電子帳簿保存法・インボイス制度への対応
- #情報共有・文書管理
- #業務改善・生産性向上
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法と、2023年秋に開始されたインボイス制度。これらの法改正をきっかけに、自社の経理業務あるいは業務フロー全体を見直し、バックオフィス業務を効率化しようという動きが多くの国内企業で始まっています。ここでは、お客様の働き方変革実現のためにコニカミノルタができることをご紹介します。
お客様の課題感に合わせて最適なご案内をいたします
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電子帳簿保存法とは
~時代背景に合わせたデータ保存要件の改正~
社内に法令に詳しい人がおらず、自社の何をどう変えなければいけないのかをまだ掴めていない方へ。
昨今の法改正の内容のうち皆さまの実務に関わる部分のご説明と共に、どう対応していくべきかについてご提案いたします。
⊕マークのタイトル部分を選ぶと、それぞれの内容が表示されます。
実は20年以上前から存在!電子帳簿保存法の変遷
国が推進するペーパーレス化の動きで、大きく関係している法律が「電子帳簿保存法」です。
下記のように、1998年に制定以来、「電子帳簿保存法」は時代に適した改正が行われてきており、2022年1月に4回目の改正が実施されました。
- 1998年 7月制定 国税関係帳簿書類の全部または一部の電子データでの保存が認められる。
- 2005年 紙媒体の書類をスキャンした電子データについても認められる。
- 2016年 電子データの金額基準が撤廃される。
- 2018年 スマートフォンによる撮影データでの保存も認められる。
- 2022年 今回改正(4つの改正ポイント)
対象となる帳簿・書類は大きく分けて3種類
今回の改正における4つのポイント
合わせて知っておきたい「インボイス制度」とは?
正式名称は「適格請求書等保存方式」:消費税の税額控除のための制度
消費税の仕入税額控除の金額を正しく計算するために導入される制度です。
売手(受注側)は正確な適用税率や消費税額等が記載された適格な請求書(インボイス)を発行します。
買手(発注側)はインボイスを用いることで、仕入税額控除の要件を満たします。
例えば、100万円のものを仕入れた場合の違いは下記の通りです。
つまりインボイス制度とは、「買い手が的確な税額控除を受けられるようにするために、売手側が対応すべき制度」ということです。事業者にとっては、未適合の売手との取引が嵩むとそれだけ多くの税金を納める必要が出てくるため、取引額は同じでも実質的にはコストアップになってしまいます。今後、インボイス制度未適合の業者は取引先から敬遠されてしまう恐れもあるでしょう。
どうすれば「適格請求書発行事業者」になれる?
国税庁が発行する「適格請求書発行事業者の登録申請書」に必要事項を記入し(マイナンバーおよび法人番号の記載が必要)、身元確認書類と共に納税地管轄の税務署に届出をする必要があります。
インボイス制度の導入は2023年10月ですが、制度導入タイミングに間に合わせるための申請書提出期限は2023年3月になっています。
「適格請求書発行事業者」は、取引先からの要求に応じて「適格請求書」を発行する義務があり、発行する請求書に「適格請求書発行事業者登録番号」の記載が必要です。
また、「適格請求書発行事業者」には一定期間「適格請求書」の写しを保存する義務が生じます。一般的な納税関連の書類の保存期間は、7年となっています。全ての取引に関する請求書を7年分も保管し、かつ外部からの要求に応じていつでも照会できるようにする業務を紙で対応していたら、自社内の経理部門は一体どうなるでしょうか。書類の保管スペースが増えて業務が煩雑になることは、想像に難くないはずです。
未対応の状態でこれらの期限を迎えると、どうなってしまうのか?
困難ばかりではない電帳法・インボイス制度への対応
~対応することで得られる様々なメリット~
今回の法改正では、多くの皆さまが気にされる厳格化以外にも、規制の緩和によって、これまで紙で対応していた帳票・帳簿データをすっきり電子化し、スマートな経理業務のペーパーレス化を実現させるためのハードルがより低くなったという側面があります。これをチャンスと捉え、恩恵を最大限に受けられるように業務環境を改善することが、今後の生産性向上の鍵となります。
改正法への適合によりもたらされるメリットとは?
