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オフィス移転2〜3カ月前にやるべきこと
オフィス移転2〜3カ月前には、移転に向けて社内外への情報共有を進めておく必要があります。移転のお知らせを漏れなく進め、取引先や顧客に対して失礼のないよう十分に気を配りましょう。
従業員への説明会を開催
移転に向けたスケジュールや作業の役割分担、各自で準備を進めておくべき作業など、社内への周知を図ります。必要な情報を漏れなく伝えるには、従業員向けの説明会を開催するのが得策でしょう。
オフィス移転は従業員にとっても大きな出来事です。各自が荷物の整理や荷造りを計画的に進められるよう、スケジュールを明確に示すことが大切です。各部署に移転担当者を配置するなど、進捗状況を随時把握するための仕組みを整えておくことをおすすめします。
取引先への連絡・案内文手配
オフィス移転に伴い、取引先は請求書や契約書などの記載住所を変更しなくてはなりません。変更の処理に時間を要することも想定されることから、新住所は早めに伝えておくのがベターです。
移転に関する案内文や挨拶状についても手配を進めましょう。メールやFAXのみの連絡は、あくまでも直接やり取りしている担当者への簡易的な連絡手段です。正式なお知らせは封書やハガキで作成し、挨拶文を添えて通知するほうが適切でしょう。
住所表示の変更
現オフィスの住所が記載されているものは、基本的にすべて新住所に変更する必要があります。Webサイトや伝票類、封筒、名刺など、変更する必要があるものを洗い出し、リストアップしておきましょう。
新住所が記載された伝票や封筒、名刺は移転後すぐに使用できるよう、早めに確保しておくほうが無難です。Webサイトには移転日をお知らせとして掲載し、郵送物を新旧どちらの住所に送ればよいのかわかるようにしておく必要があります。
オフィス移転1カ月前〜当日までにやるべきこと
オフィス移転1カ月前になると、移転当日に向けた準備もいよいよ佳境に入ります。移転当日に荷物をスムーズに運び出せるよう、計画的に準備を進めていきましょう。
荷物の運び出し準備
新オフィスに持っていく物品を少しずつ荷造りしていきます。業務に支障のないよう、何をいつまでに梱包するかなど、事前に計画を立てておく必要があるでしょう。複数の部署が使用する会議室や休憩室については、どの部署が荷造りを担当するのか明確に決めておくことが大切です。
捨てる物品については、廃棄処理を順次進めていきましょう。粗大ゴミとして出すのか、業者に引き取ってもらうのかなど、処分方法を確認しておく必要があります。荷物を運び出す当日に未着手の物品が残っていることのないよう、漏れなく進めてください。
原状回復に向けた準備・清掃
原状回復工事は、現オフィスの物品がすべて運び出された状態で着工することになります。パーティションやカーペットの撤去、床や壁のクリーニングなど、自社で実施するべき作業は必ず済ませておきましょう。
現オフィスの状況によっては、はじめから設置されていた物品なのか、後から自社で設置した物品なのか判断に迷うことも想定されます。不明点は必ず管理会社やオーナーに確認を取り、曖昧な点を残したままにしないことが重要です。
役所への届出
オフィス移転に伴う役所などへの届出には、期限が定められているものがあります。必要な手続きをリスト化し、期限内に提出できるよう準備を進めておきましょう。
《移転時に提出する主な届出》
| 届出先 | 書類 | 届出期限 |
|---|---|---|
| 消防署 | 防火対象物使用開始届出書 防火対象物工事等計画届出書 | 移転日の7日前まで |
| 年金事務所 | 適用事業所所在地・名称変更（訂正）届 | 移転後5日以内 |
| 労働基準監督署 | 労働保険名称・所在地変更届 | 移転後10日以内 |
| 公共職業安定所 | 雇用保険事業主事業所各種変更届 | 移転後10日以内 |
| 法務局 | 本店（支店）登記申請書 | 本店：移転後2週間以内 支店：移転後3週間以内 |
| 税務署 | 異動届出書 給与支払事務所等の届出 | 移転後1カ月以内 |
| 都道府県税事務所 | 事業開始等申告書 | 移転後できるだけ早く |
まとめ：オフィス移転は計画的に進めましょう
オフィス移転にはさまざまな準備が必要です。移転に向けた準備は抜け漏れのないよう計画的に進めましょう。いつ・何をすべきか一覧で確認するには、オフィス移転チェックリストを活用するのがおすすめです。以下よりオフィス移転チェックリストをダウンロードできますので、ぜひご活用ください。
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