フリーアドレスが失敗する原因と予防・対策方法｜コニカミノルタのオフィスデザイン・移転ソリューション

フリーアドレスの導入前に解決すべきこと

フリーアドレスの導入で失敗する原因は、いくつか考えられます。例えば、収納に関することもそのひとつです。書類や備品などの管理は企業セキュリティに関わる重要事項ですが、フリーアドレス導入を成功させる重要なポイントでもあります。

社内への現状の課題・目的の周知徹底
フリーアドレスを導入するということは、単に座る席が自由になるということだけではありません。従業員がより働きやすくしたり、生産性を向上させたりなど、経営目線からも大きな意味合いを持っています。そのため、フリーアドレスを導入する目的や意味合い、背景などをしっかりと従業員に説明し、納得の上で制度を導入することが重要です。

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フリーアドレス導入後の失敗として、いつも同じ席に座る社員がいる、親しい社員同士が近くの席に集まってしまう、などがありがちです。

フリーアドレス導入の大きな目的のひとつは、多様な人材との交流やコミュニケーションの活性化などです。このことを意識しながらフリーアドレスの導入に取り組めば、オフィス環境の改善や生産性の向上なども含め、成功に向かうことでしょう。

フリーアドレス導入後の課題を整理すると、次のような項目が考えられます。

・社員が所在不明になることで混乱する
・資料等の収納場所がなく雑然とする
・座席が固定化する
・帰属意識が喪失する
・業務に集中できない

また、目的を意識することについて先ほど触れましたが、“フリーアドレス導入”が目的ではない、という点にも注意が必要です。導入前後での変化や効果を把握するとよいでしょう。

たとえば、オフィス運営委員会を発足し、社内アンケートを通して課題を把握、そして改善策の検討・実施を行うことで、スパイラルアップを図れます。

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フリーアドレスの次の段階としては、ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）という考えが浸透してきました。これは、働く場所や時間を、それぞれの仕事に合わせて選べる、柔軟で生産性の高いオフィスを実現する取り組みです。

例えば、外部からの刺激を遮断し作業に没頭できる席を設けたり、議論を活発にする場や創造的な仕事場、そして特殊な機能や環境が用意された場を設けたりします。そのため、担当する業務やその日の仕事内容によって、利用するスペースが決まっていきます。

詳しくはこちらのページをご覧ください。

コニカミノルタジャパンのオフィスでもABWを導入しております。オフィス見学ツアーも実施していますので、ABWを検討中の企業様はお気軽にお問い合わせください。

本記事では、フリーアドレス導入を失敗させないための予防策を中心に解説してきました。フリーアドレスの導入にはさまざまな事柄が関係しており、取り組むべきことは多岐にわたりますが、本記事内で紹介してきた課題を解決することで、大きく改善されるかもしれません。

フリーアドレス導入で失敗する原因は、大きく2つに分けられます。

ひとつは、ペーパーレスやペーパーストックレス、ICT活用などを含むDX推進が不十分であること。もうひとつは、フリーアドレス導入の目的を明確にし、それを経営層だけでなく全従業員に周知する取り組みが不十分であることです。

本記事をフリーアドレス導入の検討材料として、あるいは改善策の立案のヒントとして、お役立ていただければ幸いです。

見失いがちな“目的”から考える！フリーアドレス導入マニュアル

フリーアドレスの目的から導入手順のほか、“全員でのフリーアドレスは難しい” という場合の選択肢、導入後の課題と解決策までまるっとご紹介！オフィス改善のヒントに、ぜひご覧ください。

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