3つの視点で働き方改革!「紙に縛られない働き方」を目指したコニカミノルタの2年間の紙文書削減と文書管理プロジェクト<後編>

コニカミノルタ浜松町オフィスの写真

日々変わる環境や働き方に合わせた運用の改善を継続的に取り組み

PDCAの図

保管文書ゼロ化の運用開始から2年以上経過しました。運用開始後より、社内からの様々な意見を取り入れながらルールの修正などを行っています。直近では、一部内容に日常業務とそぐわない点が出てきたため、文書管理規程を改訂しました。なお今後、さらに市場環境の競争が厳しくなる中、社内体制や日々の業務運用、社内ITシステムが変わる頻度も多くなってくると思われます。そのような動きにも注意し、必要があればその時にあったルールに合わせていきたいと考えています。

また運用開始から時間が経過したせいかもしれませんが、社員の意識も若干落ちていることもあり、近々全社員に対してE-ラーニングを実施する予定です。E-ラーニング終了後にはテストがあり、合格出来ないと繰り返し再テストを実施します。ここについては若干強制的にはなりますが、再度社員の認識を合わせるためにも行いたいと思っています。
社員に本運用を定着させるには様々な点で改善が必要な所はありますが、会社としての文化になり、1人1人がこの価値を語れるようになることを信じて、今後とも活動を進めたいと思います。

今回のような紙文書の削減プロジェクトやオフィス移転やリニューアルなどは表面的に行うだけではなく、その後ろにある業務プロセスや働き方を見据えて行うことで成果がでてくるものです。取り組まれる場合には、まずは自社の理想の働き方を明確にするところから初めてみることをお勧めします。コニカミノルタでは、このような自社の経験を元にお客様にアドバイスさせていただいていますので、お困りの点があればぜひご相談ください。

【属人化を防ぐ文書管理のトリセツ】文書管理の進め方

属人化の防止、生産性の向上につながる、文書管理の基本から実際の流れまでをまとめました。これから始める方も、うまくいっていない方も基本を学ぶ必読の1冊です。

Download

紙文書削減マニュアルイメージ

Contactオフィス環境に関するお問い合わせ

商品およびサービスについてご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

電話でのお問い合わせ
※お問合せ後、担当より折り返しさせていただきます

03-6311-9450
[対応時間]9:30~17:00
(土日祝日・年末年始休業を除く)

メールでのお問い合わせ

お問い合わせフォーム

コニカミノルタジャパン株式会社
ワークスタイルデザイン事業部  空間デザイン事業推進部

〒105-0023 東京都港区芝浦1-1-1 浜松町ビルディング26F(総合受付)

許認可

東京都知事 特定建設業許可:

建設工事業 大工工事業

左官工事業 管工事業 ガラス工事業 塗装工事業 防水工事業

内装仕上工事業 建具工事業

第一種貨物運送利用事業