コンプライアンス
コンプライアンスの基本的な考え方・推進体制
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基本的な考え方
事業活動の基本としてコンプライアンスを推進しています。
お客様、地域・国際社会、お取引先、株主・投資家などの多様なステークホルダーの皆様からの信頼を維持・向上することが事業活動の基本であり、コンプライアンスの実践はその基本の実践です。そして、コンプライアンスの実践の継続は、持続的な企業価値の向上につながるとコニカミノルタは考えます。法令を遵守することは当然のこと、企業倫理に加え、私たちが正しいと信じることを定めた社内規則類を遵守することがコニカミノルタのコンプライアンスです。
コニカミノルタグループでは、このコンプライアンスを強固に推進するために、企業および全従業員に求められる行動を「コニカミノルタグループ行動憲章」に定め、この行動憲章に基づきコニカミノルタグループの社員一人ひとりが行動できるよう、グローバルな推進体制のもとで、グループ施策を実行しています。
■コニカミノルタグループのコンプライアンスの範囲
グループコンプライアンス推進体制
グループ全体を統括するコンプライアンス推進体制を構築しています。
コニカミノルタでは、グループコンプライアンスの最終責任者であるコニカミノルタ（株）代表執行役社長のもと、取締役会で任命されたグループコンプライアンス担当役員が、グループコンプライアンス推進上の重要事項を決定し、腐敗防止や個人情報保護をはじめとするコンプライアンス遵守と推進を統括する責務を負っています。その遂行のため、担当役員の諮問機関として、事業およびコーポレートの各機能を担当する役員で構成される「グループコンプライアンス委員会」を組織しています。
また、コニカミノルタ（株）では、各部門の部門長が自部門の責任者として、国内外のグループ会社では各社の社長がその責任者として、それぞれコンプライアンスの推進を行う体制としています。なお、担当役員は、グループ内の推進状況や重要な問題に関して、定期的に監査委員会に報告しています。
■コンプライアンス推進体制
グループ・グローバルな支援体制
コンプライアンス活動におけるグループ連携を強化しています。
コニカミノルタ（株）の法務部がコンプライアンス推進支援部署として、グループコンプライアンス担当役員を補佐し、コンプライアンス推進上の重要事項や推進施策の立案を行うとともに、各部門・グループ各社の活動を直接的、間接的に支援し、横断的なコンプライアンス活動を推進しています。
また、担当役員は、欧州、北米、中国および東南アジアにおけるコンプライアンス推進支援役を任命し、海外各地域の実情に応じた推進活動を実行しています。
2023年度も、コンプライアンス推進支援部署と各地域推進支援役とが連携して、新規に買収した国内外の会社や小規模のグループ会社に対するコンプライアンス導入支援を行い、グループ全体におけるコンプライアンスの定着に注力しました。
コンプライアンス推進計画の作成と推進状況の確認
コンプライアンス推進計画を作成し、各部門およびグループ各社に施策の推進状況の報告を義務づけています。
コニカミノルタでは、社会的要求の将来動向とコンプライアンスリスクアセスメントの結果を考慮して重要課題を特定し、中期推進計画を作成しています。さらにその中期推進計画に基づき、各年度の方針および計画を作成し、各部門およびグループ各社に、それに従った施策の実施を要請しています。2023年度も、各部門が、管理下にある子会社も含めて、それぞれの事業領域におけるリスクも加味して独自の計画を立て、施策を実施しました。
コニカミノルタ（株）の各部門および国内グループ会社の責任者は毎月、海外グループ会社の責任者は四半期ごとに、それぞれ自部門または自社におけるコンプライアンス施策の推進状況と問題について記載した報告書を作成し、グループコンプライアンス担当役員に報告することが義務づけられています。「コニカミノルタグループ行動憲章」の違反につながる重大な問題が起きた場合には、担当役員への即時の報告が求められています。
担当役員になされたこれらの報告をもとに、コンプライアンス推進支援部署と各地域推進支援役が適宜連携して、グループ全体の活動を展開し、課題については次年度の計画に反映しています。
代表執行役社長の直轄組織である経営監査室はコニカミノルタ（株）および国内・海外子会社の内部監査を行っています。内部監査はコンプライアンスの視点からも行われ、年次計画に従った施策の実施状況やコンプライアンスを徹底するための体制について細かくチェックされます。抽出された課題については、是正計画が作成され、推進支援部署や各地域推進支援役の支援を受けて実施され、フォローアップ監査で確認されます。
またこれら一連のコンプライアンス推進活動（コンプライアンスシステム）を監査法人に定期的に報告しています。
2023年度も、対外公表を要する重大なコンプライアンス違反事案はありませんでした。コンプライアンス問題発生件数は、ESGデータの「ガバナンスデータ」に記載しております。
内部通報制度「ヘルプライン」
グループ各社でシステムの整備、改善に取り組んでいます。
コニカミノルタの内部通報制度「ヘルプライン」
■コニカミノルタの内部通報制度「ヘルプライン」
コニカミノルタでは、国内のグループ会社の従業員がコンプライアンスに反する行為を発見した場合、法務部長、ヘルプライン担当または外部の弁護士（社外窓口）に、電話、電子メールなど複数の手段で直接連絡、相談できる「ヘルプライン」を設けています。
海外グループ会社では、北米、欧州、中国、東南アジア、その他の地域ごとに、各地域のすべてのグループ会社を対象とした内部通報を受け付けており、グループ会社内の社内窓口だけでなく、外部の弁護士など、第三者による社外窓口も設置しています。欧州では、24時間・複数言語対応をしています。
コニカミノルタグループの日本、中国、東南アジア地域では、サプライヤーに対しても「ヘルプライン」を開放しており、欧州でもサプライヤーに対して開放を開始しました。北米においてはサプライヤーを含む全ステークホルダーに開放しています。
コニカミノルタグループのヘルプラインではいずれも、匿名でも連絡・相談が可能です。また、窓口に連絡・相談したことで、通報者が不利益を被ることはありません。寄せられた通報については、調査の必要性を公正・公平かつ誠実に検討し、通報者に今後の対応について連絡するとともに、内部通報によって得た情報は調査に関わる者のみで共有し、通報者に不利益を与えない運用を行っています。コンプライアンス上の問題があった場合には通報システムの主幹部門が関係部門と連携し是正するとともに、再発防止を図っています。
グループコンプライアンス担当役員は、すべての内部通報情報を定期的に監査委員会に報告しています。2023年度は、日本の内部通報窓口に13件、海外における内部通報窓口へ29件の通報がありました。外公表を要する重大な通報はありませんでした。
2023年度の内部通報のうち、人権関連（パワーハラスメント／セクシュアルハラスメント／差別／不適切な扱い）の内部通報件数は、国内7件、海外14件でした。
