目次
メール／FAXで送る場合の例文とポイント
メールやFAXで事務所移転の案内を送る場合の例文を3パターン紹介します。お知らせを送付する際のポイントとあわせて見ていきましょう。
例文1：幅広く活用できるメール文例
さまざまな用途や送付先に活用できるメール文例です。メールやFAXでお知らせを送付する場合には、一般的なビジネスメールの書き方と同様で問題ありません。メールのフッターに会社名や氏名などを署名として記載しているケースが多く見られますが、新オフィスの住所と混同されることのないよう、わかりやすく明確に記載することが大切です。
| 件名：事務所移転のお知らせ 株式会社◯◯◯ ◯◯部 ◯◯様 いつも大変お世話になっております。 株式会社△△の◯◯でございます。 この度弊社は、20◯◯年◯月◯日をもちまして事務所を移転することとなりました。 つきましては、以下の通り新住所をご案内いたします。 移転に伴い、20◯◯年◯月◯日（◯曜日）は休業とさせていただき、20◯◯年◯月◯日（◯曜日）から通常通りの営業となります。 なお、電話番号・FAX番号ならびに各担当者のメールアドレスに変更はございません。 ご理解のほど、何卒よろしくお願いいたします。 新オフィスは◯◯駅から徒歩◯分でアクセスも良好ですので、お近くにお越しの際はぜひお立ち寄りください。 今後も、さらなる事業拡大のため全社一丸となって取り組んでまいりますので、ご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。 メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご挨拶とさせていただきます。 【新住所】 〒×××–×××× 東京都江東区△△1-1-1 URL：（GoogleMapのURLを貼り付け） 【電話番号】 03-××××-×××× 【FAX番号】 03-××××-×××× 【業務開始日】 20◯◯年◯月◯日（◯曜日） ※移転に伴い、20◯◯年◯月◯日（◯曜日）は休業とさせていただきます。 |
例文2：各担当者の連絡先について伝えるメール文例
各部門の電話番号など、連絡先が変更になることを知らせるメール文例です。主に実務担当者が取引先や顧客に送付する際に用います。電話番号／FAX番号のみ変更となり、メールアドレスは従来と変わらないといったケースも想定されることから、変更の有無を明確に記載することが大切です。
| 件名：事務所移転のお知らせ ◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯様 いつも大変お世話になっております。 株式会社△△の◯◯でございます。 この度、弊社の事務所が下記の通り移転することになりましたのでお知らせいたします。 あわせて電話番号も変更になりますので、大変お手数ではございますがご確認のほどお願いいたします。 なお、各担当者のメールアドレスの変更はございません。 移転日は◯月◯日を予定しており、新事務所では◯月◯◯日より平常通り業務を行う予定です。 ◯駅より徒歩◯分のところにございますので、お近くにお越しの際にはお気軽にお立ち寄りください。 メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご挨拶とさせていただきます。 記 【新住所】 〒×××–×××× 東京都江東区△△1-1-1 URL：（GoogleMapのURLを貼り付け） 【新電話・FAX番号】 03-××××-××××（TEL） 03-××××-××××（FAX） 【新事業所案内図】 （URL） |
例文3：あらたまったメール文例
取引先の代表者やお客様宛てに送付する案内の場合は、よりあらたまった文面にするのが望ましいでしょう。
| 件名：オフィス移転のご挨拶／株式会社◯◯◯◯（送り主の企業名） ◯◯株式会社 代表取締役 ◯◯◯◯様 平素は格別のお引き立てご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。 この度弊社は、令和◯年◯月◯日より、下記に移転する運びとなりました。 これを機に、従業員一同さらなる努力を重ねてまいりますので、今後とも一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます。 メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご挨拶とさせていただきます。 今後とも、ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 記 【新住所】 〒×××–×××× 東京都江東区△△1-1-1 【新電話・FAX番号】 03-××××-××××（TEL） 03-××××-××××（FAX） 【新事業所案内図】 URL：（GoogleMapのURLを貼り付け） |
メール/FAXで移転のお知らせを送る際のポイント
メールやFAXによる移転案内は、あくまでも略式の連絡方法です。取り急ぎメール/FAXにて移転の事実を伝えたのち、後日正式に書面で案内するのが望ましいでしょう。