メリット1.コストの削減
請求書その他の取引情報が全て電子化することで、印刷、郵送、保管スペースにかかるコストを削減することができます。
メリット2.業務の効率化
帳票の検索、送付、保管に関わる業務はほぼ自動化することが可能になるため、これまで取引関連の定型業務に割いていた多くの時間を削減することが可能です。
メリット3.BCP対策
電子化により出社レスでの処理が可能になるほか、帳票の消失や紛失などのリスクを軽減し、紙の時よりもセキュリティーのレベルを高く保つことが可能となります。
今回の法改正の背景とは:政府の狙い
政府はコロナ禍で浮き彫りになった企業のデジタル化の課題に対して、令和3年度税制大綱の中での取り組みを強化する方針を打ち出しています。そのデジタル化推進の一環として、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類を電磁的に保存するための要件を大幅に緩和し、国税関係書類や経理業務のデジタル化を大きく進展させ、経理のペーパーレス化を大きく後押ししようとしています。
この機会に、「業務の電子化」、「業務効率化・生産性向上」、「働き方改革」を進めましょう。
コニカミノルタジャパンがご提案する解決アプローチ
帳票や取引関連の書類の効率的かつセキュアなペーパーレス化を実現するために、お客様の規模や環境に合わせて様々な解決策をご提供できます。
ケース1.基幹システム導入済みの大企業の場合
Before
- ERP(基幹システム)などをすでに導入しているが、発行する見積書、請求書その他の帳票と基幹システムが連携しておらず、営業やバックオフィスの担当者が手入力で転記作業をしている。
- 転記ミスや伝票の取扱いミスなどにより、毎回一定量の伝票データ消し込み処理があり対応が大変。
- 紙伝票や取引文書は部門別、日付順などで保管しているが、広大な保管スペースが必要。紹介が大変で時々紛失も発生。
- 決済処理の為に承認印(ハンコ)が必要なため、決裁者の出張中は業務が止まる。経理担当者はほとんどテレワークができない。
After
- ERP(基幹システム)と帳票が連携し、請求や支払いの業務が完全電子化。PC画面を見比べての転記作業や紙出力の業務を撲滅。
- 紛失や誤記入などのヒューマンエラーが激減し、経理業務の負担が大幅に減少。会計の締め日近くの休日出勤や残業の問題を解消。
- ECMの活用で過去の帳票も含めた大量の取引データを検索可能な状態で保存。紙文書の保管エリアをなくし生産活動の為のフロア面積を拡大。
- 決済ワークフローは全て電子化され、決裁者は出張先でもすみやかに承認。経理担当は勿論、営業、調達など様々な部門も含めてテレワークが可能に。
解決アプローチ
基幹システム自体に手を加えずにクラウドサービスその他のシステムとのデータ連携を実現。また、承認や決裁などの業務フローを電子化することで、社内業務全体の紙文書のやり取りや保管をなくし、業務のスピードアップと柔軟な働き方の同時実現を目指します。
ケース2.専任の経理部門を備える中堅企業の場合
Before
- 会計ソフト、あるいはERP(基幹システム)を入れて会計データの電子化まではできているが、決算、年末調整等での書類作成や集計作業が大変で、繁忙期には臨時スタッフを雇って対応している。
- 給与や設備に関しては人事や総務など経理とは別部門が担当しており、年度予算の管理や実績照合などで部門間の連携が上手くいっておらず非効率的な状況がある。
- ITや業務プロセスの変更に対して否定的な従業員が他部門のキーパーソンになっており、上手く説得できないためこれまで各種ソリューションの社内導入の提案を諦めてきている。
- 事業拡大に向けて各部門で目標に掲げられているテーマがあるが、時間が足りず着手不可能。
