つながるプリントラボ

新型コロナウイルスの影響が収束しないなか、多くの企業でテレワークや在宅勤務が導入されています。その結果、印刷業の営業活動においても非対面営業が求められるなど、企業にとってはコロナ環境下でも事業を継続していくBCP対策という側面もあります。

感染対策として「不要不急の面談禁止」「会食禁止」「原則テレワーク」「出社制限」などを実施する企業が増えているなか、

• お客さまと対面せずにいかに信頼関係を構築していくか
• 訪問（面談）をせずに新規開拓営業するには？

という営業的な課題が生まれてきているのです。

また、テレワークや在宅勤務は元々、業務の生産性を上げる「働き方改革」の施策としても語られてきました。

テレワークや在宅勤務制度を導入する企業は、従来であれば一部職種・部署での試験など段階的な導入を経て全面導入にいたっています。今回はコロナという外部要因によって急にテレワークや在宅勤務対応しなければならず、戸惑っておられる企業も多いと思います。

コニカミノルタでは従来からテレワークや働き方改革を自社実践してきたので、ありがちな失敗を避け、実践企業のノウハウを持って御社のテレワーク制度確立や必要なITツール導入を支援できます。

テレワークとは、情報通信技術を活用して、時間や場所の制約を受けずに柔軟に働く形態のことです。現代では、ネットとPCがあれば職場以外でも普段と同じように仕事ができる業務も増えています。

例えば、書類作成や会議のため顧客訪問後に帰社していた営業職も、直帰して在宅で続きができるようになれば、移動時間が削減され効率がアップするとともに従業員のワークライフバランスも改善します。

また、大型台風で電車が動かず大行列、といった事態もその日は予めテレワーク勤務にしてしまえば、スムーズに業務を継続できます。これも、テレワークのBCP的な活用です。

テレワークは就業場所によって大きく3つに分類され、出先で仕事する「モバイル勤務」、支社やスポットオフィスで仕事をする「サテライトオフィス勤務」、そして自宅で仕事をする「在宅勤務」があります。

さらに、職種や部署を限定したり、原則テレワークなのか週1日なのかなど導入規模はさまざまです。

例えば、緊急事態宣言から半年後の2020年9月に行われたアデコのアンケート調査によれば、緊急事態宣言下でテレワークを実施した企業が65.7%、現在もテレワークを継続している企業が82%に達しています。

したがって、印刷業においても取引先がテレワークを継続する前提で対策していく必要があります。

出典：【緊急事態宣言から半年後の企業テレワーク実態調査】緊急事態宣言中にテレワークを実施した企業の82％が、現在もテレワークを継続

ネットとPCで営業と言われてもイメージがわかないかもしれませんが、訪問での対面営業、セミナー、社内会議はオンラインに移行しつつあり、それらのインフラとなるクラウドストレージや進捗共有などもITツールが出揃っています。

• 訪問せずにオフィスの自席でお客様と非対面（オンライン）商談
• Web会議システムを利用したオンライン上でのウェビナーセミナーの実施
• 社外や自宅からWeb会議システムを使い、社内ミーティング（会議）に参加
• クラウドストレージで見積・制作物などを共有してお客さまとクラウド上で作業
• 進捗管理や報告事項をクラウドストレージに保存して出先から内容の更新
• 社外、自宅でお客さまとWeb会議、メール、電話で打ち合わせや商談
• 自宅やお客さま（訪問先）先近くのカフェ、サテライトオフィスで勤務

先方担当者がテレワークになっているなどで、一部のクライアントに対しては通常の営業が成り立たなくなってきています。ルート営業の中で見積依頼や、電話からの訪問といった流れが減り、機会損失が起きています。

コロナによる影響は、回校中のクライアントとのやりとりなど、見積から納品・請求までの営業活動のワークフロー全般において、出社や対面を避けながら社内外の業務をすすめることも含まれます。

これらの課題は、出社せずにどうするかという後ろ向きの話ではなく、業務の生産性を上げる「働き方改革」のきっかけとして取り組むと良いでしょう。

例えば、従来であれば見積もりや伝票処理のために営業マンが帰社していなかったでしょうか。テレワークによって移動時間がなくなれば、その分クライアントのフォローにあてたり、作業時間を増やせることになります。

コロナにより対面営業ができなくなり、営業面でテレワークに取り組まなければならないことをご説明してきました。また「働き方改革」の側面からも、テレワークは有効な施策です。

一方でテレワークの導入には課題や不安を感じてきた企業も多いはず。コニカミノルタにご相談いただければ、ニーズに合わせた適切なご提案や、小額からのスモールスタート、自社実践企業ならではのノウハウをご提供します。

