属人化の防止、生産性の向上につながる、文書管理の基本から実際の流れまでをまとめました。これから始める方も、うまくいっていない方も基本を学ぶ必読の1冊です。
こんにちは！ドキュメントチームのMatsushitaです。
少子高齢化や労働力不足を背景に、育児や介護に携わりながら働き続ける方の割合が増えてきました。多くの企業では働き方改革が大きな課題となり、サテライトオフィスの活用やモバイルワークを推奨するなどの場所に縛れない働き方を目指して、さまざまな取り組みをしている企業が増えました。
多様な働き方を実現するにおいて重要になるのが、「情報共有の仕組みづくり」です。
以前の記事でも紹介しましたが、コニカミノルタジャパンでは場所に縛られない働き方を目指して2013年より働き方改革の取り組みを行ってきました。その取り組みの中で、場所に縛られない働き方を実現するにあたり、紙文書が「情報共有の仕組みづくり」の阻害要因になると考え対策をおこないました。
私自身も子育てをしながら働いていますので、今回は従業員目線を交えながら、多様な働き方においてなぜ情報共有が重要なのか、情報共有と紙文書はどう関係していくのかなどにふれながら、それらを実現する方法について簡単に紹介します。
目次
「情報の属人化」が休めない環境を作る？柔軟な働き方を促進するためには情報共有が必要。
仕事をしている方なら誰でも、病気や育児、介護などの個人的な理由で業務に支障を出したくないと考えているかと思います。私も同様に考えていますが、現実は子育てをしていると子供の体調不良などで急に休まなければならないこともあり、同僚や上司に代わりに業務対応お願いすることがあります。その際スムーズに引継ぎするためには、引き継がれた相手が簡単に対象の情報にアクセスできる環境を日ごろから作っておくことが重要です。
もし、ある仕事に関する文書を自分しか使わないという理由で自分だけがわかる形で管理していた場合、本人がいないとその文書にたどり着けないことになってしまいます。結果、その文書や情報に紐づいた仕事そのものが属人化してしまい、休めない環境を自分で作りあげてしまうことになります。
これは、私のような子育て社員のみに関係することではありません。誰しもが病気や事故で急遽仕事を休まなければならなくなる可能性があります。情報が属人化することは、休めない環境を増長させることとなり、全ての社員おいてデメリットなのです。また、正しい情報を得られないことや、情報取得までに時間がかかることは非効率ですし、休みにくい環境は社員の満足度低下につながるため、会社にとってもいいことではありません。
情報共有の仕組みを作るための3ステップ
では、情報共有の仕組みはどのように作っていくのでしょうか。ここでは、簡単に3ステップで紹介します。
① 目的を設定する
情報共有の環境づくりは手段ですので、「何のためにその環境を作るのか」といった目的を設定しましょう。例えば、業務が属人化して負荷が高まっていることが課題で業務効率化を目指しているなど、現在の課題を洗い出し、最終的な目的を決めていきます。まず目的を設定することで、この後のルール策定、ICTの選定の方向性や今回の取り組みの中でどこまで実施するのかなどのスコープを定めやすくなるほか、プロジェクトメンバーが部門を横断することになっても共有認識を持ちやすくなります。
② 共通ルールの策定
どのような情報（紙文書や電子情報）をどのように取り扱っていくのか、ゴールを見据えながら共通のルール(情報が誰をどのように通って処理されていくかなどの業務フローなど。)を策定していきます。この際に、もし紙文書が多い環境であれば、削減活動を行い「どのように扱っていくかを考える対象そのものの量を減らす」ことも有効です。（※紙の削減に関してはこちらの記事「オフィスに紙があふれていませんか？文書管理の改善と紙削減のポイント」もご参考ください）
③ ICTインフラ環境の構築
ルールの策定と同時に、ICTインフラ環境の構築を検討しましょう。ルールを設定しても、人の手だけではミスや不正は起こってしまう可能性があります。ICTを導入することで、セキュリティ強化やミス・不正の防止、業務効率化をしやすくすることができます。
情報共有化のためのシステム導入というと代表的なものは文書管理システムや、ファイルサーバ、クラウドストレージ、ワークフローシステムなどです。真っ先にペーパーレスや電子化というキーワードを思い浮かべる方が多いかと思いますが、ポイントとしてはやみくもにシステム導入をするのではなく、業務フローやルールをきちんと構築した上で運用していくことが重要です。
コニカミノルタジャパンでは、セキュリティが担保されたクラウドストレージでいつでもどこでもアクセスできる環境で情報共有を行いながら、ワークフローシステムやその他のシステムも併せて運用しています。これにより場所に縛られない働く環境が実現し、「業務そのもののためではなく、対面でのコミュニケーションのために出社する」という働き方を選択できるようになっています。
「失敗しない情報共有化の仕組みづくり」のための5つのポイント
最後に、これまでの経験から働き方改革、特に情報共有化の仕組みづくりを失敗しないための５つのポイントをご紹介します。
- 経営層からの大きなバックアップを元に推進力のある事務局と組織を作りましょう
- できるだけわかりやすいシンプルな運用ルールを作りましょう
- 参加する人の意識改革を行うために、最終的に特別なプロジェクトとしてではなく通常業務の1つとして社員に落とし込めることをゴールにして、活動の目的や意義などを段階的に継続して発信し続けましょう。
- 作成したルールを全員が守りやすくするようにICTを活用しましょう
- 専門コンサルタントを活用することで、より効率的・効果的なプロジェクトにしましょう
かつては、”やらされた”社員側の私でしたが、結果的に場所に縛られない働き方が実現し、とても助けられています。まわりの同僚の意識も働き方改革の取り組み前とは随分変わりました。そして今も継続して変わり続けています。本ブログをご覧の方で働き方改革を主導されていらっしゃる方は、社員一人ひとりのための取り組みであることをしっかりと伝えていただき、ぜひ成功に導いてくださいね。
コニカミノルタジャパンでは、オフィスデザインや移転の際に重要なポイントとなる紙文書の削減やその後の文書管理ルール構築などのサービス提供も専門で行っています。自社での数々の失敗や成功の体験を元に、さまざまな企業の働き方改革のお手伝いをしていますので、ぜひご相談ください。
属人化の防止、生産性の向上につながる、文書管理の基本から実際の流れまでをまとめました。これから始める方も、うまくいっていない方も基本を学ぶ必読の1冊です。
