紙を削減した保管文書ゼロ化の効果

運用を開始して2年以上経過しますが、業務面で様々な効果が出てきました。
まずは社内申請書作成における時間の短縮です。これまで、紙による申請を行っていたものを電子ワークフローシステムを導入したことにより、1件の作成時間が26分短縮することができました。特に効果があったのは申請書フォーマットを探す時間です。これまでは該当のフォーマットを探すのが一苦労だったのですが、システム導入により1か所に集約されたことで、大幅な時間短縮に繋がりました。また営業部門では直行直帰の機会が増え、残業時間の削減にも効果を発揮しています。

次に文書の検索性について定量的なデータはとれていませんが、社内アンケートを取ったところ約7割の社員が、文書の検索性に効果があったとの回答でした。また何人かの社員に紙を削減したことで業務へ支障を来しているかと聞いたところ、特になくむしろ行って良かったという感想でした。

最後はオフィス内の保管スペースの削減です。本社では本運用を行ったことにより、紙文書を大幅に削減し、社内にあった書庫2つ分を撤廃することができました。

【Before】浜松町本社の書庫

【After】打ち合わせスペースに変わりました

撤廃後はミーティングスペース等に転用し、簡単な打ち合わせをすぐに行うことが出来るので、コミュニケーションの改善で効果を出しています。

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