フリーアドレスの目的から導入手順のほか、“全員でのフリーアドレスは難しい” という場合の選択肢、導入後の課題と解決策までまるっとご紹介！オフィス改善のヒントに、ぜひご覧ください。
フリーアドレスとは、社員がそれぞれ自由に席を決められるというワークスタイルのひとつです。従来、社員ごとに決められていた固定席ではなく、業務の状況に合わせて席が選べる社内環境をつくることで、さまざまなメリットが得られるとして注目を集めています。しかし、安易に導入してしまうとかえってデメリットが目立つ可能性も。今回は、フリーアドレス制の利点と実施にあたって注意しておきたいポイントについてお伝えします。
目次
フリーアドレスとは？
フリーアドレスとは、各社員が毎日空いている場所に自由に座る、固定席のないワークスタイルを指します。「所在（アドレス）が自由」という意味で使われているものの、実はこれは国内で作られた和製英語。欧米では同様のスタイルを”non-territorial office ”と呼んでいるようです。
従来のオフィスでは、部署ごとに各社員の席が割り当てられていましたが、フリーアドレスでは個人のデスクがなくなります。代わりにオフィスには社員の誰もが利用できるデスクと椅子が用意され、業務で使用する個々の資料や備品は、ロッカーに保管しながら対応する仕組みです。近年ではノートパソコンを使う職場も多いことから、端末が接続できるディスプレイとキーボード、マウスがすでに設置されているケースもあります。
固定のデスクを取り払う、というスタイルはいかにも新しい働き方という印象を受けますが、実はこの発想が生まれたのは1980年代後半のこと。しかし、当時は技術的な制約が大きく、あまり普及しませんでした。というのも、業務に使用する機器そのものが大きかったため自由に動かせるような状況ではなく、また、ビジネスコミュニケーションの主役となるのが固定電話だったからです。その点、現在は多くのビジネスパーソンが携帯電話やスマートフォンを使用しており、メールによるコミュニケーションが主流となりました。ノートPCとインターネット接続環境があれば場所を問わずに働ける、という技術の進化によって、フリーアドレスの導入が安易になったというわけです。
フリーアドレスのメリット・デメリット
では、実際にフリーアドレスを導入するメリットとして、どのような点が注目されているのでしょうか？
もっともよく挙げられる導入の効果が、「コミュニケーションの活性化」です。固定席がなくなることで、近くに座る社員仲間も日々変化し、同じ会社で働いていてもなかなか話す機会のなかった同僚や上司と話す機会が増えることになります。従来の島型レイアウトは、縦割り組織として活用しやすかったものの、コミュニケーションの上では閉鎖的になりがちでした。しかし、フリーアドレスにすることで、部署間の交流が促進できイノベーションを生み出しやすくなります。また、実務面においても、その日の業務内容に応じて関係者が集まりやすい環境があれば、業務スピードが向上したり、部署を横断したプロジェクトを発足しやすくなったりするでしょう。そのほか、省スペースにつながることやペーパーレス化でコストを削減できることも大きなメリットです。
その一方で、フリーアドレスにはデメリットもあります。たとえば、オープンな職場になることで逆に集中しづらいと感じる社員もおり、その結果、生産性の低下が起こる可能性があるということです。また、全体のマネジメントが難しくなることもデメリットといえるでしょう。日によって、または時間によって社員が座っている席が変われば、関係者を探すだけでも時間がかかります。そのため、従来のような部署内での報告や指示に手間がかかると同時に、部署としての一体感が希薄になってしまうことがあるでしょう。加えて、インフラ環境によっては、フリーアドレス導入にあたり、新しいネットワークの整備や机やロッカー、ディスプレイなどの設備に予想外のコストがかかることもあります。
フリーアドレスを失敗させないための注意点と事例