After
- RPA等の併用により、既存のシステムに連携して帳票の保管処理を行う環境が整い、決算や公的機関への申請業務への対応でも負担が軽減。
- システム間のデータがほぼリアルタイムに連携、同期していることにより、予算と実績が可視化され、部門間の交渉や実績との照合でも苦労することがなくなった。
- 特定ソリューションありきではなく、業務ごとに現状調査と改善のためのルール設定から入り、教育も含め苦手意識の方を置き去りにしない導入ができたため、従業員の抵抗がなく効果の高い業務改善を実現。
- 新規事業や協業企業の探索など、戦略的な業務テーマに多くの人員が取り組めるようになり、事業活動が活性化。
解決アプローチ
企業内の現状調査から行い、例えば紙帳票の発行業務、受け取り側の業務、それぞれの業務を把握した上で理想の業務状態を描き、必要なソリューション導入形態を設計。文書管理や自動化ソリューションはかんたん操作のものを選定し、導入後は各担当者が自律的に業務改善を行えることを目指します。
ケース3.兼務者で経理業務を回している中小~小規模事業者の場合
Before
- 帳票に限らず打ち合わせ資料などの保管にかなりのスペースを取られていて、いつどれを廃棄してよいのかを判断する基準がなく、増える一方になっている。
- 各文書の所在は限られた社員しか把握できておらず、他の人は検索をすることもできない。担当者すら見つけられなくなったものは紛失とほぼ同じ状態になる。
- 社外の取引先やお客様とのメール文章や添付ファイルを体系的に管理できておらず、他の従業員が状況の変化に追従できていないことがあり、過去のやり取りについては自身も曖昧になり、時折お客様との齟齬も発生。
After
- クラウドストレージを活用し、紙での原本保管が必要なもの以外は全て廃棄し、保管スペースが激減。
- 紙からのスキャン電子化文書も取り込み時にインデックス付で整理された状態で保存するようになり、従業員の誰でも目的の文書が検索可能に。
- メールでのやり取りや添付ファイルも全てプロジェクト単位で整理された情報共有フォルダーで一括管理できるようになり、担当者間の状況把握のムラが解消。後から見返した人は過去の経緯や現状をすぐに理解することが可能で、認識ずれのないビジネス推進を実現。
解決アプローチ
例えば各種紙文書のスキャン電子化や電子取引情報の半自動保存など、現在お使いの複合機やPCにインストールするだけですぐに利用開始でき、法規制への対応だけでなく業務の効率化が実感できる、手離れのよい環境づくりを目指します。
解決スタイルの選択肢
~事例を交えたご紹介~
コニカミノルタジャパンではお客様の企業規模を問わず、取引情報その他、電帳法対応につながる文書電子化の成功事例が豊富に存在します。以下の各ご提案の中に登場する「サクセスパック」※ は、コニカミノルタジャパンにおけるお客様の導入・成功事例そのものを、新たなお客様に向け販売可能な商品としてご提案しているものです。
提案① スモールスタートで改正法の厳格化部分、受領した電子取引情報への対応にフォーカスしたいお客様向け
サービス名:電子取引スタートアップサービス(電子取引スタートパック+導入支援+オプション)
必須記録項目の入力や必須記録項目での検索、改ざん防止措置といった、改正電子帳簿保存法の厳格化要件に適合するための電子取引文書管理専用アプリケーションを、コニカミノルタジャパンのエンジニアがお客様の業務環境に合わせて構築させていただくサービスです。導入にかかる準備期間を短縮し、先ずは直近の「対応しなければならない範囲」にフォーカスした形のドキュメントソリューションです。
サクセスパック: 改正法適合に必要なほぼ最小限のサービス導入から、将来の業務効率化につながる文書電子化の仕組みを実現!
