従業員それぞれに、専門性の高い特定業務や担当顧客が紐づいている業務と推察します。
まずは今ある紙保管を、業務を止めずにまとめて電子化し、以後の情報処理をタブレットやPCから実現できる環境を整えてみてはいかがでしょうか。
場所の問題解決だけでなく業務のスピードが上がり、顧客満足度向上も期待できます。

紙文書が中心の働き方の中では、なかなかフリーアドレスが浸透した姿も描きにくいはずです。
まずは文書電子化と共にモバイルPCの導入でオフィスをスッキリさせると同時に、従業員同士の柔軟なコミュニケーションやスピード感のあるオフィスワークのイメージを職場で共有し、目指してみてはいかがでしょうか。

紙文書をたくさん取り扱い保存していながらもフリーアドレスができている稀有な職場環境です。おそらく一般的な事務職ではなく、接客中心のクリエイティブな業務と思います。
電子化でオフィスをスッキリさせると同時に感染症対策を導入し、人同士の交流や接客が安心して行える環境を整備することをお勧めします。

「紙は急に壊れて読めなくなったり、世界中に漏洩したりするリスクが無いので安心」という感覚が職場内にあると思われます。
しかし、紙文書が人の生産性を大きく落とすデメリットは電子化して初めて認識出来ます。しっかりしたセキュリティー対策の導入と併せて、大事な業務を電子情報でリアルタイムに処理する働き方を検討してみることをお勧めします。

政府や業界団体の規則がどんどん増えて厳しくなる世界の影響を受け、自社の規定、規則、手続きも年々増え対応が難しくなり、いつしか人が紙を使って処理できる限界を超えているのではないでしょうか。
色々やることはあれど、まずは勤怠管理の電子化をお勧めします。申請者も管理者も驚くほど業務負担が減るでしょう。

紙文書の受領、捺印、コピー、保管、検索、郵送など、様々な紙文書対応業務があり、慢性的な繁忙を抱えていると思います。
紙文書の電子化手段として紹介しているDispatcher Phoenixは、スキャン保存の効率化だけでなく、保管した文書の加工、検索、流用などを通じて、お客様の文書対応業務を徹底的に効率化します。

紙文書はいつでも他人を自分の場所に呼びつけ、世話を要求します。まるで紙が主人で、従業員はその家来のよう。このような環境ではテレワークも普及のしようがありません。一通りの電子化を実現した後、社外からそのデータにアクセスし、自宅や出張先からセキュアに対応出来るイメージをゴールとして設定してみてはいかがでしょうか。

担当予定の紙文書を前日のうちに持ち帰り、自宅で一人で処理をして翌日会社に持ち帰る、そんなテレワークスタイルが想像できます。
持ち帰っている間に生じた疑問や発見したミスの対応や翌日以降になるでしょうし、別の人が作っていた成果物とかみ合わず、手戻りが生じることも。
電子化でつねに情報共有しながら仕事を進められれば、思った以上の見返りがあります。

会社に居ないとサボっていると思われる、あるいは上司の居る所に顔を出し、残業や休日出勤で誠意を見せる、そんな風潮があるのではないでしょうか。これを放置していると自社に本来必要な競争力が根付きません。
文書電子化と併せ、空間デザインでフリーアドレスを導入し、コミュニケーションの活性化から始めてみませんか？

決められた業務を決められた品質で、長きにわたり安定的に対応してきた職場と思います。一方で、自社を取り巻く変化への気づきや提案をなかなか社内に共有できず、コロナ禍などでは対応策が遅れる事もあったのではないでしょうか。
空間デザインとITインフラを導入し、フリーアドレスが受け入れられる職場の雰囲気を作ることを提案します。

毎日、同じメンバー同士のコミュニケーションは活発な一方で、業務に必要な情報は別の人が握っていたりして、情報共有のネットワークとしては偏っているのではないでしょうか。
電子コミュニケーションツールを浸透させることで、口頭では難しかった情報が伝わり、普段あまり会話しなかった人からの意外な意見もキャッチできるようになるでしょう。

ドキュメントは紙が中心でありながらも、それに起因する業務課題はなく、職場メンバー同士色々なことを共有しながら仕事をしている職場と推察します。
この特技とも言えるコミュニケーション力は、電子化で多くのお客様や企業と繋がり、企業力をもっと伸ばせる可能性が高いです。

自社内のIT担当者が熟練の有識者ではないか、あるいは業務のIT運用が部門任せになっており、例えば個人管理のデータ紛失なども時々起こる職場ではないでしょうか。
まずは会社PCや通信など、IT-Guardiansのサポート付のインフラを導入した上でセキュアなIT運用を定着。使えるクラウドバックアップもお勧めです。

