業務スタッフこそ創造的な時間確保を！

業務スタッフは、営業のように企業にとって直接的な利益を産み出す部署ではないため、人員は異動などで減ることはあっても補充されることがない場合も多く、担当者に過剰な負担がかかりがちです。特に年度末など処理が集中する時期は残業は増える傾向にもあります。
また経理部門などは専門性が高くなる傾向があるため、個人に仕事が紐付いてしまう「属人化」も多く見受けられ、ますます個人負担は大きくなっています。
一方、業務内容や手順の見直しが必要と思いながらも日々の処理業務に追われ、なかなか手が付けられていない領域でもあります。

人手不足に対する企業動向調査＊の結果から、人手不足を感じている企業が約半数にまで達していることが分かっています。
今後人口減少に伴い、ますます労働人口の減少は進むことが予測されており、2030年には644万人が不足すると言われています。
働き手確保のため、女性の働く環境整備やシニア、外国人労働者の雇用など様々な施策は検討されていますが、それでも約300万人分の人手は不足すると推定されており、「生産性を上げる」ことが最も効果が大きく、とりわけ「デジタルを活用した生産性の向上が重要」となります。

【課題】請求書の保管スペースと問い合わせ対応の手間
経理部では、毎月発生する約500件もの請求書の審査・承認作業が日々行われています。「年間では約6,000件ともなり、書類の量も膨大。保管スペースで言うと書庫キャビネット1.5台分。これを１年間オフィスで保管する必要がありました」。また各部門の担当者から請求書の問い合わせが発生するたびに伝票を書庫から探さねばならず、手間と時間がかかっていました。

【課題】請求書データの抽出と伝票入力作業の負担が大きい
各種受発注など、業務処理全般を行っている業務統括センターでは、時間のかかっている業務としてWeb請求書からの抽出と伝票への入力作業がありました。宅急便や電力会社のホームページから請求書をダウンロード、伝票入力、支払いが、毎月100件以上の処理が発生。たとえ請求書が発生しなくとも会社ごとに請求書をWeb経由で確認をする必要があります。月末締めの確認作業は非常に手間がかかり、年間にすると５人の　スタッフが216時間をかけてこの業務を行っている状況でした。

【解決】抽出・入力作業を自動化　年間153時間の工数を削減！
ルーチンワークである抽出と伝票入力を、RPAにより自動化。抽出したデータをEXCELに転記して伝票入力のもととなるデータをつくり、最終的に伝票入力をするまで対応するロボットを作ることにより、216時間かけていた業務は年間63時間程となり、大幅な業務工数削減に成功しました。この成功から他業務への活用を狙い、各部署の業務課題の抽出、業務の洗い出しを実施。結果的にセンター全体で年間2,300時間の業務時間削減を実現しました。作業を任せ、一人ひとりがより生産性を高めることを考えられる時間が増え、正に創造じかんを増やすコニカミノルタの働き方支援を体現することができました。

納品書を受け取り受領書を返送する定型業務から解放されたい
取引先からの納品書に対し、紙の受領書を返送するために用意している受領書ポストが場所を占有し、事務所内のスペースを圧迫。また受領書の振り分けと、取引先別のポストに分配する作業に人手がかかっており、仕分けミスのリスクもある。このような課題を抱えたお客様が取り組まれた事例です。

複雑なマクロ処理を伴う属人的なExcel運用から解放されたい
情報変更依頼を受け付けるための帳票にExcelシートを利用しているが、その情報処理にマクロ計算を使用中。処理中はPCがフリーズしがちで、依頼が立て込むとPC業務が止まってしまう。Excelマクロ実行以外にも、各担当者にて目視や手作業での確認作業があり、その作業手順の担当者間の引継ぎが不十分。業務品質のばらつきがある。このような課題を抱えたお客様が取り組まれた事例です。

紙文書と押印申請の電子化で効率化したい
押印申請書が手書きのため、承認者が社内にいないと決済できず、テレワーク時にも対応ができない。ワークフローを構築し、様々な業務の効率化、スピード化を図りたい。このような課題を抱えたお客様が取り組まれた事例です。