後述するとおり、書面は会社として正式な案内状となることから、担当者ごとの連絡先などは記載しないのが一般的です。よって、実務上必要な情報共有に関してはメール／FAXが中心となります。事前に伝えておくべき情報に抜けや漏れが生じないよう、文面を複数名で確認してから送付することが大切です。
書面で送る場合の例文とポイント
書面でお知らせを出す際には、時候の挨拶を含めた丁寧な文面の作成を心がけましょう。
例文
| 事務所移転のお知らせ 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて この度 弊社は事業の拡大に伴い本社を移転することとなりました これも ひとえに貴社の日頃のご支援のおかげと感謝申し上げます 今後も社員一同 さらなる事業の拡大を目指し精励してまいる所存ですので さらなるご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます 敬具 令和◯年◯月 記 新 住 所 〒×××–×××× 東京都江東区△△1-1-1 新電話番号 03-××××–×××× 新FAX番号 03-××××–×××× 業務開始日 令和◯年◯月◯日（◯曜日） 休 業 日 令和◯年◯月◯日（◯曜日） 株式会社◯◯◯ 代表取締役 ◯◯◯ |
書面で移転のお知らせを送る際のポイント
書面で送付するご案内は、会社としての正式な挨拶状です。一般的に、挨拶状では句読点や段落を用いないことが多い点に注意してください。
会社として送付する挨拶状のため、差出人は会社の代表者となります。事務所移転の1カ月前から、遅くとも2週間程度前までには届くように手配するのがポイントです。印刷や郵送手配の時間も考慮して、計画的に準備を進めましょう。
事務所移転のお知らせを送る際の注意点
事務所移転のお知らせを送る際の注意点を紹介します。送付前に必ず確認しておきたい4つのチェックポイントを押さえておきましょう。
情報に誤りがないか
事務所移転のお知らせは移転先の情報を通知するための案内のため、新オフィスに関する情報に誤りや漏れがあるようでは本末転倒といわざるを得ません。次の項目に誤りがないか、漏れなく記載されているかを確認しましょう。
- 移転先の住所
- 電話番号
- 新オフィスへの移転日や営業開始日
移転先情報以外にも、確認を忘れがちなのが送付先の情報です。顧客や取引先の名称、人名、肩書などの情報に誤りがあると、お知らせを受け取った相手に対して失礼にあたるため十分注意しましょう。
移転のお知らせを出すタイミングは適切か
事務所移転のお知らせを出すタイミングとしては、1カ月前が理想的です。早いに越したことはないと考える方もいるかもしれませんが、半年前や数カ月前に送ってしまうと、移転の事実を忘れてしまう可能性もあります。
ただし、顧客や取引先によっては1カ月前では実務に影響を及ぼす可能性もあるため、実務担当者レベルにおいては適切なタイミングを判断して送るようにしましょう。
メールの場合はテキスト形式で作成する
事務所移転のお知らせをメールで送る場合は、HTML形式ではなくテキスト形式で本文を作成しましょう。送付先によってはHTML形式のメールが受信できない設定になっていたり、相手方が使用しているメールソフトによっては正しく表示されなかったりすることが懸念されるからです。
メールは略式の連絡方法とはいえ、送付先の相手にとって読みにくかったり、送るべき相手にお知らせが届かなかったりするような事態は避けたいものです。正しい内容のメールが確実に届くよう、テキスト形式で作成することをおすすめします。
BCCによる一斉送信はしない
メールで移転案内を送付する際には、一件ずつ送るのが基本です。BCCによる一斉送信では相手方の企業名や担当者名を記載できないため、数ある送付先の1つとしてメールが届いていることが伝わってしまいます。移転案内は日頃お世話になっている取引先や顧客への感謝の気持ちを伝える意味合いも込められていることから、企業名や担当者名をきちんと記載して送るのがマナーです。
また、誤ってCCに複数社のメールアドレスを入力した状態で送信してしまうと、送付先の各社に他社のメールアドレスが開示されてしまいます。メールアドレス漏えいの典型的なパターンの1つであることから、誤ってCCで送るリスクを回避するためにも一斉送信は避けたほうが無難です。
顧客や取引先との良好な関係を維持するためにも移転のお知らせは重要
移転のお知らせは単なる事務的な連絡ととらえず、日頃お世話になっている顧客や取引先への感謝を伝える気持ちを意識することが重要です。これまでと同様に良好な関係を維持していくためにも、移転のお知らせの文面や出すタイミングなどにも配慮しながら準備を進めましょう。コニカミノルタジャパンでは、年間200以上のオフィス移転・リニューアルをご支援しております。移転・リニューアルに関するご不明点やお悩みをお持ちの方は、コニカミノルタジャパンへお気軽にご相談ください。
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