『オフィス移転マニュアル』
計画策定の進め方～設計・デザインから移転当日まで全行程を網羅。自社の大規模移転や100社以上のサポート経験をもとに具体的な実施内容や進め方のポイントを解説！ぜひご覧ください。
オフィスを移転するにあたって、やるべきことは数多くあります。はじめてオフィス移転を担当することになった方は、何から着手すべきか迷ってしまうケースも多いのではないでしょうか。
今回は、オフィス移転に必要な期間と、時期別に進めておくべきことをわかりやすく解説します。移転計画を立てる際のスケジュールの目安としてもご活用いただけますので、ぜひ参考にしてください。
目次
オフィス移転に必要な期間
はじめに、オフィス移転に必要な期間と、移転作業の全体像を把握しましょう。いつまでに何を完了させればよいのか、大きな流れをつかんでおくことが大切です。
一般的な目安は約半年間
オフィス移転は事業所の規模にもよりますが、一般的には半年がかりの作業となります。移転完了までには約半年間かかることを前提に、余裕をもって準備に取りかかる必要があるでしょう。
オフィス移転のスケジュールは、移転予定日から逆算して作成していくことが大切です。いつまでに何をやっておく必要があるのか、漏れのないよう計画に落とし込む必要があります。
オフィス移転の全体像
オフィス移転の大きな流れは次の通りです。
《移転6カ月前までにやるべきこと》
□ 移転計画案の策定
□ 移転先の決定
□ 不用品の廃棄・発注が必要な物品の整理
□ 解約通知と原状回復費用の確認
《移転4〜5カ月前にやるべきこと》
□ 移転先でのレイアウト決め
□ 備品等の発注
□ 新オフィス内装工事・引っ越し業者の契約
《移転2〜3カ月前にやるべきこと》
□ 従業員への説明会を開催
□ 取引先への連絡・案内文手配
□ 住所表示の変更
《移転1カ月前〜当日までにやるべきこと》
□ 荷物の運び出し準備
□ 原状回復に向けた準備・清掃
□ 役所への届出
時期ごとにやるべきことの詳細について、次章以降で詳しく見ていきましょう。
オフィス移転6カ月前にやるべきこと
オフィス移転予定時期の6カ月前から、移転に向けた準備に着手する必要があります。移転作業をスムーズに進めるための下準備として、次に挙げる4点を済ませておきましょう。
移転計画案の策定
移転計画を立てるにあたって、オフィスを移転する目的を明確にしておくことが大切です。現状のオフィスが抱えている課題や問題点を洗い出し、何を解決するために移転するのかを言語化する必要があります。
移転スケジュールの目安を決めておくことも重要なポイントです。新オフィスでの業務開始時期を設定した上で、「6カ月前」「4〜5カ月前」「2〜3カ月前」「1カ月前〜当日」の4期に分けてスケジュールを立てるとよいでしょう。
移転先の決定
次に、移転の目的に合致する物件を探していきます。現状のオフィスが抱えている課題や問題点が解消されるかどうかを重視して移転先を決定しましょう。
なお、移転先のオフィスは現在の従業員数だけでなく、将来的な増員を考慮して選定することが大切です。今後の事業計画や採用計画なども参照しつつ、中長期的な視点に立って物件を決定することをおすすめします。
不用品の廃棄・発注が必要な物品の整理
移転に伴い、現在のオフィスで使用していた什器などを処分することも想定されます。捨てるもの・持っていくもの・新たに購入するものをリストアップし、廃棄・発注が必要な物品を整理しておきましょう。
新オフィスで使わないものを運んだり、まだ使えるものを捨ててしまったりすると、コストがかさむ原因になりかねません。廃棄や発注が必要かどうかの判断は、什器の現物を1点ずつ確認しながら慎重に進める必要があります。
解約通知と原状回復費用の確認
現オフィスの管理会社や建物のオーナーに解約通知を行いましょう。契約内容にもよりますが、一般的には退去の6カ月前には解約通知が必要なケースが多く見られます。解約通知の具体的な期限については、入居時に交わした契約書を必ず確認してください。
また、退去時には原状回復工事を実施する必要があります。原状回復が必要な範囲や指定業者の有無など、条件を事前に確認しておくことが大切です。契約内容によっては退去時に敷金が返金されることもあります。敷金から償却費がどの程度差し引かれるかなど、返金の条件や時期についても必ず確認しておきましょう。
オフィス移転4〜5カ月前にやるべきこと
オフィス移転4〜5カ月前には、備品等の発注や各種業者との契約を進めておく必要があります。次に挙げる3点を漏れなく完了させましょう。
移転先でのレイアウト決め
新オフィスの図面を参考に、デスクの配置やOA機器の設置場所などを決めていきます。執務スペースだけでなく、エントランスや来客の応対スペースなども併せて検討しておかなければなりません。図面だけではわからないことが出てくる可能性もあるため、物件を内覧する際に写真を撮影しておくことをおすすめします。
オフィスのレイアウトは見た目と機能性の両面から検討する必要があります。執務スペースは十分に確保されているか、動線が合理的かどうかなど、従業員の意見もヒアリングしながら決めていくとよいでしょう。
備品等の発注
新オフィスで使用する備品等のうち、新たに購入する必要があるものはこの時期に発注しておくことをおすすめします。備品によっては、注文から納品まで期間を要するケースも少なくありません。移転直後からすぐに使えるよう、余裕をもって発注を進めておくことが重要です。
なお、備品類はすべて新品である必要はありません。状態のよい中古品を新品よりも安い価格で購入できる場合もあります。購入時には中古品も併せて検討していくことで、トータルの費用を抑えられるでしょう。
新オフィス内装工事・引っ越し業者の契約
新オフィスの内装工事や現オフィスの原状回復工事、引っ越し業者を選定し、複数の業者に見積もりを依頼します。見積もりを比較する際には料金の安さだけでなく、アフターサービスの充実度や対応の丁寧さなども加味して依頼する業者を決定するのがポイントです。
新オフィスの内装工事に関しては、レイアウト図を元に配線なども含めて打ち合わせを行い、詳細な費用を詰めておく必要があります。施工が始まってから工事が必要な箇所が発覚し、想定よりも費用がかさむことのないよう注意が必要です。
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