要注意！RPA導入目的に時間削減を掲げる罠とは？導入成功に向けた正しい目的設定
2021.08.05
「RPAを導入予定だけどとりあえず目的は時間削減にしよう」
もしそう考えていたらちょっと待ってください！
近年RPAのプロジェクト失敗率が高くなっており、その原因の一つは目的設定にあります。
この記事では正しいRPA導入の目的設定についてご説明します。
RPAは導入目的の設定ミスで失敗が多発している
RPA導入プロジェクトの過半数が失敗となる現実
RPAの市場規模ですが右肩上がりを続けており、今後も増え続けることが予測されています。
背景として、多くの企業で生産性向上やDXを推進しており、早期に効果を刈り取れるRPAが脚光を浴びています。
ある調査では導入企業は５割にも及ぶと言われており、これからも増え続けることから、RPAを導入するのかしないのか、という議論ではなく、RPAをいかに上手く導入するのかがポイントになっているとも言えます。
一方で、RPAの導入失敗率は年々高まっています。ある調査では過半数が期待値を超えることができなかったと言う衝撃的な結果がでています。
RPA導入プロジェクト最大の失敗理由は「展開」にある
ではなぜ失敗してしまったのか、その理由を見てみたいと思います。期待通りに活用できないと感じる理由が以下になります。
まず最も大きな理由としては他部署や業務への展開ができていないといった回答が最も多く42.6%に及びます。
「RPA開発が進んでいない」や「想定した業務削減に繋がっていない」といった中にも、他部署と連携できてないがために開発が進まないケースが含まれることも考えられるため、実際には失敗理由の半分以上は展開部分にあると言って過言ではなさそうです。
RPAは他のITツールと比べて特性と展開方法が異なる
そもそもなぜこのような結果になるのでしょうか？
他のITツールではこうはなりません。RPAが他のITツールと比べてどのような特性があるのか見ていきたいと思います。
通常ITツールは対象業務が明確になっています。一方でRPAは多くのシステムと連携して使うツールになっているため対応できる業務も多様です。それに伴いRPAでは目的も多様になる傾向があります。
そして最も特徴的なのが、関わる人になります。通常、ITシステムであればIT部門の方が導入して完結するケースが多いと思います。一方、RPAでは現場のユーザーが開発や業務棚卸しをする必要が出てくるため、IT部門だけで完結するケースはほとんどありません。
また効果を発揮するタイミングも異なります。通常のツールでは導入した時点で効果を発揮しますが、RPAはロボットを作って対象とする業務を増やすことで効果を発揮していきます。そのため導入までよりも、導入後いかに運用を回すかが重要といえます。
いかがでしょうか？
改めて見ると根本的に特性が違うツールであることがわかります。その中でも特に重要なポイントとしては、ユーザー部門への展開にあります。
他部署や業務への展開ができていないことが失敗の最大の理由として挙げられていましたが、ここをいかに上手く対応するかでRPAの導入が成功か失敗に分かれると言っても過言ではありません。
RPAの導入目的に時間削減を掲げる罠とは？
時間削減自体は必須。でも目的はそこ以外に持っておくべき
少し補足させていただきたいのですが、時間削減そのものは悪いことではありません。
むしろ時間削減は必須で、特に経営層に費用対効果を提示する事は重要なポイントとなってきます。
ただ、改めて費用対「効果」と言う言葉を見たときに、その効果とは何でしょうか？
ここに肝があります。ここで時間削減以外の目的を持てるかといったところが重要になってきます。
時間削減が目的でユーザー部門を巻き込むことはできない
目的をユーザーに伝えた時、ユーザー側がどのような心境になるかが重要です。
時間削減が目的になると「自分の仕事がなくなってしまうのではないか」や「今のままで良いんだけど」と言うような不安な気持ちが出てきてしまいます。
するとその後様々なコミュニケーションをとる場面で質が低下し、ユーザー部門としてはモチベーションが上がりにくく、言われたからやるような空気になってしまうことがあります。
