Step3
作業時間の縮小と効率化のツール活用で
クリエイティブな働き方の実現
Step 1、Step 2でご紹介した各種サービスの導入により、業務効率が向上した企業での社員の活動は、例えばどのような理想像があり得るのでしょうか。
コニカミノルタが提唱する「いいじかん設計」では、ITによって従業員の定型的な「作業じかん」を低減し、「創造じかん」や「自分じかん」を増やし、人やチームに秘められた本来の能力を引き出すことで、収益力向上に繋げる活動を支援します。
理想の「はたらく」実現商品動画カタログ
動画でご提案した、理想の「はたらく」の要素をいくつかに分け、それぞれの実現商品についてご紹介します。
Step 3
作業時間の縮小と効率化のツール活用でクリエイティブな働き方の実現
＃08 生産的な会議実現商品
企業内の会議室の運用や会議そのものを効果的、効率的に行うための各種商品のご提案です。
オフィスレイアウトの工夫によるスペースの有効活用、会議室や様々な資産の予約管理、会議を効率化する電子化ソリューションをご紹介しています。
＃09 「創造じかん」実現商品
自動化や映像・通信技術を活用することで、定型業務にかかる作業時間や、現場の見回りや対応のための出張などの移動の必要性を極力減らし、働く人たちの創造的な活動を増やすことを支援するソリューションをご紹介しています。
＃10 コミュニケーションDX推進商品
こちらでは、社内、社外へのスピーディーで効果的なナレッジシェア・情報発信を通じて、コミュニケーションを起点としたデジタルトランスフォーメーションを実現するための各種商品をご紹介しています。
その他 おすすめ商品・サービス
動画シナリオご紹介
Step3の動画の舞台になっているモデル企業と働き方の設定について、動画の中では説明し切れていない部分も含めご紹介します。
※本シナリオはフィクションであり、実在の企業や人物とは関係ありません。
シナリオに登場する企業情報
創業20年の、オンデマンド印刷を主事業とする企業です。
アナログ印刷が主流であった時代からの企業ではなく、コニカミノルタの初代オンデマンドデジタル印刷機の発売と同時に起業し、新市場への参入を遂げた注目の新生企業でした。オンデマンドの印刷物は販促物から教科書まで多用途で、右肩上がりの市場と共に成長を遂げてきました。
社長は企業当時、従来の印刷業界の事を知らず、印刷機に関する専門知識もありませんでした。過去の常識にとらわれず、需要、供給、提供手段の３要素を成立させることにこだわり、実現能力のある社員を採用して任せるというスタイルを20年間貫いてきました。起業当初から、仕事は人にどう任せるかが成功の鍵であるという考えのもと、自分は日常業務の中ではあまり幅を利かせず、常に部下を引き立てる役に徹しています。
社長は起業当初からしばらくは人事・経理・総務を全て担当していましたが、会社が成長してきた16年前、専任の人材を雇用してバトンを渡すことになりました。印刷業のスキルに関係ない人材を採用するのは社長にとって初めての体験でしたが、その人材募集要項を出す時にも非常にユニークな出し方を行っていました。オフィスワークがどれだけ素早く正確にこなせるかではなく、「人が働いている姿を見るのが好きな人」という条件で募集したのです。
この採用条件で集まった人財が、元々印刷業務に従事していた職人気質の従業員とうまく打ち解け、和やかな雰囲気の中でも、お互いのやる気を引き出す企業風土を作りました。性格も技能も知識も違う人達がうまく連携するためには、その「つなぎ」の役割を果たす間接部門が鍵であるということは、社長自ら体験の体験に基づいたポリシーでした。
そんな会社も半年前、大きな変革を遂げる事になります。コロナ禍で印刷全体の需要が一時的に低迷した際、事業領域の拡大が必要であると考え、新規事業部を立ち上げました。部員は、部長も含めた半分を中途採用、残り半分を既存事業からの異動で作り、1年間のスタディー期間を設けています。
その際も、既存事業と新規事業が融和することが大切であると考えている社長は、新しいオフィスに移転することを決断。単にフロア面積を広げるのではなく、柔軟で創造的な働き方ができる、従業員活躍の舞台とすることにこだわりました。ITを導入することについても、下記の事柄を重要視しています。
IT導入における選考ポイント
- 会社資産の有効活用で、担当者間のムダな取り合い・交渉・調整の業務を、いかに無くすか。
- 従業員の成長に繋がらない＝人の思考回路を使わない作業や移動の時間を、いかに減らすか。
- 限られた「情報」から引き出せる価値を、いかに最大化し、社内外に正しく伝達できるか。
これらの選考ポイントは、コニカミノルタの「いいじかん設計」と完全にマッチしたものでした。移転と同時にコニカミノルタのソリューションを導入し、ほぼすべての従業員に恩恵をもたらすものでした。間接部門の従業員は業務量が減りましたが、社長は人員削減をせず、むしろ部門横断的なミッションを与え、社内外のコミュニケーションを促進するきっかけ作りを行いました。
今回シナリオに登場する総務部の新福さんには、同業種のコミュニティーに参加する担当委員として社長からの交代でアサインし、経理部の大久保さんには、兼務で社内の安全衛生と広報担当を任命しました。