事例企業:宿泊業(シティ・リゾートホテル経営)のお客様
ファイルサーバーを利用し、電子帳簿保存法に適合するために必要なほぼ最小限の対象に絞ったコニカミノルタジャパンの「電子取引スタートアップサービス」を採用。改正法への対応と同時に業務の属人化やヒューマンエラーなどの課題解消に取り組める環境を獲得。
紙帳票のスキャン保存の追加で、オフィスと経理業務をすっきりさせたい方へ
文書自動仕分け&ワークフローソリューションのご提案
コニカミノルタでは、スキャン文書やファクス受信文書の指定フォルダーへの保存からリネーム処理まで、一連の「仕分け」作業を効率化。紙文書の電子化を促進し、面倒なスキャン作業や手間のかかるファクス受信文書の管理をまとめて解決する様々なソリューションを提供しております。
サクセスパック: タスクオートメーションツールの活用で、紙文書電子化作業の効率化だけでなく、押印申請・承認フローも構築!
事例企業:株式会社エクセディ商事様
電子化の手間の削減と業務効率化をさらに進めるためにタスクオートメーションツール「Dispatcher Phoenix(ディスパッチャーフェニックス)」を導入。押印申請/承認、警備日誌の回覧など様々な業務の合理化、スピードアップを実現されています。
提案② 請求書の受領対応だけでなく、送付も含めた請求書業務全体の効率化を図りたいお客様向け
ある調査では、請求書のために出社しているのは、経理部門の担当者だけではなく、経理部門を除いた部門でも、5人のうち4人以上が請求書の対応をするために出社しているという課題が明らかになりました。この課題を解消するためには、請求書の送付業務、請求書の受領業務それぞれにおいて請求書業務のデジタル化を進めることが必要不可欠となります。電帳法の対応だけにとどまらず、経理業務の生産性向上やテレワークの推進にご興味のあるお客様向けのご提案です。
サービス名:Bill One
Bill One(ビルワン)は、電子、郵送、FAXなど、あらゆる請求書の受け取りからアプリ専用データベースへの入力作業までをまるごと外部委託できるサービスです。帳票の内容確認から承認、決済までをWebアプリ上で行えるようになるため、社内からは処理すべき紙伝票を一切なくすことができます。
サービス名:楽楽明細
楽楽明細は、経理データベースから取引先に請求書を自動発行できるクラウドサービスです。その発行方法は取引先の指定(電子、郵送、FAXなど)に応じて個別に設定することが可能。設定により、インボイス制度に対応した形式の請求書を発行することも可能です。
サクセスパック: 社内既存のシステムを改修せずに経理業務クラウドサービスにデータ連携させ、請求書発行業務の電子化と効率化を実現!
事例企業:住宅設備製造販売(中小企業)のお客様
取引先ごとに異なる請求書の配信手段(紙・データ・FAX)に対応する煩雑な業務を解消するため、「楽楽明細」を導入して一括自動対応を実現。その際、自社内の基幹システムからクラウド上の「楽々明細」にデータをアップロードする仕組みとして「Asteria warp core+」を利用。システムを改修することなく最新のクラウドサービスの利用が可能になり、経理業務の大幅な効率化を実現。
提案③ これを機に社内で運用中の紙文書をすっきり片付け、柔軟性の高い働き方を実現させたいお客様向け
サービス名:ドキュメントソリューションサービス
コニカミノルタは自社におけるペーパーレス、保管文書ゼロ化などの実践経験をもとに、そのノウハウを活かしたドキュメントソリューションサービスを提供しています。
サービスご紹介コンテンツはこちらから
サクセスパック: 経理システム導入後に煩雑化していた業務を、仕分け&ドキュメント管理ソリューションで電子帳簿と連携させて解決!
