ハイブリッドワークに適したオフィス環境

ハイブリッドワークに適したオフィス環境とはどういったレイアウトなのでしょうか。

フリーアドレス制の導入

ハイブリッドワークでは、出社する従業員とリモートワークをする従業員が日によって異なります。そのため必ずしも全員分の席を用意する必要はなく、昔ながらの島型レイアウトのような固定席ではスペースが無駄になってしまいます。フリーアドレス制を導入すれば、スペースの有効活用になるでしょう。

コミュニケーションスペースの設置

リモートワークの従業員が増えることで、コミュニケーションが取りづらくなるという課題が生まれがちです。オフィスに出社したときには気軽にコミュニケーションがとれるよう、社員が集まりやすいスペースを設けましょう。フリーアドレス制を導入して余ったスペースには、マグネットスペースやリフレッシュスペース、カフェテリアなどを設置すると、オフィスが有効活用できます。

「オフィスならでは」の生産性を上げる工夫をする

リモートワークが一般化しつつある昨今、オフィスへの出社は集中したいときやチームメンバーとの打ち合わせ、来客対応など、なんらかの動機付けが求められるようになっています。

ホワイトボードや大型モニターなど、対面での議論を弾ませる仕掛けはオフィスならではのものです。また、自宅での作業に比べて、オフィスでの作業のほうが集中しやすいという声もあります。作業に集中するためのブースを取り入れるなど、生産性向上に役立つオフィスならではの工夫を考えてみましょう。

ハイブリッドワーク導入の流れ

ハイブリッドワーク導入の流れを3ステップで紹介します。

STEP１　環境の整備

オフィス環境の整備や各種ツールの導入など、ハイブリッドワークに合わせた環境の整備を行います。フリーアドレス制の導入、オフィスレイアウトの見直しなどもここに含みます。

STEP２　 セキュリティー対策を行う

リモートワークの従業員が増えると、外部から社内のサーバーにアクセスする機会が増え、セキュリティー対策が問題になります。2段階認証の導入など、不正アクセスやコンピューターウイルスに対する対策を行います。

STEP３　 運用ルールの策定

ハイブリッドワークの運用方法は、企業によってさまざま。自社に合った運用ルールを定めることが重要となります。

オフィス環境を整備し、ハイブリッドワーク導入を成功させよう

ハイブリッドワークには、生産性や従業員満足度の向上、優秀な人材の確保、オフィススペースの有効活用などのメリットがあります。一方で、コミュニケーションや勤怠管理の難しさ、帰属意識の低下などのデメリットも考えられるでしょう。ハイブリッドワークを成功させるためには、方針やルールづくりをしっかり行うとともに、オフィス環境やICT環境の整備が必要です。コニカミノルタジャパンでもハイブリッドワークを実践しています。そこから得たノウハウを基に、お客様の働き方の改善をサポートしておりますので、ぜひご相談ください。

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