新型肺炎（コロナウイルス）の流行により、テレワークを余儀なくされた方も多いのではないでしょうか。とはいえ突然テレワークをするように指示をされても、不安がつきまといますよね。
今回はその不安を解消し、会社に出社しなくても普段通りのパフォーマンスで仕事を行うための方法をコニカミノルタジャパンの実例を元にご紹介します。

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新型肺炎の流行によるテレワークの導入

昨年12月に中国で発生した新型コロナウイルスは、１月後半から日本国内でも影響が出始め、とうとう全国的な流行のフェーズに入ってしまいました。風邪気味や軽度の倦怠感があればできるだけ外出しないように、と呼びかけられています。

新型コロナウイルス以前から、積極的に有給休暇を取得する風潮になっていますが、一方で少々体調が悪くても無理して働く、という日本人は未だ多くいると思います。もし出社し続けたことで感染を広げてしまうと、企業の責任も問われることになりますが、企業活動も継続していく必要があるため、企業は事業継続と危機管理対策を慎重にかじ取りする方法を考えなければいけない時に来ています。

そのような状況に有効なのがテレワークです。
とはいえ、まだまだテレワークを全社員対象に導入されている企業はごくわずかです。このような緊急事態でも今すぐテレワークできる環境を整備したい方はこちらの記事をご覧ください。

ですが、急にノートパソコンなどの機器を準備しろと言われても…という方もいらっしゃると思います。よく使う社内イントラネットやメールサービスなどにどこからでもアクセスできるようにURLやQRコードを控えておくと、自宅のパソコンやスマートフォンなどからアクセスして仕事をすることができます。
ただし、企業によりセキュリティー対応の考え方が異なるため、事前によく確認する必要があります。

コニカミノルタジャパンではとっさにテレワークの必要性が出てきた際に会社のパソコンがないと仕事ができない、ということにならないよう、これらにアクセスできるQRコードを掲載した名刺サイズのカードを全社員に配布し、日ごろから持ち歩いています。

関連資料：第20回テレワーク推進賞　受賞企業発表資料

コミュニケーションの不安

仕事、ちゃんとやってる？

会社から離れて仕事をしていると管理職の方は「部下がちゃんと仕事をしているだろうか」や、一般社員の方は「仕事をちゃんとやっていてもサボっていると思われないだろうか」という不安が生まれがちです。

■解決策：情報を共有し、信頼関係を築きましょう

日ごろから仕事内容を共有し、上司・部下ともに信頼関係を築いておくことが大事です。業務開始時の連絡や、 一日の終わりにその日の業務内容を報告することも有効な手段だと思います。離れているからこそ、普段以上にメールや電話、ビジネスチャット等のコミュニケーションツールを活用して情報を共有しましょう。

また、もしもテレワークで手を抜いて仕事をしていたら、後の成果にも影響が出てきます。監督者の目がないからといってサボることにより、仕事を山積みにして自分の首を絞めることにならないようテレワーク中も出社時と同じようにコツコツと業務をこなしましょう。

ちょっとした質問してもいいのかな？

テレワークをしていると、社内にいるときは自然と周囲の人と話をしたり、ちょっとした質問をしたりと意外とコミュニケーションをたくさん取っていることに改めて気付きます。でも、離れて仕事をしていると、こんな小さなことでわざわざメールや電話をしても良いものか、と思うことがしばしば…。

■解決策：チャットツールで気軽なコミュニケーションをとりましょう

そこで便利なのがチャットツールです。メールだと文章で返事をしなければならず、堅苦しい文章になりがちです。チャットツールだと会話形式でコミュニケーションでき、絵文字やスタンプなども使えるため、ある程度感情も伝えることができます。出社した際のコミュニケーションもより円滑になるかもしれません…！

セキュリティー面での不安

情報漏洩が不安…

大切な顧客情報や、開発中の商品データなど、企業にはたくさんの守らなければいけない情報があります。テレワークを実施できる企業はセキュリティーにどんな工夫をしているのでしょうか？

■解決策１：パソコンのセキュリティー対策を行いましょう

もっとも大切なのは、やはり持ち運ぶパソコン自体のセキュリティー対策です。セキュリティー対策ソフトウェアは常に最新のものを利用するようにしましょう。

コニカミノルタではセキュリティー対策の管理・運用をサポートするサービスも取り扱っています。

高度化・多様化するサイバー攻撃への不安を、多重防御システムによるセキュリティー対策で解消

■解決策２：テレワークする場所を選びましょう

どこでも仕事ができるからと言って、カフェや公共施設などで仕事をすると不特定多数の知らない人にパソコンの画面や資料を見られたり、電話の会話を聞かれてしまうリスクがあります。大切な情報を扱う時は自宅で仕事を行ったり、コワーキングスペースの個室を利用するなど、できるだけ人が集まらない場所で作業をしましょう。
とはいえ、突発的に外部で仕事しなければいけない状況も出てくるでしょう。その際はパソコンののぞき見防止フィルターを装着するなどしておくと、リスクを低減できます。

