目次
オフィス移転に関するアンケート項目例
オフィス移転に関するアンケートの主な項目は、以下の5点です。
・現状のオフィスに対する満足度
・業務スペースの広さ
・設備・備品の使いやすさ
・コミュニケーションの取りやすさ
・新オフィスに対する要望
回答方法はチェック式にしておくと、回答者の負担を軽減できます。設問ごとに具体的な改善点などが書ける自由記述欄を設けておくと、気づきや改善点を具体的に書いてもらえるでしょう。
現状のオフィスに対する満足度
社内アンケートを実施して現状のオフィスに満足している回答が大半であれば、オフィスの移転を考える必要はないかもしれません。不満の回答が多ければ、具体的に何が不満なのかを書いてもらいましょう。今すぐに改善すべき課題があれば、オフィス移転を待たずに対策を講じておく必要があります。
仮に半数以上の従業員が「満足」と回答している状況だったとしても、不満を抱いている従業員の意見の中により良いオフィス環境を作るヒントが隠されている場合もあります。「満足」との回答が多い場合も、さまざまな意見に目を向けましょう。
業務スペースの広さ
新しいオフィスを選ぶときにフロアの広さは必ずチェックすべき項目の1つです。現状の業務スペースで問題ないかを社内アンケートで確認しましょう。スペースが不十分だと感じている従業員が多ければ、フロア面積の拡張を含めて検討することが大切です。
業務スペースが狭いとフロアの移動や業務がしにくく、生産効率が下がるおそれがあります。職種や業務内容も考慮し、ゆとりのある業務スペースを確保しておくのが理想です。
設備・備品の使いやすさ
オフィスの設備や備品などの使いやすさについての設問も大事です。新しいオフィスで重視すべき設備や備品の条件を絞れる可能性があります。
現在のオフィスに設置されている収納スペースの数や場所が便利かどうかの設問も必要です。収納スペースの場所はオフィスの動線に関わるため、実際によく使う従業員の意見が参考になります。
机の広さや椅子の高さ、パーテーションの有無などの希望を聞いておき、新しいオフィスでのレイアウトに役立てましょう。集中できる仕事環境であれば、従業員の生産性が向上します。
コミュニケーションの取りやすさ
コミュニケーションの取りやすさはオフィスのレイアウトを検討する際の参考資料となります。コミュニケーションの取りやすいオフィスであるかどうかは、従業員の離職率に影響する可能性も否定できません。日ごろからさまざまな人とコミュニケーションを取れるオフィスなら、仕事に関する相談やカジュアルな雑談もしやすくなるはずです。
業務スペースのレイアウトだけでなく、休憩スペースの広さも重要なポイントの1つです。コロナ禍を経て、ランチを外食で済ませる人が減っていることも想定されます。お弁当を持参する人がいるようなら、休憩スペースを広く確保してほしいと感じている人が一定数いることもあり得るでしょう。
新オフィスに対する要望
新しいオフィスに対する要望を自由に書き込んでもらうことで、オフィス選定の参考になるとともに、現在のオフィスへの課題を把握できます。「ミーティングの声が漏れない部屋がほしい」という回答であれば、現在のオフィスは声が周りに漏れ聞こえてしまっているという課題がある可能性が高いでしょう。
業務上の利便性だけでなく、通勤のしやすさなども含めて質問項目を設け、オフィスの場所を選定する際に活用することをおすすめします。
社内アンケートを効果的に実施するためのポイント
社内アンケートを効果的に実施するためのポイントを4点紹介します。
・アンケートの実施目的を明確にする
・回答者の心理に配慮した質問項目にする
・回答しやすい環境で実施する
・移転前・移転後で結果を比較できる質問項目にする
社内アンケートはただ実施すれば効果が得られるものではありません。アンケートを活かしたオフィス移転をするためにも目的設定や設問の精査が大切です。詳しく見ていきましょう。
アンケートの実施目的を明確にする
アンケートを作成する際は把握したい事柄を絞り込み、目的に沿った質問項目を設定することが大切です。目的が明確であればあるほど、精度の高い設問を作れます。
オフィス移転のためのアンケートでも、人員増大のための移転と、働き方改革の一環のためでは求められるものが異なります。何のためのオフィス移転で、アンケートによって何を知りたいのかを明確にしておきましょう。
回答者の心理に配慮した質問項目にする
記名アンケートでは誰がどのような回答をしたかが特定されてしまうため、本音を引き出しにくいデメリットがあります。全員が該当しない質問や、回答者が特定される可能性のある質問は避けて、ざっくばらんに回答してもらえる質問を考えることが大事です。基本は無記名で、全社員が抵抗なく回答しやすい内容のアンケートが望ましいでしょう。
回答しやすい環境で実施する
従業員に回答してもらう社内アンケートは、Webツールを活用するなど、従業員が業務の合間を縫って回答しやすい実施方法を選びます。短時間で回答できるような設問数で、5分から10分程度の隙間時間に終えられるようなものにしておきましょう。
移転前・移転後で結果を比較できる質問項目にする
オフィス移転に関する社内アンケートは移転前と移転後に実施し、移転前の課題が移転後に改善されたかを確認します。移転前後で質問項目がばらばらでは比較対象とならないため、内容の統一が必要です。移転後のアンケートも移転前のアンケートとともに用意しておけば、内容の食い違いを防げます。
まとめ：社内アンケート結果をオフィス移転計画に活かしましょう
オフィス移転は企業の一大行事で、働く従業員にとって大きな環境の変化を伴います。一度移転してしまうと、数年は同じオフィスで働き続けることになるため、社内アンケートで従業員の意見を取り入れておくことが大切です。
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