業務文書の自動処理ソリューション
Dispatcher Phoenix
- #情報共有・文書管理
- #業務改善・生産性向上
「Dispatcher Phoenix」はコニカミノルタ独自開発による文書仕分けソフトウェアです。ファイルの収集はもちろん、処理・配信まで自在にカスタマイズでき、複雑なタスクもボタン一つで実行することが可能です。
お客様課題解決事例から、用途・導入効果をご紹介
1. 業務フローの自動化・省力化
紙文書と押印申請の電子化で効率化したい
- 押印申請書が手書きのため、承認までに時間と手間がかかる
- 承認者が社内にいないと決済できず、テレワーク時にも対応ができない
- ワークフローを構築し、さまざまな業務の効率化、スピード化を図りたい
専用の処理装置からの脱却でデータ入力業務停止のリスクを低減したい
- 財務帳票と財務会計システムとを連携させた帳票処理を行っているが、帳票のバーコード読み込みに使用中の専用装置が老朽化しており、不具合や故障による業務への支障が心配
- 繁忙期には大量に処理したい一方で、バーコード読み取り装置と処理用パソコンはその処理作業専用であり、休止中は無駄にスペースを占有している
納品書を受け取り受領書を返送する定型業務から解放されたい
- 取引先からの納品書に対し、紙の受領書を返送するために用意している受領書ポストが場所を占有し、事務所内のスペースを圧迫
- 受領書の振り分けと、取引先別のポストに分配する作業に人手がかかっており、仕分けミスのリスクもある
メインフレームから出力される印刷物にもテレワークで対応したい
- 印刷出力データを受信した複合機側でデータをPDF化し、社外からもセキュアにアクセス可能な場所へ転送保存。ペーパーレス化によりテレワーク環境整備と共に業務効率もアップ
- 複合機側にシステムを構築することで、メインフレームのシステム改修が不要で、システム改変のリスクと大掛かりな出費を抑制
2. 文書電子化の支援
電子文書の活用を高め、紙保管をなくしたい
- 紙文書からスキャンで電子化した後のデータを保管するための作業が煩雑で、共通のルールを定めても全従業員の間で徹底できない
- 保管データを二次利用する際に顧客情報や機密情報が含まれている場合があり、情報漏洩などの不安がある
- 紙文書を画像化したデータではファイル名以外に検索ができず、閲覧や活用の点で難がある
増え続ける紙の契約書を簡単な手順で管理できるようにしたい
- 手間のかかる大量の契約書の電子化に特定のスタッフがかかりっきりになっており、業務効率化を図りたい
- 電子化した契約書は探しにくく、検索にかかる無駄な時間を削減したい
スキャン作業も取り込み後の検索も簡単なドキュメント電子化をしたい
- 各店舗の受付情報や請求書を本社で管理しており、各店舗から問い合わせを受けた時に、紙書類から探す作業が手間となっているため、電子化し各店舗に共有できる仕組みを導入したい
- 各種書類の表紙をOCR処理し、読み取り結果を基にフォルダーの振り分けを行うフローを流用することを考えているが、OCRの読み取り精度が絶対ではないため、振り分けの間違いが発生しないか心配
- ファイルサーバーのフォルダー構成が何階層にもわたるため、ファイルにアクセスするまでに時間がかかる
紙文書から電子化した情報も手間なく参照や再利用ができるようにしたい
- 保管スペース削減と検索効率向上のために文書保管のクラウド化を推進したが、紙文書の電子化データは画像情報のためキーワード検索ができず、参照や再利用が難しい
- 紙文書のスキャンによる電子化と、リネームやタグ付け保存を手作業でやると膨大な作業時間と手間が必要で対応しきれない
3. 社内情報共有のスピードアップ
受信FAXに混在して届く大量の注文書処理業務を効率化したい
- 日々FAXで受信する膨大な注文書の処理業務を効率化するために受注FAXの電子化とAI OCRでの処理を検討していたが対象となる注文書の仕分けに手間がかかってしまうため、解決する手段に悩んでいる
- 届いた注文書に対しての納期回答のFAX返信業務も効率化したい
FAX受信内容を外勤者へスピーディーに伝えたい
- 担当営業が外出中にお客様からFAXが届いた際、内容を確認するのが遅れ、お客様にご迷惑をかけたり商談機会を逃したりすることがある
- 受信したFAXの内容を内勤者が外勤者に効率的に伝える手段がなく、外勤者もFAXの確認のために頻繁にオフィスに出社しなければならない