そうすると本業優先するなどよくある理由によってなかなか進まないといった結果になることが往々にしてあります。
ポイントとしては能動性が薄れ、「協力する」といったマインドが強くなってしまいます。
次は目的を少し変えて従業員の満足度を向上すると言う目的に設定してみます。
時間を減らすにしても、ユーザーが不満を持っている残業時間を減らしたり、負担が大きいと感じている業務を減らすといったような点に主眼が置かれてくるかと思います。
この場合、目的を聞いたユーザーは自分や自分の部下のためになるものだと自分事に捉え、前向きになりやすいです。
するとコミュニケーションの質も向上し、まずはやってみようといったようにモチベーションが上がり、いくつかロボットができるというような流れになります。
時間の削減を目的にした時との違いは、主体性が生まれると言う点につきます。
少し単純化しておりますが実際に現場で目的の違いによってこのような差が生まれるっていうのは本当によくあることです。
時間削減ができても「費用削減」に至らない可能性もある
もう1点、時間削減を目的にする罠について紹介したいと思います。
よく時間が減ると言う事は人件費が減ると考える方がいらっしゃいますが、それは茨の道です。
同じ作業だけをひたすらやっている人っていうのは中々いませんよね。
そのため作業時間が減ったからといって直接的に人が不要になると言うわけではありません。
実際は多くの人の一部の作業が自動化されて時間が削減できると言うことになります。
また1人分の時間が空いたから1人リストラできるかどうかと言ったところはかなり難しい問題です。
日本は法律で簡単にはリストラできない事もありますし、このあたりは上位層の判断が必要になるナイーブな部分です。
そのため人件費削減は容易ではなく、覚悟を伴うため費用削減に至らない可能性が高いと言えますので、費用削減といったキーワードも気をつけたほうが良いポイントです。
【まとめ】RPAの導入目的は時間削減より、ユーザー部門が前向きに取り組めるものにしよう
ここまでの流れを簡単におさらいします。
- RPA導入プロジェクトの過半数が失敗となっている
- 他のITツールと比べ、ユーザー部門に展開する必要があるため進め方が重要
- 数値削減を目的にするとユーザー部門に展開しにくいため失敗につながる
ここから導かれる重要なポイントですが、「ユーザー部門が前向きに取り組める目的」がRPAをすすめる上でとても重要な観点になります。
ユーザー部門が前向きに取り組めるRPAの導入目的とは
先ほど数値削減と比較で出した従業員満足度向上といった目的を始め、以下を一例として様々な目的が考えられます。
いかがでしょうか？
業務を自動化すると言われたときに、その目的が漠然と時間を減らすだけと言われるよりも、ここに書いてるような目的を言われたほうが、受け取り手としてはより自分事として捉えられるのではないでしょうか。
また企業によって適した目的は異なってきます。
企業が抱えている課題に即した形で目的を設定することで、よりユーザー部門が納得できるようになります。
導入目的を適切に設定することでRPA導入の失敗を回避できる
RPA導入目的のイメージはつきましたか？
冒頭、効果を感じられない企業が過半数を超えていることをご紹介しましたが、これはあまり気にせず大丈夫です。
多くの企業では目的をきちんと設定せず活動をしており、何が効果なのか迷子になってしまっているのです。
そのため、今回ご紹介したような目的を持って活動していくことで成功可能性は大幅に高まります。
このような目的やKPIの設定で悩んだら、ぜひコニカミノルタにご相談ください。
コニカミノルタではRPAのライセンス販売以外にも導入支援や導入後のサポートも実施しております。
特に目的・KPI設定や、現場をいかに巻き込むかといった推進に関するメニューもご提供させていただいております。
以下のフォームからお問い合わせいただけますと、今回ご紹介させていただいた内容以外のご質問にも回答させていただきます。
もちろん費用は一切かかりませんので、情報収集のためだけにもお気軽にお問い合わせください。