従来、自社で試行錯誤しながら導入・運用してきた部分を、コニカミノルタがサポートします。

• テレワークを導入したいが費用がどれくらいかかるのか不安
  →事業規模から、装置の機種や機能を選定してご提案
• かけた費用に見合う効果があるのだろうか
  →各種体験版を用意。小額からのスモールスタートも可能
• 使いこなす自信がない
  →コニカミノルタの自社実践ノウハウをご提供
• ITに強い担当者がいないのでサポートが不安
  →コール窓口、IT担当サービスマンで御社をサポート

テレワークの導入にあたってインフラとなるツールには、以下の4つがあます。

• リモートデスクトップ
  リモートデスクトップで社外から会社のデータにアクセスできる
• Web会議
  在宅の人とオフィスの人、支社間でコミュニケーションができる
• クラウドストレージ
  いつでもどこでも安全に情報を共有できる
• 通信環境
  社内へのセキュアなVPN接続や従業員宅の通信環境整備

インフラ整備は必要ですが、テレワークを導入すると企業は通勤費・採用費・交通費・出張費などを削減できます。また、従業員にも感染対策やワークライフバランスの改善、生産性の向上などのメリットがあります。

こうした投資の費用対効果は、以下の関連記事で触れたように、量的・質的に計測可能です。

関連記事：分かってきたテレワークの効果！把握していますか？効果測定の方法

テレワークでまず必要になるのは、社内会議・オンライン商談・セミナーに必要なWeb会議のシステムです。「WebEX Meeting Center」は、ネットワークの世界的企業Cisco社のWeb会議サービスです。

「WebEX」を使えば、社内はもちろん在宅勤務、外出先からでも、PC・スマートフォン・タブレット端末などからWeb会議に参加できます。デスクトップ共有などの様々な共有機能と音声会議・ビデオ機能を利用し、さまざまなシーンで効率的なコラボレーションを実現します。

テレワークで困るのは、社内のファイルサーバーにすぐアクセスできないことです。またお客さまとのやりとりで大きなファイルを扱う際も、メール添付では限界があります。こうしたファイル共有にはクラウドストレージが便利です。

クラウドストレージにも色々なサービスがありますが、「Box」は企業向けファイル共有クラウドサービスです。アクセス権限やユーザー認証、各種業界団体のセキュリティ要件など企業の厳格な利用要件を満たす管理機能を備え、セキュアな環境で安心してビジネスに活用できます。

また、コラボレーター機能を利用した社内外関係者との効率的なファイル共有により、業務の生産性をアップします。

「Box」は大企業の採用事例も多く、安心してご利用いただけます。

社内PCに作業環境がある場合、自宅や外出先のPCやタブレットなどから会社にあるPCを遠隔操作するリモートデスクトップ環境で、テレワークを実現する方法があります。

テレワークにおけるPC機器管理では、「特殊なアプリケーションや機密データが入ったPCは持ち帰らせたくない」「自宅のPCまで管理できない」「そうした管理をするシステム構築には費用や手間がかかる」という課題があります。

コニカミノルタの「RemoteView」は、自宅のPC端末から会社にあるPC端末を操作可能にするサービスです。従業員の日常業務に加え、細かなセキュリティ権限の設定や、ログの監査などによる情報漏えい対策も可能です。

ここまではテレワークのインフラ的な話でしたが、印刷業ならではのテレワーク環境支援に役立つのが、コニカミノルタのプリプレス生産管理支援システム「NeostreamPro」です。

在宅勤務などのテレワーク環境では、誰がどの作業を担当して作業時間はどのくらいなどの進捗状況がみえづらい課題があります。NeostreamProでは、作業品番を登録すると、ファイルサーバーにフォルダが作成され、そのなかで作業した履歴が自動的に集計されることで、作業時間集計や進捗管理に役立ちます。

コロナの影響で対面営業が困難になり、新規開拓営業の機会も失われています。これを解決する方法の一つが、印刷通販です。

印刷通販とは、インターネットで印刷を発注できるサービスで、ネット印刷とも言われます。多くの場合において、入稿データをお客様自身が用意してインターネットで注文して決済。印刷物を所定の場所に届けてくれます。印刷通販ビジネスは、24時間受注や低価格、短納期を理由に急成長しています。

コニカミノルタの「in2site」はWordPressに印刷通販向けの機能を組み込んだパッケージで、近年必須のスマホ表示はもちろん、ブラウザから入稿データのアップロード機能も標準装備されています。

「in2site」には、新規開拓営業を補う側面もありますが、受注から印刷、発送までを一元管理することで、生産過程を効率化できるメリットもあります。