業務効率化やコストの削減など、生産性向上の必要性・重要性が指摘される場面が多々あります。しかし、海外企業との比較から分かるとおり、国内企業には労働生産性の向上に成功していないケースが多く見られます。
ここでは、生産性向上の意味・概要を改めて見直し、企業が取り組むべき具体策とその際の注意点について解説します。

INDEX

生産性向上の概要

ビジネスにおいて生産性向上は日常的に耳にする用語ですが、改めてその概要を確認しておきましょう。また、生産性向上を図るための指標の計算式についても、あわせて解説します。

生産性向上とは

生産性向上とは、投じた資本（コスト・労力）に対して、成果（収益・売り上げ）をより多く得ることを指します。

生産性向上は抽象的に考えられがちですが、きちんとした指標があり、計算式で具体的に向上の度合いを知ることができます。

また、生産性向上は、業務効率化と混同されることがありますが、両者は似て非なるものです。業務効率化は業務における無理・無駄・ムラを改善して、業務の流れを向上させること。それに対して、生産性向上とは、労力・コストに対してより高い成果を得ることを指します。

つまり、業務効率化には収益性向上やコストダウンなどの成果は含んでおらず、業務効率化を行った結果、生産性が向上するということになります。

生産性向上の３つの指標と計算式

生産性向上にはいくつかの指標があります。ここでは、３つの主な指標と計算式を解説します。

労働生産性について、詳しくは以下の記事にてご紹介していますので、ご参照ください。

働き方改革の実現にも不可欠な生産性向上が必要とされる背景

生産性向上は主に以下の背景から必要性が高まっています。

■少子高齢化による労働人口の減少への対応

労働人口減少下においても企業の生産性を落とさないためには、社員一人ひとりの生産性を高めることが不可欠です。また、社員を長時間労働に駆り立てることが無いようにするためにも、生産性を向上させる必要があります。

■国際的な競争力の強化

公益財団法人日本生産性本部の報告によると、2019年には、日本はOECD加盟36カ国中21位と、海外の国々と比較して労働生産性が低というデータがあります。グローバル化する経済状況下で海外企業に負けないためには、労働生産性を高めることが重要です。

生産性向上のために企業が行うべき取り組み

生産性向上は、業務ごとに最適化を目指すのではなく、全体を俯瞰（ふかん）して取り組みを行うとより効果的です。ここでは、生産性向上のためのステップについて、以下で４つの項目に分けて解説します。

業務の可視化

最初に行うべきことは、社員一人ひとりの業務を可視化することです。可視化によって自社全体の業務のボリュームや内容が明確になり、業務の属人化解消・業務の共有・人材の最適な配置などができます。

業務フローの改善、社員ごとの業務量のバランスの調整は業務を可視化することで効果的に対策を取ることができるほか、AIやRPAの導入にも役立てることができます。例えば、どの業務を自動化できるか検討を進めることができたり、自動化プログラムの開発時にも大いに役立てることができます。

業務のデジタル化

業務内容によっては、デジタル化としてペーパーレスを導入すると良いでしょう。ペーパーレス化によって、リモートワークの推進をはじめとした、より効率的な業務遂行が可能となります。

例えば、電子サインによる契約業務の電子化や、クラウドシステムで給与明細や稟議書、経費精算などのデータ管理を行うなどの対策があります。

職場環境や働き方の改善

生産性向上のためには、社員一人ひとりが最大限のパフォーマンスを発揮できるように環境を整えることも重要です。そのためには、ストレスチェック制度の活用といった健康経営の導入を検討しましょう。フリーアドレス制、サテライトオフィス、テレワークなど、社員一人ひとりのワーク・ライフ・バランス向上や労務環境の改善を図るための制度導入も効果的です。

人材マネジメントと育成

社員のスキルアップ、モチベーションアップ、タイムマネジメントのためには、人材マネジメントや育成の充実を図ることも重要です。また、適切な評価制度の構築により、社員の動機付けを行っていくことも必要でしょう。

生産性向上施策における注意点

取り組み方が適切でない場合には、生産性の向上につながらない可能性があります。そこで２つの注意点とその対策を解説しましょう。

業務内容の分析がきちんとできているか

生産性向上のためには、業務をいかに効率化し、利益の上がる業務に人材や費用を投資できるかという点にかかっています。そのためには、既存の業務を正確に分析することが大切です。

業務の分析では、付加価値を生み出す時間・付加価値を生み出す準備のための時間・何も価値を生み出さない時間に分けて、価値を生み出さない時間をいかに短縮するかということを考えていきましょう。例えば、書類のチェック業務や報告会議、書類を探す時間などが価値を生み出さない時間に該当します。

こうした業務を自動化・機械化・簡易化できないかというスタンスから、業務改善を図ることが重要です。逆に、分析が不十分なまま、やみくもに施策に取り組んでも、十分な生産性の向上は期待できません。

社員へのしわ寄せは起こっていないか

生産性向上のために残業禁止のような施策を行った結果、持ち帰り残業が生じたり、一部の中間管理職に業務が集中してしまったりする事態が起こってしまうと本末転倒です。

コニカミノルタジャパンでは「いいじかん設計」というコンセプトに基づく働き方改革の取り組みを行っています。「働く人のじかん」には、作業をするための「作業じかん」、新しいアイデアを生み出すための「創造じかん」、休みや育み、学びなど視野を広げるための「自分じかん」という３つの時間があると考え、弊社では「創造じかん」と「自分じかん」を増やすことに重きを置いています。

多くの企業では、働き方改革対策において「作業じかん」を減らすことに注力していますが、表層的に業務時間の短縮を掲げるのではなく、「創造じかん」と「自分じかん」を増やすための施策を行うことではじめて、会社の成長や社員のモチベーションアップ、ワーク・ライフ・バランスの向上につながるのではないでしょうか。

働き方改革ソリューション「いいじかん設計」について詳しくはこちらをご覧ください。

業務を可視化してから生産性向上を実現しよう

生産性向上とは、業務のパフォーマンス向上もしくはコストの削減により、投入した資本当たりの収益を向上させることです。近年は特に、労働人口の減少や国際的な競争力の推進のため、生産性向上の必要性が指摘されています。また、働き方改革も生産性向上のための取り組みの一つです。

生産性向上のために重要なことは、社員一人ひとりの業務を可視化してから改善を図ることです。デジタルツールの活用や職場環境の改善、社員のマネジメントなど、必要な施策を行うことで生産性の向上を目指しましょう。

中小企業での働き方改革や生産性向上の取り組み事例を「いいじかん設計 動画カタログ」でご紹介中ですのでぜひご覧ください。

いいじかん設計　編集部

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