中小企業が抱える働き方改革の課題

今回は、デジタルワークプレイス事業企画統括部 ITサービス企画部 副部長 鈴木 智雄さん、藤村 瑛理香さん、DWPアライアンス部 豊田 隆司さんにお話をお聞きします。

写真左から、鈴木 智雄さん、藤村 瑛理香さん、豊田 隆司さん

――鈴木さんはいいじかん設計のコラムに２回目の登場ですね！

鈴木さん「はい。ありがとうございます。前回は、コニカミノルタジャパンでサクセスパックをスタートさせた時のお話でしたね。今回は、あの時にお伝えした内容の続編とでもいうべきテーマになります。」

藤村さん「この半年、コニカミノルタジャパン社内でサクセスパックとして利用できる成功事例を収集してきたのですが、それら事例の多くは中小企業の働き方改革に関するものでした。」

――中小企業をはじめとした多くの企業で、働き方改革をどう進めるかについて、注目が集まっていますよね。実際に、2019年と2020年を比較すると働き方改革に取り組む企業は増加したという調査結果※１もあります。働き方改革といっても色々なテーマがありますが、直近ではやはりテレワークでしょうか。

豊田さん「はい。特に都市部の企業ではこの１年半、コロナ禍でのオフィスワークをどうすべきか、というのがメインテーマだったと思います。コロナ対応の緊急テレワークを働き方改革と呼んで良いのかどうか微妙ですが、まずは今やっている仕事を自宅からリモートでできる企業とそうでない企業とが明確に分かれたようです。しかもその“できる企業”というのが限られており、都心でもゴールデンウイークの谷間に行った電車の減便で駅に人が溢れ、翌日は急遽減便を取りやめるという混乱がありました。」

鈴木さん「また、統計上ではテレワークを実現できたことになっている企業でも、まだまだ職場に居ないと仕事にならないのに、実施“率”向上のために、ただの自宅待機でテレワークをしたことにするなど、本来のテレワークの趣旨と全く異なるような話も耳にしました。」

――場所の制限を受けずに業務を遂行するのがテレワークのはずなのに、テレワークのおかげで仕事ができないとは、緊急対応とはいえ本末転倒な話ですね。

豊田さん「それと先ほど少し言いかけましたが、テレワーク＝働き方改革ではありませんし、もちろん、残業禁止や休暇の強制取得が働き方改革でもありません。職場以外で働くことや勤務時間の縮小は、働き方改革に成功した企業が実施できることの一例であって、それ自体は働き方改革の実現手段には全くならないです。」

――確かにそうですね。働き方改革の実現手段といえば、デジタル化も一つのポイントですが、多くの企業がデジタル化の必要性を感じているものの、いまだアナログな文化や価値観が根強く残っていたり、明確な目的・目標が定まっていなかったりで、改革は停滞しているようです。働き方改革への課題がみえていないことが課題であると感じている企業が多いようです※１が、いかがでしょうか。

鈴木さん「そうですね。そもそも企業の働き方においては改革自体も手段であり、目的ではありません。理想の働き方になるために改革が必要、という順序ですよね。」

――では、その理想の働き方とはどうあるべきなのでしょうか。

鈴木さん「それは一口では語れないテーマです。本来、働き方というのは業種や業務によって様々で、法律や教科書には書かれていないので、目指すべきお手本がきちっと定まっているわけではありません。さらに、企業内に根付いている働き方とは、過去から現在までの社員が皆それぞれに脈々と問題対応や改善を重ね、時に自己流で業務の遂行方法を編み出し、定着していった文化なので、同じ業種で業績優秀なライバル企業が目指すべき理想像という訳でもないのです。文化の異なる企業での働き方は参考にはなりますが、安直に手法だけを真似ると、まず間違いなく悪い方向に出ます。」

――なるほど。働き方に確固たる正解が無く、それぞれの企業の歴史や文化の中では現状が正解の姿だから、それとは別のものを理想像として置くこと自体、かなり困難を極めそうですね。

