テレワーク実現のための重要な要素の一つが書類の電子化です。書類の電子化が完全に実施されていない企業では、FAXの送受信や請求書の発行、社内文書の稟議のためにオフィスに出社するといった対応が必要となるためです。ただし、書類電子化のためには基本的なルールを把握する必要があります。また、書類電子化の際にはそのメリット・注意点をしっかり把握しておくことも必要でしょう。
ここでは、書類電子化で押さえておきたい基本的なルールやメリット・注意点、導入手順について解説します。

INDEX

請求書などの書類電子化のために押さえておきたい法律

書類電子化のための前提条件として、電子帳簿保存法とe-文書法の２つの法律を把握しておくことが重要です。これらの法律は、請求書をはじめ、様々なビジネス文書を電子保存するための根拠となる法律です。早速、それぞれの概要をチェックしていきましょう。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の電子データでの保存を認めた1998年施行の法律です。2005年に内容が改訂され、帳簿と決算関係書類以外の紙の国税関係書類をスキャナで読み込み、電子データ化して保存することが認められることになりました。直近では、2020年にも改正が行われ、発行側のタイムスタンプがあれば、受領側のタイムスタンプは不要になったこと、データ改変ができないシステムの利用が認められるようになったこと、の２点の緩和がなされました。

e-文書法

e-文書法は、2005年に施行された書類の電子保存に関連する２つの法律の総称です。
e-文書法の施行により、ビジネス取引関連の書類を電子データとして保存ができるようになりました。電子帳簿保存法では対象が税務関連書類に限定されていますが、e-文書法では対象とする範囲が広く、従来紙媒体での保存が義務付けられていた書類全般を電子化して保存することを認めています。
e-文書法に則ってデータを保存するためには、「見読性」「機密性」「完全性」「検索性」の４つの要件を満たさなくてはならず、そのために電子的なタイムスタンプの押印が必要です。

書類電子化のメリットと注意点

書類を電子化して保存することは、紙媒体での保存とは異なるメリットや注意点があります。それぞれ、具体的にチェックしてみましょう。

メリット

考えられるメリットは次の４つです。

■保管コスト削減

紙媒体での書類の保管スペースにかかる費用を軽減できます。

■業務効率化

必要な書類を探すときの検索性が向上し、ファイリングをする際の手間も軽減するため、業務効率の向上が期待できます。

■紛失・劣化しにくい

紙媒体の資料の場合には、湿度や外部からの衝撃、災害などにより紛失や劣化が生じるケースがありますが、電子化をすることで消失、紛失、劣化を避けることができます。

■テレワーク時のFAX出社・ハンコ出社対策になる

書類の押印のような業務を、場所にかかわらず行うことが可能となります。その結果、在宅勤務やテレワークの制度が導入しやすくなります。

注意点

一方、注意点として押さえておきたいのは次の３つです。

■業務の手順と関連法令の理解が必要

基本となる法律やルールを押さえておかなければ、社員の不適切な行動によって違法行為になってしまったり、著しく効率がダウンしてしまったりすることがあります。

■ファイル名の付け方など社内で一定のルールが必要

社内ルールを設けておかないと書類の検索が難しくなることが多く、電子化しても業務効率化が図れないことがあります。

■バックアップが必要

データの誤削除や、機器やネットワークのトラブルによるデータ損失などのリスクがあるため、バックアップ体制を整えておくことは不可欠です。

電子化データの手順

電子化データに対して、未だ抵抗を感じる方も多くいらっしゃるかもしれません。そこで、保存方法と手順を具体的に解説しておきましょう。

電子データ保存の手順

電子データ保存は、次の３つの手順で行います。

■電子化の準備

電子化する書類の決定、データの保管・運用方針の決定など、社内ルールの大枠を決定します。

■電子帳簿保存法・e-文書法に準拠した保存ルールの策定

電子データ保存に関連する法律に沿って、書類の保存ルールを定める必要があります。

■必要なサービスの導入

電子署名サービス・タイムスタンプサービス・ストレージサービスや、電子化の外部委託などの必要なサービスの契約をすることで、電子データ保存のために必要なポイントを押さえます。

環境への対応

業界を問わず、書類の電子化のようなデジタル化の波は事業者側だけではなく消費者や取引先にも押し寄せています。
したがって、自社がデジタル化に対応することで、顧客が使用しているプラットフォームに適応したり、顧客にとって利便性の高い方法での書類のやりとりが可能になったりなど、より良いサービスの提供につながるでしょう。

データの有効活用

顧客データのようなビッグデータを有効活用したり、業務フローの最適解を導き出したりすることで、最大限にデータを活用することができます。デジタルのデータはそのまま活用できるため、業務効率化の面でも理想的です。

このように書類電子化にはメリットもある一方で注意しなければならない点が多く存在します。コニカミノルタジャパンではガバナンスを強化しながら生産性向上や情報共有を実現する書類電子化のサポートを行っています。詳しくは以下のページをご覧ください。

書類電子化の事例紹介

それでは、コミカミノルタジャパンの書類電子化の事例を２つご紹介します。

■「Dispatcher Phoenix」

コニカミノルタジャパンでは「Dispatcher Phoenix」を導入することで、保管文書ゼロ化を目指しています。「Dispatcher Phoenix」とは、書類を電子化して自動仕分けするためのツールです。
ファイルの収集から電子化、配信まで、文書をスキャンするだけで電子化の手続きが自動化される仕組みになっており、運用ルールを一本化すること、Boxと連携することで、書類の電子化の業務が安全・スムーズになるというメリットが得られます。
コニカミノルタジャパンでは将来的に「Dispatcher Phoenix」の適用範囲を広げることで、業務をさらに効率化する見通しを立てています。

■「e請求Web」

コニカミノルタジャパンでは、自社の書類の電子化技術「e請求Web」をドキュメントソリューションとして提供しています。
「e請求Web」は、弊社がクライアント様に代わり、電子化した請求書を作成しサーバーにアップ、クライアント様取引先に請求書データが閲覧・ダウンロードできる旨をeメールにて通知するサービスです。２日以内に請求書を作成できることや、デジタル化により請求書データの検索性が向上することなどから、業務効率の向上につながるサービスです。

書類の電子化により業務効率化を！

ビジネスでは、様々な書類の管理や保存が求められています。書類を電子化することにより、検索性の向上や保管業務の簡略化などの業務効率化が実現します。ただし、書類を電子化する際には、社内のルールや電子化する書類、ツールなどを決定する必要があります。また、例えば請求書のような書類については、電子帳簿保存法に準拠する必要があります。不安がある場合には、外部の専門サービスを活用すると良いでしょう。
テレワークによる業務効率化のためにも書類の電子化は重要な要素ですので、ぜひ検討してみてください。

文書管理の見直しは自社の課題を把握した上で行うことが大切です。自社の課題がどこにあるのか把握が難しいなど文書管理におけるお悩みはぜひ、コニカミノルタジャパンへご相談ください。
書類電子化の取り組み事例を「いいじかん設計 動画カタログ」でご紹介中です。こちらもあわせてご覧ください。

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