自社内のIT運用が部門任せになっていることに加え、部門内外の非公式なコミュニケーションがあまり歓迎されず、アナログ時代から引きずっているやや硬い風潮があるようです。
空間デザインで変化に富んだオフィス空間の採用と共にクラウドベースのコミュニケーションツールを導入し、働き方の多様化を許容する風土を育てていくことがお勧めです。

ドキュメントの電子化と併せてフリーアドレスができている稀有な職場ですが、データのセキュリティーやバックアップに不安がある状態では、満足なテレワークもできないのではないでしょうか。
IT-GuardiansでITサポート窓口付きの各種インフラを整備し、テレワークが不安なくできる環境を目指すことをお勧めします。

電子化した情報も、デスクトップやマイ ドキュメントに次々と投げ入れられているような状態で、最新情報が社内のどこにあるのか分からないという状態があちこちで起きているのではないでしょうか。
INFO-Palette CloudやDispatcher Phoenixの活用で電子化ドキュメントの上手な共有と管理の仕組みの導入をお勧めします。

せっかく業務で扱う文書類が電子化されているのに、保管や参照が大変な手間で、共同作業時にもメール添付やUSBメモリーなどで受け渡しているのではないでようか。これでは電子化の旨味がほとんど引き出せておらず、テレワークで生産性が落ちるのも仕方ありません。
まずはTeamsで共同作業のインフラを整備し、場所にしばられない環境作りをお勧めします。

会社に居ないとサボっていると思われる、あるいは上司の居る所に顔を出し、残業や休日出勤で誠意を見せる、そんな風潮があるのではないでしょうか。これを放置していると自社に本来必要な競争力が根付きません。
文書管理の強化に加え、スピーチプライバシーを採用した多彩な空間作りから、柔軟な働き方を許容する風土づくりを目指してみてはいかがでしょうか。

少ないリソースの取り合いになると、若手や間接部門の人員はすき間に追いやられてしまいがちです。
思い切って、打ち合わせにも執務にも使える柔軟なオフィスに改装しませんか？空間デザインとスピーチプライバシーでの実現をご提案。Teamsやdesknet'sクラウドの導入でスケジュール共有と共に無駄な情報探索の手間も省けるようになります。

社内での情報共有が十分にできていない中で突発的な職務を引き受けられるのは、手際がよく機転も効くような敏腕の中堅職員に限られます。でもずっとそのままで良いのでしょうか。
コミュニケーションやスケジュールの可視化を通じて互いに依頼、調整のしやすい環境を作れば、多くの人に成長の機会ができ、企業としての成長に繋がります。

組織の中にナレッジが溜まらず、特定の部員・部長がこなしているだけという状況はないでしょうか。丁寧なマニュアルや引き継ぎ書類の作成など、仕事ができる人ほど対応する暇がありません。
身構えずに実務のかたわら、走り書きの感覚でアウトプットできるCOCOMITEを活用し、ナレッジシェアから従業員育成、多能化に繋げましょう。

文書は電子化し、ITも業務プロセスもきちっと運用されているのに、肝心の業務自体は個人が活きない単純作業が目立つようです。
例えば台帳管理や売上集計などの単調な作業は極力自動化し、人間でないと気付けない些細な変化の発見と考察、自社を取り巻く環境変化の想定や備えなどに時間を使えるよう、働き方の変化とセットで検討していきましょう。

作業自体はとても単純なのに、毎回微妙にどこかが違う、もしくは想定外の事が起きた時に大変だからという事で、結局全部人が対応している業務。何度も繰り返しているうちに活気も失います。
導入支援を受けてRPAが活用できるようになると、うまく業務を切り出し、単調な作業はロボットに分担させて人の業務はかなり生産的になります。

いつもの対応者が不在の時は誰かが補うよりも、その人の戻りを待った方が良い、という雰囲気が職場にできていませんか？
いつもと違う自分が担当して、何かを間違えそうで心配…。そんな「何か」が本当にあるのか、COCOMITEを使って仕事内容を簡単に書き出してみましょう。
皆が相互に気づきやコツをシェアしてナレッジを磨き上げていけば、誰でも上手に対応できる業務が増えていきます。

ドキュメントは電子化され、ITの運用にも困りごとはなく、人の創意工夫が活かせる環境が整っていて恵まれた環境のオフィスのようです。
フリーアドレスやテレワークの導入がまだなら必要に応じて検討すると共に、Webを活用した社外への発信力強化や社内でのナレッジ共有の仕組みを導入してみてはいかがでしょうか。