豊田さん「ベテランのジレンマというのもあるようです。業務を設計するためにはその内容や前後関係を熟知している必要がありますが、生き字引のようなベテラン職員ほど、「今のやり方をどう能率よくうまくやるか？」というスキルと知見に富んだ人であり、全く別の「本来どうやるのが一番良いのか？」という視点で、先入観やしがらみを忘れて見直すことは難しいのではないかと思います。ITを導入・運用できる社員が居ないとか、今のやり方を変えた時のリスクが怖いというのももちろんあるでしょうが、そもそもどう変わったら良いのか、自職場の変革後の理想像が具体的にイメージできていない。これが、働き方改革が進まない大きな要因ではないかと思います。」

※1 出典：株式会社野村総合研究所「令和２年度中小企業のデジタル化に関する調査に係る委託事業報告書」

なぜ働き方改革に取り組むのか？働く「じかん」を見つめなおす

――そのような背景を踏まえ、コニカミノルタジャパンとしては、中小企業が今から取り組むことができる働き方改革のアプローチを提唱しているとのことですが、具体的にどのようなものなのでしょうか。

鈴木さん「抽象的で回りくどく思われるかも知れませんが、まずはコンセプトの話をさせてください。様々な働き方が実在する中でも、ITを導入した時の普遍の成果として、我々は働く人の時間の使い方を良いものに変えられると考えています。「いいじかん設計」というコンセプトでは、人がやることによる付加価値が生まれない業務、単純作業に従事している時間「作業じかん」を可能な限り縮小し、創意工夫や試行錯誤によって、これまでにない新しい付加価値、成果物、ひいては事業そのものを生み出していくための「創造じかん」を増やすことを提唱しています。さらには「創造じかん」で人が創造的になるために、プライベートな「自分じかん」を増やし、そこでの経験を通じて発想力、気力、体力を養うことも必要と考えています。これは多くの業種や業務に通用する、共通のコンセプトと考えています。ITを導入することが、経営者にも実務担当者にも良い結果をもたらさすものでなければ、その会社の新しい働き方の手法として根付きません。従業員の時間の使い方が良くなることは、経営者にとっては、企業の時間生産性の向上にも繋がりますから、双方にとってメリットのあるものなのです。」

――なるほど。時間が有限で、大切に使いたいというのは人間共通のテーマですね。「いいじかん設計」という言葉に込めた意味をあらためて考えてみると、とても奥が深いですね。

豊田さん「それから、時間生産性というキーワードが出たのですが、これは単に従業員の労働時間を短縮するような省力化、コストダウンが目的ではありません。いま、デジタルの世界からプラットフォームビジネスを仕掛けてくる新興企業は、今までの商品の売り方、販路などを無視して、既存企業の主戦場とは全く違うところを起点にして既存市場を総ざらいにしていくという戦いを仕掛けてきます。」

――最近よく耳にするようになったデジタル・ディスラプションのことでしょうか。

豊田さん「そうですね。これまでのものづくりの世界では製造業、物流業、卸売業、小売業が密接に連携し、生産者と消費者とを仲介する形で経済が成り立っており、この前提のもとでは、効率の良い生産と仕入、在庫管理や店舗のオペレーションがコストダウンや生産性向上の鍵でした。しかしプラットフォーマーは、膨大な数の供給者と消費者とを個別に１対１で結び付けて新たな体験を生み出します。この10年の間に多くのレンタルビデオ・DVD店が軒並み閉店に追い込まれたのは、それらの店舗での宣伝やコストダウンが足りなかったわけではなく、ネット上でコンテンツを配信するサービスに需要を根こそぎ持っていかれたためです。」※２

