ペーパーレス化によるデメリットとは？必要な対策や注意点を解説｜コニカミノルタのオフィスデザイン・移転ソリューション

ペーパーレス化を推進する際の注意点

ペーパーレス化を推進する際に、押さえておきたい注意点がいくつかあります。システム導入前に必ずチェックしておきましょう。

ペーパーレス化を推進する目的を明確にする

ペーパーレス化を推進する目的を明確にすることも重要です。ペーパーレス化を推進する目的は企業によって異なります。想定される主な目的は下記のとおりです。

・印刷コストや郵送にかかる手間の削減
・テレワーク導入
・重要書類の一元管理
・SDGsの推進

費用削減以外にも、ペーパーレス化に求める効果にはさまざまなものが想定されます。自社が何を目的としてペーパーレス化を実現したいと考えているのか、共通認識をもって取り組むことが重要です。

ペーパーレス化する書類を決める

法的にペーパーレス化できる書類は、将来的にほぼすべて電子化することも可能です。しかし、はじめから全社的にペーパーレス化を推進してしまうと混乱をきたすことが想定されます。たとえば、以下のような方法で段階的にペーパーレス化を進めるのも1つの方法です。

・部署ごとにペーパーレスを導入する
・各部署でペーパーレス化しやすい書類を選ぶ
・直接手書きでメモをする必要がない書類に絞り込む

事業への影響度があまり大きくない書類を選んで試験的にペーパーレス化を進めていき、徐々に全社的に導入していくようにしましょう。

保存期間のルールを確認する

法人が取り扱う書類の中には、法律で保存期間が定められているものがあります。保存期間のルールを確認し、適切に管理していくことが大切です。保存期間が定められている主な書類として、下記のものが挙げられます。

【2年保存義務の文書】
・健康保険
・厚生年金保険に関する書類

【3年保存義務の文書】
・労働者名簿
・雇入れ、解雇、退職に関する書類
・災害補償についての書類
・郵便物等の発受信簿

【4年保存義務の文書】
・雇用保険の被保険者に関する書類

【5年保存義務の文書】
・従業員との契約書、身元保証書
・産業廃棄物の管理票

【7年保存義務の文書】
・仕訳帳
・現金出納帳
・決算関連で作成された書類
・領収書、預金通帳、振込通知書、請求書、契約書、見積書
・扶養控除等申告書
・源泉徴収簿

【10年保存義務の文書】
・株主総会議事録
・取締役会議事録
・重要会議議事録
・満期、解約となった契約書
・決算書
・貸借対照表や損益計算書
・総勘定元帳や各種補助簿や会計帳簿

保存する書類によって保存媒体を分けたり、年号ごとにわかりやすくまとめたりするなどして、保存の確実性と検索性を両立させるのがポイントです。

従業員の理解を得る

仮に全社的にペーパーレス化を推進したとしても、従業員が取り組みの意図を理解できていなければ効果は薄れてしまいます。IT機器が苦手な従業員がいることや、ノートパソコンやタブレット端末などの機器に苦手意識をもっている従業員がいることも想定しておくことが大切です。

ペーパーレス化を実現することによって、現場にどのようなメリットがもたらされるのかを丁寧に説明し、理解を得ることが求められます。必要に応じて従業員向けの説明会や講習会を開催し、ペーパーレス化の意義や目的を組織内で共有しておきましょう。

まとめ：ペーパーレス化の課題を解決しよう

ペーパーレス化の導入に伴い、浮上する可能性のある課題は決して少なくありません。ペーパーレス化のデメリット面を押さえ、先手を打って対策を講じておくことに加え、メリット面とのバランスを考慮することが大切です。今回紹介したポイントを参考に、効果的にペーパーレス化を進めましょう。

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