事例企業:ベバストジャパン株式会社様
増え続ける帳票を電子化し、保管文書削減と業務効率化を実現。通常の帳票と国税関係の帳票、異なるニーズを2つの電子化システムで解決。
「サクセスパック」はコニカミノルタジャパン株式会社の登録商標です。
コニカミノルタジャパンの電帳法・インボイス制度
対応ソリューション 機能役割別まとめ
コニカミノルタジャパンでは、電子帳簿保存法・インボイス制度への対応を含む数々の帳票、経理業務の自動化や文書電子化ソリューションをご用意しております。これらは単なるソフトウェアや装置の販売にとどまらず、お客様企業・団体の従業員規模、対応する帳票数、業務環境などに合わせ、適切な導入形態をご提案いたします。
電帳法&インボイス制度関連ソリューション総合マップ
① 電帳法厳格化部分への適合
電帳法おたすけパック
取引先から受領した電子取引データ(Eメール、Webからのダウンロード、受信FAXの電子化データなど)を、条件検索可能なファイル名でかんたん保存するためのソリューションです。ストレージはローカル保管のNAS(セキュリティー対策&保守サポート付き)かクラウドかを選択可能にしています。
また、法に基づいた適切な運用に役立つガイダンスや、困った時の法令相談メール窓口を備えた「PCA電帳法スターターキット」が含まれており、取引量の少ない小規模事業者のお客様にも迷いなく非常にリーズナブルな価格で電帳法対応ソリューションをご導入いただけます。
電子取引スタートアップサービス
必須記録項目の入力や必須記録項目での検索、改ざん防止措置といった、改正電子帳簿保存法の厳格化要件に適合するための電子取引文書管理専用アプリケーションを、コニカミノルタジャパンのエンジニアがお客様の業務環境に合わせて構築させていただくサービスです。導入にかかる準備期間を短縮し、先ずは直近の「対応しなければならない範囲」にフォーカスした形のドキュメントソリューションです。
② 電帳法規制緩和・インボイス制度への適応
複合機クラウドサービス bizhub essentials / bizhub Connector
仕分け名人V2
自社に手渡し・郵送・FAXで届く取引関連の紙文書をあらかじめ設定しておいたルールに従って、かんたん操作でのスキャン電子化を実現できるソリューションです。
電子帳簿保存法に適合するためには、スキャンデータの真実性を証明するために改ざん不可能なログデータ付のストレージもしくはタイムスタンプの併用が必要です。
サービス名:Bill One
Bill One(ビルワン)は、電子、郵送、FAXなど、あらゆる請求書の受け取りからアプリ専用データベースへの入力作業までをまるごと外部委託できるサービスです。帳票の内容確認から承認、決済までをWebアプリ上で行えるようになるため、社内からは処理すべき紙伝票を一切なくすことができます。
サービス名:楽楽明細
楽楽明細は、経理データベースから取引先に請求書を自動発行できるクラウドサービスです。その発行方法は取引先の指定(電子、郵送、FAXなど)に応じて個別に設定することが可能。設定により、インボイス制度に対応した形式の請求書を発行することも可能です。
③ ペーパーレスによる業務全般効率化
Dispatcher Phoenix
ドキュメントの「収集」「処理」「配信」に特化したコニカミノルタのタスクオートメーションツールです。例えばスキャン文書やファクス受信文書の指定フォルダーへの保存からリネーム処理まで一連の「仕分け」作業を効率化。また、社内での承認申請フローを想定した応用的なワークフローもノンプログラミングで設定することができます。お客様ご自身での構築が可能なほか、コニカミノルタのソリューションエンジニアがお客様環境と自動化のご要望をヒアリングし、構築をお引き受けすることも可能です。
電子帳簿保存法に適合するためには、スキャンデータの真実性を証明するために改ざん不可能なログデータ付のストレージもしくはタイムスタンプの併用が必要です。
ドキュメントソリューションサービス
コニカミノルタは自社におけるペーパーレス、保管文書ゼロ化などの実践経験をもとに、そのノウハウを活かしたドキュメントソリューションサービスを提供しています。
コニカミノルタジャパンが選ばれる理由
多くのお客様からコニカミノルタジャパンが選ばれている理由については様々ありますが、電帳法対応などのオフィスソリューションに関しては、これまでのお客様からの声をもとに、大きく分けて以下の3点であると捉えています。