――確かに。競合が何なのか、いつ誰と戦っているのかが見えないまま負かされるというのは、企業にとっては大きな脅威ですね。

豊田さん「自社の周辺でそのような戦いがいつ起こるか分からない中、既存のやり方の延長戦上では、その能率をどんなに上げたとしても成功に繋がらない可能性があります。どう戦えば良いのか分からない脅威のように見えますが、ただ一つ確実に言えるのは、自社が挑戦者との勝負に敗れる時は間違いなく、お客様が自社の商品やサービスに相対的に魅力を感じなくなり、別のものに乗り換えたということ。そうならないためには、今からお客様本位の視点で、自社が生み出すべき価値を見直す必要があると思います。」

鈴木さん「生み出すべき価値に大きな進化の必要があるからこそ、それを生み出す理想の働き方も今とは違うものになるはずで、そのためにITのスピード感を味方にした改革が必要になる。…なのですが、偉そうなことは言えません。これは我々コニカミノルタジャパンにとっても難易度の高い、現在進行形の取り組みテーマです。」

――いわゆるDXですね。この記事をご覧の多くの企業の皆様もおそらく、DXに興味があると思います。

鈴木さん「DXが単なるデジタルの導入や改善活動にとどまらず、商品・サービスと社内プロセス両方の変革を主題にしている理由はそこです。ただ、こんな難しい話は抜きにしても、「いいじかん設計」というのは、「作業じかん」の縮小だけでなく、必ず「創造じかん」「自分じかん」を増やすことがセットの考え方になっているという点には納得いただけたと思います。会社内で従業員の有給消化日数やノー残業デーを設定する前に、「作業じかん」を減らすための仕掛けをどれだけ作れるか？また、それによって「創造じかん」はどれだけ増やせたか？という事について、目標設定をする必要があるでしょう。例えばオフィスや現場に行ってやる作業は創意工夫を伴う創造的な業務であっても、往復２時間も掛かるような移動であれば、その移動時間はほぼ作業じかんに等しいものになりますから、いいじかん設計における削減対象時間です。その中で、自ずと「テレワーク」という手段が有力候補になると考えます。」

――なるほど。テレワーク導入が目的ではなく、いいじかん設計の実現手段の一つとして考えれば、どうあるべきかが具体的に見えてきますね。

※2 出展：総務省「令和2年情報通信白書」第1部 特集 デジタルで支える暮らしと経済 第2節企業活動におけるデジタル・トランスフォーメーションの現状と課題

動画で働き方改革の現実的な理想像を紹介「いいじかん設計動画カタログ」

鈴木さん「さて、抽象的な前置きが若干長くなってしまいましたが、多くの企業での理想の働き方とその改革への切り口を模索していただくために、本日はもっと具体的なご提案をお持ちしています。」

藤村さん「今回私たちは、コニカミノルタが提唱する理想の働き方を、あるシナリオ体験を通じてご紹介する「いいじかん設計 動画カタログ」を作成しました。どんなものかが１分で分かるショート動画も作っていますので、まずはこちらをご覧ください！」

――これは新しい試みですね。このようなテーマで働き方改革の紹介動画を作った経緯について、教えてください。

鈴木さん「いいじかん設計のホームページ「コニカミノルタジャパン 働き方改革の歩み」でご紹介している通り、コニカミノルタジャパンでは2013年から働き方改革の自社実践を開始しています。この中で、新しい働き方実現のための仕組みを大小様々取り入れ、それらの良さや残課題などをリアルに体験してきています。もちろん、自社実践にとどまらず、私達のお客様に導入した経験もたくさんあります。それらを経て、色々な取り組み事例と成功体験が見えてきているのですが、いまいち「働き方改革」としての全体像や位置づけを表現しきれていませんでした。おそらく外部からホームページを見ると「いいじかん設計のコンセプトは分ったけど、全体として何がどうなるサービスなの？」というところを具体的な姿でお伝えできていない部分が残っており、歯がゆさを感じていました。ミニチュアでも良いから、一旦、コニカミノルタジャパンが考える働き方改革「いいじかん設計」のスタートから現在地までをストーリーにしてお伝えできればと思い、この動画カタログの作成に至りました。」