シナリオのタイムライン
この動画シナリオにて繰り広げられる働き方について、背景や社内文化なども交えて、動画ナレーションより少し詳細に解説します。
6月21日 企業交流会イベントの準備体制発足
総務部の新福さんが、都内のオンデマンド印刷企業交流コミュニティーの会合から、慌てた様子で帰社。翌月の次回交流会の主催を自社が引き受けることに決まってしまった。主催は持ち回りで、前主催企業に指名権があり、断れなかった。
このような対応に慣れていない新福さんは、その場にいたメンバーに声を掛け、対応について相談をするが、その場の誰も対応経験がなく、繁忙期と重なるため、困惑気味。
そこに経理部の大久保さんが合流。社長も大久保さんも、新福さんからチャットで入れられた速報をすでに見ており、大久保さんは出張中の社長とのオンライン打ち合わせの場で、本件のとりまとめ役をやって欲しいと依頼されていた。
その場でリーダー役が決まっていないことが分かった大久保さんは、即座にリーダーを引き受け、本番までの1か月間を有意義に使い、イベントを成功させることを決意表明。
6月下旬 ～ 7月上旬 定常業務と並行するイベント企画
大久保さんは、サブリーダーの新福さん、小泉さんと共にイベント準備計画を立案。発表するコンテンツごとにチームを結成し、それぞれで責任をもって作り込む活動方式を選択。
メンバーはそれぞれ日々の本業業務を持っているので、それらと並行して進められるよう、テーマリーダーはメンバーの隙間時間を調整しながら、チームの打ち合わせの予定を入れていく。
以前は繁忙期になるとミーティングルームが社内で取り合いになり、交渉に負けたメンバーは定時後に残業して会議することもあったが、予約可視化のソリューション導入後は、予約されている会議のアジェンダや参加者のスケジュールを見ながら調整ができるので、定時後の会議が激減。
社員全員、個人作業も含めたスケジュールを共有することで、各個人が業務計画を立てて遂行する習慣を根付かせるだけでなく、チームや社員全体の効率化にも繋がっている。
7月11日 技術テーマの発表コンテンツ＆ナレッジの形成
技術紹介のチームメンバーである小泉さん、川崎さん、太田さんは、遠隔地のショールーム担当技術者の北村さんと連携して新技術を使ったサンプルの採取に成功。この技術は6月、太田さんが試作品をショールーム機に導入して商品化できる見込みを得たばかりで、手順は太田さんの頭の中にしか無く、しかも太田さんは本業の業務が立て込み、ショールームに赴く時間が取れなかった。
そこで、今月より本社とショールームを繋ぐために導入したIPネットワークカメラを活用することで、本社メンバーはショールームに同席しているかのように実機の状態を見ながら北村さんとコミュニケーションをすることが可能となり、太田さんからの情報伝達によって、北村さんがサンプル採取の再現に成功。
商品化に向けたナレッジ形成のため、太田さんは電子マニュアルを作成し手順を作成。文字で伝えきれない重要なシーンのみを切り抜き動画にすることで、より効率的にナレッジ形成が可能になった。脱属人化で暗黙知を形式知にするための解決策として、使いやすい電子化マニュアルソリューションは効果的であった。
7月15日 イベント準備最終調整
新福さんと大久保さんが、イベントを直前に控え、内容の最終すり合わせを実施。以前であれば、この時期は２名とも帳票処理、経費精算その他、社内外の手続き処理が立て込むため繁忙期で、場合によっては深夜残業や休日出勤での対応もしていたが、自動化ソリューションを導入してからは、担当者の業務は驚くほど軽減され、繁忙期というものが無くなった。
両名とも、このような部門横断のプロジェクト業務に積極的に関わりたいと以前から思っていたので、本業業務と並行してプロジェクト業務に十分な時間が使えるようになり、とても働き甲斐を感じる有意義な時間を過ごした。
7月20日 イベント本番
イベント本番。普段の執務エリアはこの日のために模様替えを行い、セミナールームのような配置に。キャスター付で学校の机のように分離できる執務デスクがこのような柔軟な使い方を実現可能にしている。
当日の太田さんからの新技術紹介も参加企業からの反応が良く、懇談会でも同業の方々から積極的な質問がでた上、一部の会社から協業を打診されたため、規模を拡大して事業化を進める検討をすることとなった。まずは両社のホームページで相互リンクを形成し、サービスの紹介コンテンツを掲載することが決まった。
8月3日 イベント後
新技術を活用したサービスに関し、Webフォームでの問い合わせを同時に5件受け取った栗原さんがホームページを確認し、アクセス数がそれまでの50倍以上に伸びていることを発見。
それまで自社ホームページからの集客はなかなかできず、問い合わせも週３件程度であったが、コニカミノルタのソリューションを導入してからは、コンテンツの頻繁な更新が可能になり、リピーターのアクセスが増加。更には先日の相互リンクにより、協業相手企業からの流入が増え、問い合わせの件数も増大した。
社長は太田さんをプロジェクトリーダーに設定し、新サービスの量販に向けてメンバーを動員することを決めた。