1.長年の複合機事業で培った豊富な文書管理のナレッジと課題への対応策
コニカミノルタの前身であるコニカ株式会社がアナログ式のコピー機に代わる次世代のデジタル複合機を世に送り出してから、27年が経過しています(2022年7月時点)。以降、認証プリント、スキャンデータのストレージ保存、Webアプリ連携など、コニカミノルタはこれまでドキュメント管理のためのソリューションを多くのお客様にご提供して参りました。この27年間には、これまでのお客様からのご要望や自社での試行錯誤を通じ、次のお客様にご提案可能な多くのナレッジを蓄積しています。
2.ITに不慣れな従業員を置き去りにしないサービスづくり
コニカミノルタでは中小企業・小規模事業者向けに「IT-Guardians」の商品名で各種マネージドITサービスをご提供しています。それらの狙いは、自社内に専任の担当者・有識者がいない企業でも快適にITをご活用いただくことです。IT-Guardians以外をも含めたコニカミノルタジャパンのオフィスソリューションに共通するのは、以下の3点です。
・かんたん操作
ご提供するソリューションは、可能な限りノンプログラミングで直感的な操作が可能なUIを採用。
・サポート窓口
サービス構成要素のハードウェア、ソフトウェア、保守運用を切り分けせず、お客様からの問い合わせ対応窓口は可能な限り一つに集約。また、基本的なパソコン操作に関するお悩みやご相談にも対応できる「IT-Guardians ITサポートサービス」も様々なソリューションと併せてご提供可能。
・導入教育
サービスの種類によっては、お客様企業内の従業員がサービスを使いこなせるようになっていただくための教育プログラムをご用意するなど、導入後の健全運用を重視したご提案。
これらにより、ITに不慣れな従業員を置き去りにしない、あんしんのIT導入をご支援します。
3.お客様の規模や目指す理想像を捉えた個別の緻密な提案が可能
コニカミノルタジャパンでは、お客様のはたらく現場のIT環境や業務を綿密に調査し、人・ルール・システムの3つの漏れのない視点で実現性の高いソリューションの構築・導入を行うため、専属のソリューションエンジニアを全国各地に配備しています。今回ご紹介しているいくつかのサクセスパックでも、お客様社内のIT環境とクラウドサービスを連携させる、あるいはお客様が日常業務でお使いいただく状態を想定してソリューションのワークフローをセットアップなど、各種ソリューションと構築・保守役務とを組み合わせたセットを基本のご提案内容としています。
これにより、コニカミノルタジャパンは単なるソリューションの販売にとどまらず、お客様が設定されるビジョンに応じた、様々な変革プロジェクトの包括的支援までもが可能となります。
生産性向上を狙いとするIT導入補助金の取得申請をトータルで支援可能
IT導入補助金とは、中小企業・小規模事業者が生産性向上を目的とするITツールの導入に対し、それらにかかる費用の一部援助を受けることができる公的な制度です。
2022年度(令和3年度補正)では、これまでの通常枠(A・B類型)に加え、デジタル化基盤導入枠(デジタル化基盤導入類型・複数社連携IT導入類型)も追加されました。インボイス制度への対応も見据え、クラウド利用料を最大2年分補助するなど、企業間取引のデジタル化を強力に推進しています。
コニカミノルタジャパンは、今年度も引き続き「IT導入支援事業者」としてIT導入補助金の申請をサポートいたします。ITツールの選定、ご提案から、申請・手続きまでトータルでご支援いたします。
※あくまで生産性向上を目的とした企業のIT投資を応援する制度です。法改正への適合のみが目的で、生産性向上の狙いのないIT導入は対象外となります。
電子帳簿保存法・インボイス制度への対応策をご検討中のお客様へ
ここまでお読みいただきありがとうございます。コニカミノルタジャパンでは、様々な検討フェーズのお客様に合わせ、各種おすすめのメニューご案内しております。
働き方改革推進に関するヒントを、今後も継続して取得されたいお客様
電帳法対応 ~ペーパーレス化のための事例資料を入手されたいお客様~
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