テレワークでどう変わった？オフィスのあり方と求められる役割｜コニカミノルタのオフィスデザイン・移転ソリューション

作業内容に合わせて働く場所を選べるオフィスの多様性

テレワークやWeb会議などが可能な時代であっても、人々は定期的にオフィスに出社します。出社目的の多くは、リアルなコミュニケーションであったり、チームメンバーが集まってのブレインストーミングの実施であったりと、ともに時間と空間を共有することにあります。

こういった集まりがないと、企業やチームへの帰属意識が薄らいでしまうかもしれません。社員や関係者らが集まる場として、オフィスは今後も必要になると考えられます。

オフィスに集う目的が明確となるなか、生産性や業務効率が高く、かつ創造力を刺激するようなオフィス環境が望まれるようになりました。業務に集中できる環境を整え、目的を持って出社する社員のモチベーションを上げることが、今後のオフィスのあり方と言えるでしょう。

次世代のオフィスには、次のような業務スペースが必要であると考えられます。

完全フリーのエリア
個人作業用のエリア
チーム作業用のエリア
ミーティング用のエリア

個人作業に集中できるブース、ホワイトボードなどを用意してディスカッションやミーティングをするエリア、メンバーと気軽にコミュニケーションを取れるオープンなフリーエリアなど、オフィスを多様化していく傾向が強まっています。

オフィスの役割はABWの中に集約される！？

社外も含めて働く場所と時間が自由になる一方、従業員は目的を持って出社することになるのは先に説明したとおりです。

ミーティングが目的であれば、その日時に出社しミーティングエリアにメンバーが集まります。集中ブースを利用するため出社し、フリーエリアでさまざまな部署のメンバーと意見を交わすこともあるでしょう。

近年、オフィス活性化の手段として人気を集めたのがフリーアドレスです。フリーアドレスという言葉は和製英語ですが、簡単にいうと従来の固定席を廃し、自由に席を選べる制度です。

オフィスワークに欠かせないパソコンに関しては、かつてはデスクトップ型でしたが、ノートパソコンやクラウドサービスなどを使用すれば、席が固定していなくても問題はありません。紙書類が減り電子データで扱えるなど、オフィス環境や仕事道具の進化のおかげでフリーアドレスの導入が可能になりました。さらに、紙書類の電子化による保管場所の省スペース化により、オフィススペースを快適な空間へと改善できるようになりました。

従来の固定席では部署ごとにデスクがまとまっており、業務用の資料や備品などを各自のデスクに収納していました。フリーアドレスでは、これらを各自のロッカーに保管することになります。フリーアドレスは、オフィスの利用目的よりも、オフィス空間やデスクレイアウトなどが様変わりすることの方が従来との大きな違いかもしれません。

一方ABWは、時間と場所を自由に選択しながら働く場所を選ぶワークスタイルで、起源は1990年ごろのオランダです。単に自由を目指すのではなく、チームの連携やイノベーションの推進を目的にしています。座席位置を自由に選べるだけでなく、多様な目的に合ったエリアを用意するのが特徴です。

上司を中心に各社員に席が割り当てられていた時代から、フリーアドレス制の導入で席によって上下関係や役職などを明確にする意識が薄れ、さらにABWによってオフィスレイアウトは次の段階に進み始めました。大企業を中心に、グローバル化やダイバーシティ経営などが浸透し、日本の企業文化が変化しつつあるのかもしれません。

最新のオフィスのあり方は、自由な発想、生産性の向上、自社の競争力強化といった一連の経営戦略と結び付いています。

テレワークやハイブリッド環境でオフィスに求められる機能や役割

テレワークが浸透したなかで、オフィスに求められる機能や役割を考える必要がありそうです。今回は4つのポイントにまとめました。

1.営業戦略や経営方針の共有と浸透

営業戦略について上司が部下をマネジメントしたり、経営層が方針と戦略について語ったりする際は、オンラインだけでは不十分で物足りない場合があります。経営層側も、オフィスにおいて対面でスピーチした方が、従業員の反応を確認しやすいはずです。また、オフィスで面談する機会を設けることで、従業員の意見に耳を傾ける姿勢を示せるとともに、理解度や意見をより正確に把握できるでしょう。

2.組織力を高める場

営業職が直行直帰する働き方をしている場合でも、どのようなビジョンを持って顧客と向き合っているのかマネージャーは確認する必要があります。お互いの意見を確認し会社のミッションを共有したいとき、オフィスに集まった方がより充実した会議になるのではないでしょうか。組織的に営業活動していくうえで、同僚とのコミュニケーションが必要であり、チームワークを発揮することで強い組織になるはずです。

3.他部署とのつながり

事業を推進し生産性を向上させるには、部署間の連携も大切です。例えば、人事・総務・経理・法務などのバックオフィス系は、営業や生産部門との関わりのなかで業務を遂行する部署です。

テレワークが進むと、特に他部署とのつながりが弱くなりがちですが、フレックスタイムやフリーアドレスなどの社内制度を改善しながら、連携とコミュニケーションを維持しなければなりません。

コミュニケーション不足になると、直接会って確認すればすぐに解消できることにも時間がかかることがあります。部署間のコミュニケーションが取りやすいオフィス空間にすることも、大切なポイントのひとつと言えるでしょう。

4.生産性を向上させる場

オフィスは、生産性を向上させる場にする必要があります。インフラ環境やICT機器などが進化した社会では、テレワーク環境では実現できない生産性の高いオフィス環境の提供が望まれるでしょう。今後のオフィスには、従業員のモチベーションを上げる魅力的な環境であることが求められます。

4つの項目のうち、特に1～3についてはコミュニケーションを促進できる環境を作り、全社一丸となってパフォーマンスを発揮できる場が理想と言えそうです。そして、4に関しては、テレワークでは社員が得られない労働環境を提供することに、オフィスの役割があると言えるでしょう。

まとめ：オフィスの見直しのポイント

フリーアドレスやABWについては、働く場所や時間が自由になる施策と考えてしまうかもしれません。しかし、本来の目的は、生産性の向上や自社の競争力強化、オフィスを自由な発想が生まれる場にするといったことにあります。あわせて、少子高齢化や生産年齢人口の減少などといった社会問題への対応も必要です。

これらの点を踏まえて、オフィス環境に改善点がないか見直してみてはいかがでしょうか。

コニカミノルタジャパンでは、オフィス移転やリニューアルをはじめ、働き方・オフィスの改善に取り組んでいます。東京浜松町オフィスでは、社員がオフィスに求める役割や機能について意見を収集、分析し、創造性や業務効率、エンゲージメントなどそれぞれの効果を高めるため、7つの「High」*1をテーマにオフィスをABW化しました。見学ツアーも実施しておりますので、ABW導入をご検討の企業様はお気軽にご相談ください。

*1：7つの「High」：“High Collaboration”、“High Creativity”、“High Focus”、“High Secure”、“High Function”、“High Innovation”、“High Community”