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環境面での不安

会社の固定電話にお客様から電話がかかってくる…

休みではないので、会社の電話が鳴らないとは限りません。誰か電話番がいないと困りますよね。

■解決策：電話転送機能を使う

電話の自動転送機能を使えば、会社にいなくても固定電話を受電できます。
当番制にして時間帯によって分担するなど、運用方法は職場で話し合って決めるのが良いでしょう 。

「部長、書類をご確認の上、捺印をお願いします」ってお願いできない！

注文書、経費伝票、稟議書…様々な書類があります。この書類をすべて紙に出力して行っているために、書類作成者と書類と承認者が同じ場所にいなければ仕事が回らない、テレワークなどもってのほか！という方も多いのではないでしょうか？

■解決策：電子承認のシステムを導入する

この際、稟議・決裁業務を電子化して、場所や紙書類にしばられずに効率良く仕事を進める環境にしてしまうという方法があります。書類はデータで保管するので、オフィスの場所も取りません。

ですが、紙書類の保管条件や電子化するべき対象の判断はとても難しいものです。どこから手を付ければ良いか分からない、という方はこちらで解決策の紹介をしていますのでご覧ください。

膨大な文書の管理をスムースかつスマートに

お客様とはFAXでやり取りしている…

メールで注文書を送ってくれるお客様もいらっしゃるけど、まだまだFAXで送ってこられる方も多い…と悩んでいる方は多いと思います。FAX受信、送信のために会社に行かなければ仕事は回らないのでしょうか。

■解決策：FAX内容をデータ化するシステムを導入する

実は、受信したFAXデータを自動的に電子化してくれるソリューションがあるのです！
受信したデータはPDFに変換され、受信通知を担当者へメールで送付され、PDF化されたファイルは予め指定されたクラウドストレージに保存されます。

コニカミノルタの複合機bizhubをお使いの方は「仕分け名人V2」でお手軽に始められます！

紙文書の電子化、ファクスのペーパーレス受信を効率化

さらに複雑なフローで文書管理の効率化を進めたい方、他メーカーの複合機をご利用の方はこちら。

効率的な文書配信を実現

コニカミノルタジャパンではこのような対応を行い、テレワークができなかった仕事内容の人もできるだけテレワークができる環境を整えていきました。

在宅勤務での不安

自宅で仕事をすると運動不足になる

テレワークをすると、通勤の運動量が意外と多いことに気付きます。家で仕事をしていると駅まで歩くこともないし、動いてもトイレに行くくらい…ということも。

■解決策：自宅や自宅周りでできる運動をしてみる

運動不足も現在流行している新型肺炎予防にはあまり良くないとされています。適度な運動は必要です。家でラジオ体操やテレビ体操を実践したり、ストレッチやヨガをするのも良いでしょう。朝、普段の通勤時間を使って家の周りをウォーキングし、気持ちを仕事モードに切り替えるという方もいるようですよ。少し体を動かすことで集中力もアップするかも！？

家だと集中力が上がらない

家だとどうしても集中力が散漫になったり、家で仕事をしていると家族から用事をお願いされる、という話もよく聞きます。育児や介護をしながらでも仕事ができる働き方としてテレワークは有効だと考えられていますが、成果が出ない仕事ばかりではテレワークをしている意味がありません。

■解決策：家で仕事をするときのルールを決め、家庭内へも周知する

仕事をする定位置を決め、その場所でパソコンに向かっている時は仕事中、それ以外の場所にいるときは業務外、などとルールを決めたり、卓上のサインなどを用意すると良いでしょう。そうすることで自然と仕事モードに気持ちを切り替えられたり、家族ともルールを共有することで家事をお願いしてもいいのかの判断もつきやすくなります。

まとめ

働く人の中には、様々な業種や業態があるため、接客業や製造現場などその場所に行かなければできない仕事も存在するのは確かです。ですが、できるだけ出社しなくても仕事ができる人たちが外出を控えるだけでもかなりの効果は見込まれると思います。
はじめは不安も伴うと思いますが、まずは可能な範囲で実践してみてはいかがでしょうか。実際に取り組むことで、今後の働き方を考えるきっかけになるかもしれません。

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いいじかん設計　編集部

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