――動画カタログは３部構成になっていて、段階的に働き方改革の取り組みを紹介しているそうですね。テーマはフリーアドレス、テレワーク、クリエイティブとのことですが、この３段階に分けた理由について教えてください。

豊田さん「先ほどの「働き方改革の歩み」の中にもある通り、コニカミノルタジャパンでの働き方改革はまずフリーアドレスの新オフィスへの移転からスタートし、紙文書ストックの削減をしながら徐々にテレワークが実施可能なIT環境と働き方を整えてきました。そして今では社員の創造性を活かしDXを実現するという目標を掲げ、日々推進している途中にいます。この３つのステップは、実は自社の働き方改革の歩みとかなり合致しているのです。それらは切れ目のない一連の出来事なのですが、一つのシナリオの中で表現しようとすると複雑で長くなるので、分かりやすい３つの主題に区切って表現しています。」

藤村さん「これらを作るにあたり、よくある未来の働き方を空想したイメージムービーと受け取られないように工夫しました。動画の中に登場する働き方やその実現手段は、今すぐお客様にご提案可能なものばかりです。シナリオの中で架空の企業が設定している課題や取り組みにも無理がないよう、いわば “現実的な理想像”を作ることにこだわりました。」

――現実的な理想像って、なんだか斬新な響きですね。それでも、理想像を見せることは、先ほどの話の通り、企業内に根付いた働き方に潜む課題発掘に繋げたいという狙いがあるのでしょうか？

鈴木さん「はい。お客様企業での働き方課題の特定は、他の働き方と比較をすることが最も効果的だと考えています。サクセスパックというのは特定の課題認識を持たれたお客様に解決策をご提案するのには優れていますが、そもそもそれが課題だと認識できていないお客様にはピンときません。多くのお客様の場合、今のままではまずそうだけれど、何をどう解決したら良いのかがはっきり定まらず漠然とした課題感と焦りを覚え、オンラインやオフラインでヒントになる手法や事例を模索しているのではないでしょうか。課題というのは、特定の理想像と現状とのギャップを認識し、現状から理想像に向かおうとした時に見えるものと考えています。」

豊田さん「今回の動画カタログのシナリオ編は、メーカー企業の商品カタログと見比べると、全然カタログっぽくありません。一つも商品を提案されることなく、見終わってしまいます。見ている人は拍子抜けするかも知れませんが（笑）。なので、どんな商品を売り込まれるのかと身構えず、まずはこのシナリオに登場する人のふるまいやオフィス内の設備、ITインフラの使い方などをじっくり見てください。その中で、やってみたいと思う働き方やそれをやろうとした時の課題を発見していただければと思います。」

――動画カタログを通じて、自社の理想像イメージや課題が明確になった後はどのようにすればいいでしょうか。

藤村さん「これらのシナリオ動画と対になっている実現商品動画があります。その理想像を実現するための幾つかの課題と解決アプローチを設定し、そのアプローチに即したコニカミノルタの各種商品をご紹介するという手法です。また、Step１～３に加え、それらの実現手段を種明かししている解説ページも設けました。動画をご覧いただいた後にこのページをあわせて見ていただければ、あらためて自社の解決すべき課題や解決アプローチを設定しやすくなると思います。それらの商品カタログ動画を確認の上、お近くのフォームよりお問い合わせいただければお客様ご自身、解決すべき課題と実現手段とがセットになった状態で、より確度の高いソリューションの導入検討に臨めると思います。」

動画の出演者は全員コニカミノルタジャパン社員！撮影ウラ話

――今回の動画の撮影舞台は東京都内にあるコニカミノルタ製品、主に複合機のメンテナンスを担当するサービスエンジニアの拠点「e-base」です。なぜ e-baseを撮影舞台としたのでしょうか。

