ペーパーレス化はSDGsに有効？取り組み例や注意点を紹介｜コニカミノルタのオフィスデザイン・移転ソリューション

SDGsへの貢献につながるペーパーレス化の取り組み例

SDGsへの貢献につながるペーパーレス化の事例を紹介します。自社で導入できそうな実践例を、ぜひ積極的に取り入れてください。

会議資料のペーパーレス化

社内で利用する会議資料は、ペーパーレス化を推進しやすいポイントの1つです。PCやタブレット端末へデータで配信することにより、配付資料を印刷する必要がなくなります。用紙代の削減につながるだけでなく、業務効率化にも寄与するでしょう。

さらに、会議資料をデータで保存していくことによって検索性も高まります。分厚い紙のファイルを保管するためのスペースも不要になり、オフィス空間をより有効活用することも可能です。

クラウドストレージの活用

クラウドストレージを活用することで、よりシンプルかつ効率的な文書管理を実現しやすくなります。メール添付などでデータをやり取りする必要がなくなり、クラウド上に作成した共有フォルダにて最新データの受け渡しができるからです。

クラウドストレージによっては、文書の共同編集作業が可能なものもあります。複数名で文書を編集できるため、変更点をリアルタイムで確認しながら作業を進めることも可能です。また、これまで紙で管理してきた文書をスキャニングしてデータ化すれば、クラウドストレージで一元管理できます。ペーパーレス化を推進することは、情報の一元化にもつながる取り組みといえるでしょう。

クラウド電子契約システムの活用

クラウド電子契約システムを活用すれば、契約の締結や契約書の保存をデータで完結できます。電子署名やタイムスタンプの付与により、従来の押印に代わる真正性の証明が可能になるからです。

契約書の取り交わしがデータで完結できるようになれば、紙の契約書では不可欠だった郵送によるやり取りが不要になります。契約締結をより迅速に進めやすくなるため、ビジネス上の機会損失を防ぐ意味でも有効です。

ペーパーレス化を推進する際の注意点

ペーパーレス化を推進するにあたって、いくつか押さえておきたい注意点があります。ペーパーレス化への移行をスムーズに実現するためにも、次の3点を実践しておくことが大切です。

ペーパーレス化に取り組む目的を共有する

ペーパーレス化自体は「紙の書類をデータに移行する」ことですが、単に紙を使わずデータ化すればよいというものではありません。従業員の中には、従来どおり紙の書類の方が扱いやすいと感じる人もいるでしょう。なぜペーパーレス化に取り組む必要があるのか、目的を共有しておくプロセスが欠かせません。

たとえば、ペーパーレス化を推進することで具体的にどのような面で利便性が向上し、業務効率化につながるのか、メリット面を丁寧に説明する必要があります。現場の声に耳を傾け、ペーパーレス化することで生じるデメリット面を解消しておくことが大切です。

コニカミノルタジャパンでは、必要に応じて紙を活用し、その後データ化して原本を破棄するのか、原本を残すのかを判断することにより、効率的・効果的に紙を活用する「ストックレス」という考え方を大切にしています。ストックレスという考え方を取り入れることでペーパーレスへのハードルが下がり、取り組みやすくなるかもしれません。

段階を踏んで推進する

ペーパーレス化は、必ずしも全社で一斉に開始する必要はありません。取り組みやすい書類から始めたり、実践しやすい部署から進めたりするといったスモールスタートも視野に入れておきましょう。

たとえば、会議資料のような社内で使用することが前提の文書は、ペーパーレス化のテストケースとして適しています。まずは会議資料をデータに移行し、便利になった点・不便に感じる点をヒアリングしながら改善を図っていくのが得策です。たとえ小規模であっても成功事例ができれば、部門全体や全社でペーパーレス化を推進する足掛かりとなります。

費用対効果を考慮してシステムを選定する

ペーパーレス化を推進する際には、新たにシステムやツールを導入することになるケースが多いでしょう。導入するシステムを選定する際には、費用対効果を十分に考慮しておくことが大切です。

まずは自社にとって必須の機能を絞り込み、想定している用途をクリアできるシステムをピックアップしていきます。必須の機能以外にどのような機能があるのかを確認していくと、不要な機能が少なからず搭載されているシステムも出てくるはずです。機能が充実していれば使いやすいとは限らない点に注意してください。不要な機能が多いとかえって操作性が低下したり、必要以上にコストがかかったりする原因にもなりかねません。自社の用途を踏まえ、費用対効果を意識して選定していくのがポイントです。

まとめ：ペーパーレス化を推進してSDGsに貢献しよう

ペーパーレス化はSDGsの達成に貢献できる具体的な取り組みの1つといえます。自社の業務効率や生産性を向上させたり、コスト削減を実現させたりする効果が得られるだけでなく、持続可能な社会の実現に向けて一翼を担える点が大きなメリットです。SDGsの実現に向けた取り組みの一環として、ペーパーレス化を推進してみてはいかがでしょうか。

コニカミノルタジャパンでは、ペーパーレス化・ストックレス化の推進をサポートする「ドキュメントソリューション」を提供しています。適切な文書管理の在り方を考え、その実現をサポートする「文書管理コンサルティング」や、各文書管理システムの導入を支援する「文書管理システム導入支援サービス」など、お客様のニーズに合ったソリューションを提案いたします。ペーパーレス化を推進したい事業者様は、ぜひコニカミノルタジャパンへご相談ください。