程をデジタルで管理できる。モニター試用したのち、導入を決定。「DXの推進に力を入れている高知県のデジタル補助金を利用して購入しました」（近森社長）。

JobManagerは、印刷工程全体の進捗をリアルタイムで視える化し、効率的な生産計画の作成や修正を可能にするWebアプリケーションです。進捗状況を入力すると管理者がリアルタイムで確認し、業務の指示や変更等もリアルタイムに更新できます。管理者と印刷現場、双方向で、確認に要する時間や作業のミスを削減し、作業効率を向上させることができました。

近森謄写堂様は、JobManagerをご導入頂いた最初のお客様。「当初モニター使用時はコニカミノルタさんのPoCも兼ねていた開発段階だったので、いろいろと意見を採り入れてもらえました」（近森社長）。その一つが、指示書をプリントアウトできること。「我々は、作業指示書が工程とともに各部署に回っていくので、登録したジョブ内容を紙に出力できるようにしてもらいました」。

一方で、導入に至るまでには、さまざまなハードルもありました。「直接売上につながらないものを入れてどうするの？」という声や「ああ、社長がまた何かやりだした」という社員の冷めた目。社長は、そんな意見を払拭し、社内のコンセンサスを取るためにこれまで使っていた紙伝票とJobManagerの指示書との併用を試される事に。「いきなり切り替えるのではなく併用することで少しずつ慣れてもらおうと考え、数カ月間続けました。導入時、私の負担は増えましたが、この過程を経る事で社員の抵抗感をなくせたと思います」。

また、同業者のジョブ管理システムの見学には、自社の社員を伴って出かけました。「一緒に見学することでデジタル管理のメリットと便利さが、自分ごととしてわかってもらえたのではないかと思います」（近森社長）

導入後、工程の視える化によって作業効率もアップ。作業の進捗状況が時系列でわかるようになりました。「作業の状態が一覧で見られるようになりました。自分の知りたい情報にすぐに行き着けるのが便利ですね」とは、オンデマンド機担当の山本 啓介様。「伝票がまわるまでのタイムラグがないのもいいですね。最新の注文がすぐにわかるので、紙の仕入れの準備が早めにできます」とのこと。それぞれの社員が自分の判断で、仕事を進められるようになってきました。

これまでは作業伝票の内容が途中途中で変わることもあり、最終的な納品情報と合わなくなることもありました。「JobManagerなら都度更新できるので、クラウド上のデータが常に最新で正解。どのデータが正しいのだろうと悩むことがなくなりました」。とは、社長同様に指示書の管理をする社長の奥様である近森 富光様。これまでの紙伝票のようなヌケやモレ、ミスがすっかりなくなりました。「お得意様はリピート発注が多いのですが、その注文内容がすぐわかるのも大きいですね。検索するだけですから」（富光様）。データの整合性が取りやすく、業務のスピードが大幅に上がりました。

「私自身の負担が減らせたのもありがたいです」とは近森社長。営業に出かけ、客先周りをし、なおかつ伝票をつくり、進捗管理をしていた社長。今では、外出先からモバイル端末で進捗状況が確認できるため、管理の手間が大幅に減少。社内の担当者と情報共有ができ、「私がいなくても、仕事が回るようになってきました」（近森社長）。業務の属人化解消にも一役買っています。

JobManagerは、見る人によって表示項目をカスタマイズすることができます。「それぞれの業務担当者によって、必要な情報を素早く見られる。例えば私なら、校正日や納品日を優先的に表示することができます」（山本様）。この柔軟性も、業務効率化、スピードアップの大きな力となります。

「JobManagerを導入してまだ8カ月、すでに効果が出始めていますが、入力を続けることで将来のデータベースになると考えています」（近森社長）。今後データをどんどん蓄積し、2年後を目途にさらに活用を本格化したい。「データが溜まれば、どんな仕事をしたかが一発でわかります。このデータが会社の大きな財産になると考えています」（近森社長）。

「定着するまでは今のままJobManagerの運用を続けていきますが、将来的には経理的な要素の項目を増やしていければ、と考えています」（富光様）。現状の使い方をさらに進化させ、単品損益、原価管理などのファクターを追加することを視野に入れているとのこと。

「でも、とりあえず今は欲張らずに最初は慣れることが大切ですね。いきなり複雑化して、使いにくくならないようにしたいと思います」。将来を見据えながら、JobManagerをベースに少しずつDXを進めていきたいと展望を語られます。

社会の急速な変化やデジタル化によって、印刷をとりまく環境も大きく変わりつつあります。近森社長は、JobManager活用はその変化を真剣に考える一つの機会だと捉えています。「まず、JobManagerで集めた注文データは、分析し、今後のビジネスに活かすことができます。また、JobManagerで効率化し浮いた時間をしっかり使って、将来の経営戦略を立てることも重要だと思います」。

今回は、JobManager導入を契機に、印刷ビジネス全体のDXと変革を考える近森謄写堂様にお話を伺いました。

地元高知に根ざし、創業から7 0 年以上の信頼と実績を誇る印刷会社。オンデマンド印刷機を駆使し、データから印刷・製本まで一貫した生産ラインで対応する。小ロットの受注、多品種、短期間の納期などにも細かく応じる。モノクロ印刷をベースに色域の広いカラー印刷にも対応、学校や病院関連、各種論文や広報誌などを扱う。

※掲載されている情報は取材時のものであり、閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。（取材時：2024年9月）