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フリーアドレスなのに席が固定化するのはなぜ？
では、フリーアドレスを導入しているのに業務によって効率的な席を自由に選択するのではなく、いつも同じ人が同じ席に座るというように、固定席化する傾向があるのはなぜでしょう。上で紹介したフリーアドレスが普及しない理由を視点に、固定席化してしまう要因を分析してみましょう。
急激なオフィス環境の変化に対応できない
従来、オフィスでの席といえば、部署ごとの固定席が一般的でした。長らくこのスタイルがあたりまえであったため、部署の仕切りもなく固定席もないフリーアドレスが急に導入されても、すぐには対応できないケースは少なくありません。
同じ部署のメンバー同士でほぼ毎日同じ席に座っている状態になると、従来のスタイルと変わらず、フリーアドレスの意味をなさなくなります。
ペーパーレス化が進んでいない状態で導入している
フリーアドレスは、従来の固定席のように自分のデスクに書類を収納するスペースはありません。そのため、ペーパーレス化が進んでいないと常に書類を持ち歩かなくてはならず、手間がかかるうえ、紛失リスクも発生します。
紛失リスクを抑え持ち運ぶ手間を軽減するには、頻繁に席を移動するよりも席を固定化したほうが便利なため、同じ席に書類を置き、動かなくなってしまうのです。
インフラ環境が整っていない
オフィスのどこにいても作業ができるインフラ環境が整っていないのも、席が固定化してしまう要因といえます。パソコンがノートブック型ではなくデスクトップ型であったり、社員一人ひとりに携帯電話が支給されておらず固定電話が中心であったりすれば、フリーアドレスは難しいでしょう。また、Wi-Fi環境が整備されていないのも席の固定化を招く要因です。
他部署の社員とコミュニケーションをとるのが難しい
フリーアドレスのメリットのひとつは、他部署の社員と隣り同士になることで、会話が生まれコミュニケーション活性化が実現する点です。しかし、それまでまったく会話したことのない社員が隣りに座っていても、急にコミュニケーションがとれるとは限りません。
社員の性格にもよりますが、気軽にコミュニケーションをとるにはある程度の期間が必要です。頻繁に席が入れ替わるフリーアドレスでコミュニケーション活性化を実現させるには、雑談ができる環境づくりが欠かせません。それがなければ慣れたもの同士が近くに座り、席の固定化は避けられないでしょう。
フリーアドレスの理解不足
フリーアドレスの目的や効果の理解不足のままの導入も、固定化する１つの要因です。“マネジメント上、部下をそばに置きたい”というマネジメントの意識があったり、フリーアドレスの効果的な活用に向けた運用ルールを設けず、目的が曖昧なまま導入してしまったりすることが、フリーアドレスが浸透しない原因の一つといえるでしょう。
席を固定化させず、本来のフリーアドレスのメリットを生かすポイント
席の固定化を防ぎ、フリーアドレスを定着させるためには、「ペーパーレス化による業務のスリム化」「オフィスレイアウトの工夫によるコミュニケーション活性化」「インフラの整備、タスクに応じた環境づくり」が欠かせません。それぞれのポイントについて解説します。
ペーパーレス化による業務のスリム化
総務部のように常にオフィスで業務を行う管理部署は、フリーアドレスを導入しても席の固定化が起こりやすくなります。その最大の理由は、扱う書類の多さです。備品管理台帳、株主総会にかかる書類、社内報、防犯防災マニュアル、保険関連の書類など種類も多岐にわたり、管理の手間は相当なものとなるでしょう。
しかも、担当業務によって使用する書類が異なるので、書類の保管場所に近く、使いやすい席に座ってしまいがちです。
そこで、フリーアドレスを導入する前に、まずはペーパーレス化を進めます。業務のスリム化を実行し、紙の書類から解放されれば、働き方の自由度も上がり、業務効率化も期待できます。その結果、フリーアドレスへスムーズに移行できるでしょう。
ペーパーレス化については、以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
オフィスレイアウトの工夫によるコミュニケーション活性化
フリーアドレスを導入すれば、社員全員分の座席を用意する必要がなくなります。また、ペーパーレス化を進めて業務効率化を図り、紙の書類を保管する書庫が不要になれば、オフィスレイアウトの自由度も上がります。そこでおすすめなのが、空いたスペースを活用したコミュニケーションスペースの設置です。
たとえば、コピー機の近くにスタンディングミーティングができるテーブルを設置する、書庫や棚があったスペースにオフィスカフェを設置するなどが考えられます。自然と人が集まってくる「マグネットスペース」の活用により、コミュニケーションの活性化が期待できます。
業務中にコミュニケーションをとるのは難しくても、コミュニケーションスペースで、部署にかかわらず社員が気軽に雑談できるようになるでしょう。コミュニケーションが活性化すれば、同じ部署の社員で固まって座ることもなくなり、フリーアドレスの定着も見えてきます。
ほかにも、思い立ったときに予約不要で使えるミーティングスペースを設置したり、デスクをジグザグに設置し、回遊性を高めたりするのも効果的です。
コミュニケーション活性化については、以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
インフラの整備、タスクに応じた環境づくり
社員一人ひとりへのノートパソコンや携帯電話の支給も欠かせません。また状況に応じ、Wi-Fi環境の整備、有線LANの増加も必須です。
また、タスクに応じた環境づくりや、レイアウトの工夫も必要でしょう。オフィス全体を同じレイアウトにするのではなく、集中して作業を行うための閉鎖的なエリアを設置する。サウンドマスキングや自然音（小鳥のさえずり等）など会話が促進されるスペースを設置するなどメリハリをつけるのもよいでしょう。
