テレワーク（またはリモートワーク）での業務の連携について、セキュリティーや円滑な運営方法を模索している企業は多いでしょう。安心・安全なテレワークの体制や、テレワーク環境でもコミュニケーションや情報共有を促進させる体制を構築するためには、何が求められるのでしょうか。
本記事では、テレワークを導入する際の課題とその対応策、注意点について詳しく解説します。

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企業でテレワークを推進するための取り組みと課題

企業がテレワークを推進するにあたって、どのような課題があり、それを解決する取り組みにはどういったものがあるのでしょうか。３つの例をもとに紹介します。

安全なITインフラの整備

普段の業務に不可欠なパソコンやスマートフォンなどの端末をオフィス外で使用する場合、営業秘密や顧客情報などの機密情報の漏えいが懸念されます。

ITインフラの整備が不十分なままでテレワークを実施し、万が一情報漏えいが発生した場合、企業に大きな損害が生じる恐れがあります。顧客や取引先からの信用を失うだけでなく、損害賠償請求の対象となる可能性もあるでしょう。

このような事態を回避するために、ネットワークをはじめ安全なITインフラを構築し、情報漏えい対策を徹底する取り組みが求められます。

コミュニケーション・情報共有活性化

オフィスにいるときの対面でのコミュニケーションに比べ、テレワークでは相手の状況をリアルタイムで把握しにくく、話しかけるタイミングの判断が難しくなります。その結果、情報共有が遅れ、業務に支障をきたす可能性も考えられます。

そこで、テレワークでは、オフィスワークと同様に活発に情報共有ができる環境を構築しなければなりません。

テレワーク環境下での業務管理の見直し

オフィス勤務では、複数の社員が同じ場所で働いているため、各社員やチーム、部署ごとに業務の進捗をその場で確認できます。しかしテレワークでは、オフィス勤務と同じ方式では進捗状況を把握できません。

テレワークの導入にあたっては、働く場所にかかわらず、業務の進捗状況をリアルタイムで把握できるような仕組みが必要といえるでしょう。

ITインフラ整備のポイント

上記で挙げた３つの取り組みについて、ポイントを解説します。
ITインフラ整備で注意しておきたいポイントとして、以下の２点が挙げられます。

十分なセキュリティー対策による安全な業務環境を構築

テレワークでもオフィスと同等の高度なセキュリティー対策を講じ、安全な業務環境を実現しなければなりません。具体的には、VPNやリモートデスクトップ、仮想デスクトップなど、様々な方式が考えられます。

これらを導入する前に、セキュリティーガイドラインを策定し、社員全員に対してセキュリティールールや情報管理に関するルールを周知徹底させることが求められます。

また、ウイルス対策ソフトやOSのアップデートなど、従来の基本的なセキュリティー対策も必ず実施しましょう。

安全便利なファイル共有の方法を構築

業務に使用する様々なファイルやデータは、複数の社員で共有しなければならないこともあります。メールやチャットにファイルを添付して送付する方法もありますが、データ量が膨大な場合や、同時に複数の社員に送付しなければならない場合には、クラウド上で共有する方法が便利です。

ただし、情報漏えいを未然に防ぐためには、信頼性の高いクラウドサービス事業者を利用することが前提です。その上で、アクセス制御機能の有無、ID・パスワード以外の多要素認証が活用されているかどうかも確認し、万全なセキュリティー対策が講じられているサービスやツールを選定しましょう。

コミュニケーション・情報共有活性化のポイント

コミュニケーション・情報共有に関して注意しておきたいポイントとして、以下の２点が挙げられます。

ナレッジ共有方法を検討

社員が物理的に近い位置で仕事をする従来のオフィスワークに比べて、テレワークでは互いに気軽に話しかけることが難しいため、情報共有が進まないことがあります。情報共有が進まないと、業務で得たナレッジを社内で共有できず、業務が属人化していく懸念が生じます。その結果、担当者が不在のときに特定の業務が滞り、部署全体の作業に影響が生じるリスクも考えられるでしょう。

業務での気付きや新たなノウハウといったナレッジを積極的に共有するには、クラウド上で利用できるITツール（ナレッジマネジメントシステムなど）の活用がおすすめです。これをテレワーク中の社員だけでなく、オフィスへ出社している社員も含めて通常業務で使用するのです。働く場所に関係なく社員間のコミュニケーションが活性化し、業務効率化にもつながっていくでしょう。

また、文字だけでは伝達しにくい内容がある場合にはオンラインで打ち合わせを行うなど、状況に応じてツールを使い分けることが重要です。

オンライン会議システムやチャットツールの導入を検討

テレワーク環境下でも、電話やメールといったコミュニケーション方法で業務を進めることは可能です。しかし、電話の場合は相手の顔が見えず、対面に比べてコミュニケーションが難しかったり、日常的な業務連絡がメール中心の場合は、多くの業務連絡メールに埋もれてしまったり、重要なメールを見落としてしまうケースも考えられます。

このような事態を回避するには、オンライン会議システムやチャットツールなどの導入がおすすめです。

オンライン会議システムであれば画面上で相手の表情や動作も分かるため、コミュニケーションが取りやすくなります。また、チャットツールは相手ごとにスレッドのように振り分けられるため、重要なメールを見落とすリスクを低減できるでしょう。

テレワークでの業務管理を見直すポイント

テレワーク環境下での業務管理に関して注意しておきたいポイントは、以下の２点です。

ワークフローシステムの導入

テレワーク環境下でワークフローを可視化するためには、ワークフローシステムの導入が効果的です。オンラインで業務の進捗状況を確認できるようになり、申請や承認が滞っている場合にはどこに原因があるのかもリアルタイムで把握できます。

業務のマニュアル化で作業を均質化

テレワーク環境下では、先輩や上司の指導を対面で受けられないことから、新人社員が業務の進め方を詳しく質問できないことがあります。自分なりの方法や手順で業務を進めたとしても、本来の手順とは異なっていて作業品質が担保できないケースも考えられるでしょう。

業務の属人化や作業品質の低下を防ぐためにはマニュアル化を徹底し、品質の均一化を図ることが重要です。

テレワークの課題を整理し有効な対策を講じておこう

働き方改革や感染症対策の一環として、テレワークはいまや一般的な働き方になりつつあります。しかし、十分な準備や対策を講じないままテレワークを導入すると、セキュリティーやコミュニケーションの課題が解決できないこともあります。

今回紹介したITインフラ整備やコミュニケーション、業務管理の見直しポイントを参考にしながら、自社に必要な準備を進めていきましょう。

いいじかん設計　編集部

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