鈴木さん「コニカミノルタの本社オフィス見学ツアーはセミナーと並んで多くのお客様に好評をいただいていますが、私達のお客様には少人数規模の企業・団体が多く、オフィスの広さや社員の人数規模が我々のものとは全然違うので、お客様ご自身で取り入れるべきITや働き方のイメージを作りにくいのではないかと思います。e-baseは20～30名規模のサービス拠点なので、ここを撮影舞台とすることで、中小企業のお客様に自社と比較して見ていただきやすいものになると思いました。」

――しかも、この動画の出演者はすべてコニカミノルタジャパンの社員だそうですね！

豊田さん「シナリオに登場する企業は架空のものですが、そこで演じている働き方についてはほぼ自社での姿なので、それらを普段実践している社員が出演する方がリアルに伝わると思い、自社社員に声を掛け、出演して貰いました。プロの役者ではないので色々演出に甘いところはあるかも知れませんが、それでも全体として十分良い仕上りになっていると思います。普段業務で接しているメンバーや上司に、こんなに演技のセンスがあるなんて意外な発見でした。普段見られない困惑の表情、怒りの表情など。中でも Step２の社長役になり切っていた小川さんは迫真の演技で、撮影現場にも緊張感が走りました。ドラマの撮影秘話で聞くような（笑）。」

出演者全員に緊張感が走った小川さん迫真の演技

藤村さん「でも最後のシーンは皆あつまって、良い表情で終わるように工夫しています。なんと言っても「いいじかん設計」ですから、それを実践している企業では、働いている人も輝いて見えるべきだという思いを込めています。」

豊田さん「出演者全員がコニカミノルタの社員なので、それぞれが本業業務をしながらその合間に撮影しています。例えば、全員が揃うことが可能な１時間でシナリオの会議シーンを撮影し、その後は予定が空いたメンバーのソロシーンを順次撮影していけるよう、出演依頼時間の調整と香盤表を工夫して撮影しました。Step 2の会議室利用シーンなど、本当にWeb会議をしているシーンを撮影して使っています。」

いいじかん設計 動画カタログ Step 1 打ち合わせシーンの撮影風景

――普段から当たり前のようにテレワークを実施している人達だからこそ、映像の中でも何も困惑することなく普段通りテレワークしている姿が撮れたのですね。

鈴木さん「はい。全体の脚本は私が手がけましたが、撮影と編集はヒューマンセントリックス社に依頼しています。ヒューマンセントリックスさんは、今回のシナリオの脚本をよく読み込み、動画の中で伝えたい主題を非常に短時間で理解いただき、その演出のためにシナリオをアレンジいただいたり、出演する社員に演技のアドバイスをいただいたり。例えば、フリーアドレスのオフィスが映るシーンでも、わざわざ床面が広く見えるアングルで撮影し、紙保管があるオフィスでは到底できないような見せ方で視聴者の方にハッと気づいてもらえるようなカットが織り交ぜられています。そして、最終的にプロのナレーションと映像効果を混ぜた動画として凝縮し、予想以上の仕上がりになりました。短納期で、しかも３ステップに分けて順番にリリースしていきたいという無茶な要望にも応えていただき、とても感謝しています。」

動画の中で特徴的な、机の下を抜けて奥の床までスッキリ見えていた撮影ポイント

まとめ

――それでは最後に一言お願いいたします。

鈴木さん「ここまで読んでいただけた方々、ありがとうございます。私達の働き方改革の挑戦はまだまだ続きます。したがって、いいじかん設計もどんどん進化していきます。まずは動画カタログや解説ページをご覧いただいた上で、是非、私達と一緒に働き方改革に取り組んでいただき、「ああ、こういう事だったのか！」「いいじかん設計を選んで良かった！」と言っていただけるよう、理想の働き方を日々磨きつつ、お客様からのフィードバックやご用命をお待ちしています。」

いかがでしたか？働き方改革やDXの取り組みについてお悩みの方は、ぜひ一度動画カタログをご覧ください。お客様の企業に合った取り組み方やヒントが見つかるかもしれません。