フリーアドレス制によって発生するデメリットのうち、特に業務に関する課題は、導入前から慎重に検討しなくてはなりません。フリーアドレス変更時に業務プロセスをあらかじめ決めておく、ICTツールの活用によってマネジメントを強化する、といった工夫や全社一律で適用するのではなく、部署ごとにフリーアドレスの可否を検討するような柔軟さも必要でしょう。より具体的に見ていきましょう。
席を変えるルールを検討しておく
フリーアドレス導入後の企業でありがちなのが、「結果的に固定席になってしまった」というもの。「面倒だから」「業務の都合上」など理由はさまざまですが、せっかく導入しても社員が実施していなければむしろデメリットの方が大きくなってしまいます。対策として、あらかじめマネジャークラスから積極的に席を変わってもらうような席替えのルールをつくっておくことも考えられるでしょう。
また、フリーアドレスをサポートしてくれるアプリも提供されています。NCJネットコミュニケーションズが提供するアプリ「らくーざ」は毎日座る場所をアプリがランダムに選んでくれるというもの。アプリによって管理されているので、部署のメンバーがどこにいるのか把握でき、さらに「相棒設定」という機能によって連携が必要なメンバーとは常に隣り合わせを指定することも可能です。
集中するスペースを確保
デメリットの例として上述したように、オフィスすべてをオープンにした結果の弊害も起こりえます。そのため、集中できる作業環境として「妨げられずに実施したい業務」に対応できるスペースが求められます。フリーアドレスによるオープンなオフィスを成功させるコツは、クローズドなスペースをいかに確保しておくか、という点にあるかもしれません。
オフィス用品の販売等を行っている三菱重工グループのダイヤモンドオフィスサービス株式会社（旧株式会社リョーイン）では、ワークスペースを「Active」「Think」「Release」「Control」の4つに分割。「Active」には丸型のオープンテーブルを設置しフリーアドレス化する一方、「Think」では半個室の集中スペースを設置しています。さらに、この集中スペースには2つのデザインを採用。ユニークなボックス型のスペースはリラックスしながらの個人作業に、図書館風のデスクでは集中して執務するスペースにと、業務を細かく想定した配慮がなされています。この他にも「Control」としてフリーアドレスの中央に管理系業務を行う部署用の長方形のデスクを配置。
先に挙げた、部署単位で業務の性質を見極めたワークスペース設置が行われています。海外でのユニークな事例としては、アメリカの建築デザインを手掛けるグローバル企業、NBBJについてBBCが以下のように報じています。
同社の一部では小さなチームが共存するオフィスにおいてセンサーを約30メートル単位で設置し、騒音・温度・人口を測定。社員はアプリにアクセスしオフィス内での状況を知り、自ら静かな環境を選べるというわけです。
社内の紙文書を削減しておく(ペーパーレス化)
フリーアドレスでは、自席がないため基本的には自分のパソコンや文書、小物類などはロッカーに置いておき、必要な時に席に持ってきて使うような形が一般的です。しかしながら紙文書が多いとロッカーに入り切らないといった場合もあるでしょう。さらに、紙のそばで働くことが必要になるとせっかくフリーアドレス化しても好きな席で働くことが難しくなってしまいます。フリーアドレス導入の際には、紙文書の在り方の見直しや紙文書の削減を検討するとよいでしょう。
成功・失敗事例から学んで事前にしっかり計画を
欧米の企業では、外出の多い職種でフリーアドレスがよく活用されています。正しく実施すれば日本の企業でも多くのメリットがあるものの、場合によっては逆効果になる可能性も。実施時の注意点を理解し、細かいルールと適した環境を設定したうえで、実践につなげましょう。
コニカミノルタジャパンでは、浜松町本社にてフリーアドレスのオフィスデザインを採用しています。毎日開催している無料のオフィスツアーでは、執務室の見学から運用ルール、導入時の工夫などのノウハウもご紹介させていただけます。自社のフリーアドレス化でお悩みの方はぜひお申込みください。
フリーアドレスの目的から導入手順のほか、“全員でのフリーアドレスは難しい” という場合の選択肢、導入後の課題と解決策までまるっとご紹介！オフィス改善のヒントに、ぜひご覧ください。
